基于大數據時代高校固定資產管理的思考

□程志強 徐潔琳

眾所周知，高等院校的資產有著數額大、種類多、數目大、固有問題難以解決、使用人群范圍廣的特征，故剖析高等院校固定資產管理的原則，特別是其內部的控制就是當前最需要重視的部分。大數據技術逐漸被普及，越來越多的單位開始使用數字信息化的模式來管理使用數據，這樣可以更好地分析和運用復雜的數據。同時，資產的內部管理及其數據管理、使用和解析存在著統一性。因此對高等院校的固定資產控制需要從思維角度、組織角度和對教學生活的影響入手，從而保證其能更好地為高校師生服務。

一、固定資產內部控制的重要性和相關問題

大數據前提下的數據信息有著如下的特征：數量龐大、信息速度極快、信息具有關聯性。對大量數據的分析和使用都進入了信息化的環節，在不同的領域，例如：學校、經濟市場、政府辦公等，都開始使用大數據技術進行數據的收集整理、分類存儲、分析傳送等。對于資產管理的部分，相關應用勤勤懇懇地錄入歷史數據，這些數據可以被其他的平臺或者機構所使用。當然，這些數據也被寄予厚望，希望其能有新的處理進展，如：信息安全和共享的問題、數據監督和服務的問題、數據的內部管理等。再將視角投入高等院校之內，這部分數據更被希望可以由封閉的環境變成安全共享的存在，這對學校行政管理部門提供服務師生的工作有了很大的幫助，同時對固有資產的數據和其他數據都能夠更好地監測和管理。

目前財政部明確規定了高等院校等行政單位對于固定資產的內部管理辦法，這一規定對完善高校的行政內部管理工作及防止腐敗現象的發生均有著積極的意義。高校自有的固定資產內部控制的綱領文件應對資產管理的原則、可能出現的風險預估和防治辦法有明確的說明，特別是實物形式的資產，需要詳細記錄。同時，對資產管理人員和有關部門要職責細化，加強每一個步驟的配置與管理。

現在大部分高等院校的內部控制制度都比較完善，然而，仍有部分地方會出現紕漏，且已經制定好的規則也要隨著時間和新政策而不斷改進。再如資產管理工作中，不同部門若不能有效地銜接工作，就會出現責任不清導致的無人負責的后果。若是信息管理的方法比較落后難以適應新技術，則會出現信息處理效率低下、查詢流程繁瑣的問題，不僅如此，這方面技術的缺陷還無法保證高校的信息安全。

二、大數據時代加大內部控制的主體想法

(一)改進固定資產管理制度。固定資產管理的制度規定是管理該問題的首要前提，根據學校的具體情況制定規章制度，這些規章制度站在比較高的層面對固有資產管理工作進行了指導，從而避免高校在進行相關工作的處理上出現原則性的問題，違反了國家的有關規定。若是因此觸碰了法律底線，就會導致高校受到法律的懲罰、不僅需要經濟賠償，更重要的是學校的信譽無法挽回。因此高校應設立固有資產管理的相關規定：對校園的固有資產、經營性資產、教學設備、實驗儀器、行政辦公室、經營性房地產、房屋租賃、物資采購等，從而避免錯誤的審批或者交叉審批。杜絕舞弊、嚴重性錯誤、詐騙等惡性事件。

(二)完善高校資產管理工作流程。對于高等院校資產管理工作流程中的各個環節都要有所把握。學院、教師、學生等資產使用人員，需根據相關要求遵守固定資產管理規則，嚴格執行資產管理的辦法，保證管理責任精確到人，使書面記載信息和實際物件數目相合。對于資源的配置，不同學院要依據學生的人數和課程的需求來安排資產配置，保證不浪費。采購固定資產時要購買有合格證書的正品，如果購買了假冒偽劣的產品，不僅會出現資源浪費，還會影響正常的教學。學校的固有財產在使用后需進行及時的歸位，出現問題的設備及儀器需及時保修或者報廢處理，避免有固定資產的浪費。這就需要在對報廢資產的處理過程中有足夠的理由，再根據學校有關資產管理部門或者其他辦公室會議研究探討后，給出固有資產處置報告提交于相關管理部分，例如：教學設備、實驗儀器就交予實驗室管理處、后勤資產交予后勤部門、辦公設備資產交予資產管理部門等。若是固有資產再處置的過程之中出現了舞弊、遺漏等現象，就會導致學校財產的損失。故定期檢查資產的賬目信息是很重要的。

(三)建設固定資產管理數據化、網絡化管理體系。校園的固有資產信息化管理之后，所有的教師和學生都可以通過學校的相關網站查詢到可用的資源，隨時可查，任何地點都可以查，這不僅可以減輕資產管理部門的工作強度，還使得信息更加透明、共享。同時，因為這些數據在不斷地使用和更新中，這就意味著學校的資產時刻都處在一個動態變化的過程之中，這極大程度上提高了資產信息的準確性、可用性及廣泛性，最終達到物物都有人管理，每個人都在管理資產的目的。

(四)確保高校資產管理監督工作。利用大數據技術學校師生能夠在相關的網站查詢教學設備、實驗儀器和申請其他固有資產等。如果學校的固有資產出現了變化，這些變化的信息也會被清晰地反應在有關網站之上，不同學院或者管理崗位的工作人員都要對資產變動的信息進行詳細的登記。同時，每月、每季度、每年都要進行固有資產的清算和排查，資產管理部門的領導需帶頭組織盤點工作并與財務處、監察處、審計部門做好工作的銜接。同時對于資產的管理和盤查不能僅依靠定時的清查，還要有日常的監管，預防問題和及時處理資產管理中出現的問題。

三、大數據時代加大內部控制的有效辦法

(一)確立高校資產管理流程。在資產管理的過程中，如果有固定財產購入，就要及時入賬更新信息，若是部分物件出現了損壞，需及時保修或者報廢，這些工作都是由規律可循，因此進行資產管理工作時需要注意尋找這些規律。針對不同的資產管理部門要進行明確的分工，界定精確的范圍和制定高效明確的審核流程，配置適宜的工作人員。對于固定資產的采購或獲得、質檢、應用、維修、處理等每個步驟都需嚴格的規定，記錄各環節的信息數據，從而保障固有資產的信息完善。

(二)剖析資產管理固有問題。針對固定資產工作管理中的固有問題，譬如：部分員工工作玩忽職守或者離職后沒有交接好、單位的收購兼并等導致的賬目與實際不符的情況要進行清理，否則這些歷史上保留下來的固有問題就會一直沒有辦法徹底解決，對于這類問題需要徹底排查，避免二次返工。

(三)保證資產管理數據的內部管理。在資產管理工作中，對于關鍵信息的管理和檢查是很重要的，一是要保證資產信息審核的權限需要嚴格控制，防止出現徇私舞弊。二是校園相關網站服務器的安全密匙需嚴格保密妥善保管，高校固有財產信息的安全性需要引起足夠的重視。對于管理人員權限的變動也要詳細記錄，這樣既方便管理，又能在出現了問題之后準確追責。高等院校的資產信息也需要及時的備份，周期性的備份，防止信息的丟失和泄露。三是可能由于用戶的錯誤操作導致嚴重的后果，故信息的查詢和日常信息的管理需要使用到不同的兩個服務器，盡量避免外部無關人員對學校內部數據庫的訪問。

(四)注意關鍵職責分離。保證關鍵職責的分離是管理崗位所必須遵守的原則。在高等院校的固定資產管理工作中，最起碼要保證以下工作內容的職責分離：對于固定資產處置的審批權限和對固定資產處置的執行權限互相分離；對于固定資產的獲取、處理工作的執行和其入賬信息工作的分離。高校固定資產的處理，包括出租、外借所得及其有關的各項費用均需按等級會計信息，留存完整的信息數據，若是牽連到大量的固有資產的處理或者大額金錢的處理，需報備管理部門，使批準和評估的工作由審計處、組織部、財務處、紀委檢查部門等聯手完成相關資產處理的工作。

(五)做好信息共享工作。做好了高校內部資產控制工作的前提之下，還要符合相關的保密協議及有關法律，一定程度上的信息共享能讓整個學校的師生體驗到良好的數據化的資產管理信息服務。信息流通常是人們使用不同手段來傳遞信息，可以直接說話也可以借助介質，在數據信息傳播的各個環節里，信息就為管理體系的中樞。“互聯網+”的資產管理模式就是把網絡技術與陳舊的資產管理辦法進行聯合。這種綜合性的操作模式，手機上安裝應用就能實現信息共享，而是不是將信息分別儲存，相互直接沒有關聯。

四、結語

在大數據技術快速發展的今天，高等院校固定資產管理工作的進行有了很大的進步。這個進步歸功于行政事業單位資產清查的經驗、學校資產管理部門和其他有關部門的工作配合與銜接、各項制度標準的明確規定、科學合理的資產管理工作流程、高效嚴謹的管理工作等，正是有了這些因素的共同作用和助力，高等院校固定資產管理工作才能穩中求進，迅速進步。