信息化背景下OA協同辦公系統對高校辦公的影響

□李玲玲

一、高校OA協同辦公系統的發展歷程

辦公自動化系統(Office Automation System，簡稱OA系統)是將現代化辦公和計算機網絡技術結合起來的一種新型辦公模式。高校辦公自動化系統主要經歷以下3個階段：第一階段，20世紀80年代到90年代中期，隨著計算機和辦公軟件的應用，實現了辦公文檔的電子化；第二階段，20世紀90年代中期開始，隨著網絡信息技術的發展，以校園局域網絡為依托，實現了工作流程的自動化；第三階段，近10年以來，隨著大數據、移動互聯網、云計算等網絡信息技術的迅速發展，以及移動終端設備的普及與智能化，形成以校園有線無線一體化網絡為依托，實現工作流程規范、高效、智能和對有效數據信息的深度挖掘，為高校統一集中的智能化管理和科學決策提供支持[1]。

二、高校OA協同辦公系統的建設背景

為深入貫徹落實黨的十九大精神，加快教育現代化和教育強國建設，推進新時代教育信息化發展，培育創新驅動發展新引擎，國家制定了《“十三五”國家信息化規劃》，頒布實施《教育信息化2.0行動計劃》，為高校信息化建設提供了行動指南。隨著高校校園有線無線一體化網絡環境健全完善和辦公人員的計算機操作使用水平不斷提升，以計算機網絡為主的信息服務融入滲透高校的各個應用與服務領域，但是高校的行政辦公與管理模式仍未從傳統模式中解放出來，信息化水平不高，制約了高校的行政辦公效率與管理水平的提升，現有信息系統相互獨立，沒有實現互聯互通，影響信息暢通和資源共享，難以為高校的教育教學、科研工作提供良好的保障，因此建設安全高效的更適應信息化高校實際應用的OA協同辦公系統不僅是提高高校行政辦公效率的必然路徑，也是推動教育事業高質量發展的根本保障。

三、OA協同辦公系統在高校辦公中應用必要性

目前，隨著高校辦學規模的擴大與辦學水平的不斷提升，事務性工作不斷增加，對辦公效率與管理水平的要求也不斷提高，需要更加高效、快捷的辦公方式與科學化的管理模式，現行高校辦公模式存在以下幾個難以解決的問題。

(一)信息傳達不及時。隨著高校辦學規模不斷擴大以及多校合并等歷史原因，師生人數不斷增多，辦公區域不斷擴大且分散，跨校區辦公不可避免，從而難以保證各種信息和文檔及時上傳下達到各部門，致使信息文檔不能得到及時的反饋與處理，不利于業務的跟進和督辦，影響辦公效率。

(二)公文流轉效率低。隨著高校辦學水平的不斷提升，各級辦公室需要處理各類公文信息，而人工進行公文信息的傳輸耗時耗力，尤其是公文的收發、登記、處理、傳遞、歸檔等環節消耗了辦公人員大量的時間，且易出現傳遞失誤或信息丟失，公文流轉效率低下，減慢了事務處理的效率，延長了事務處理的周期。

(三)工作流程不規范且公開化低。當涉及多個部門協同辦理的業務時，有時因部門職責不明確、辦公人員責任意識不強，在業務流轉出現差錯時，部門間出現推諉、扯皮、“卡殼”現象，延誤事務的辦理；個別部門分管業務流程冗雜，而且事務辦理流程不夠公開化，致使師生辦理業務需要往返多次才能完成，師生“多次跑、反復跑”現象嚴重。

(四)辦公方式不靈活。當重要事務文件涉及多部門領導審批簽字時，因高校領導與中層管理干部日常事務繁忙，常因工作任務需要進行外出辦事、開會、學術交流或考察等，文件簽批需要等待領導回校后辦理，一定程度上影響了辦公效率。

(五)業務交接不清晰明確。高校各部門管理人員流動性大，對于離職或轉崗人員負責業務工作的開展情況沒有明確的記載，沒有固化的辦公經驗可以傳授，新來的工作人員需要重新熟悉業務流程與工作細節，影響待辦業務和急需推進工作的完成效率與質量。

(六)信息系統不規范、不全面。高校是信息知識的密集區，每天都會產生大量信息，即使一個學院或部門內部產生的信息也很繁雜，信息分布散亂無序，沒有規范系統的信息存儲管理模式，不利于信息的共享利用；各部門的信息系統相互獨立，有些系統對信息進行重復采集錄入，造成信息冗余，且各系統關鍵數據字段不統一，數據調取共享難度大，難以實現資源的合理配置，“信息孤島”現象嚴重[2]。

四、OA協同辦公系統對高校辦公的影響

OA協同辦公系統能夠有效解決高校傳統辦公模式存在問題與不足，實現信息傳輸網絡化、工作流程自動化、辦公審批快捷化、決策執行科學化，推動高校管理信息化，助力高校的高標準、高質量、高水平發展。

(一)公文流轉快捷高效。“公文流轉”是高校日常辦公的一項重要業務工作，OA協同辦公系統提供了可靠的、可追查的公文流轉平臺，實現了收文和發文的全程電子化，解決了公文傳遞慢、信息不及時、不同步、辦理情況不易跟蹤和辦理意見不易查閱等難題，有效縮短了公文流轉的時間，加快了公文流轉的速度，節省了辦公人員的時間和辦公資源。在系統完成公文的簽收登記、擬辦、批示、傳閱、承辦、督辦、歸檔等收文過程，節省了辦公人員進行收文登記、整理、影印、分類處理的時間，辦公人員可以根據公文重要性、緊急性按照設定的流程進行流轉，如需傳閱的，走閱文流程，系統自動對傳閱情況進行登記，如需簽批辦理的，根據閱辦意見走辦文流程，對承辦部門的收文、辦理情況進行跟蹤查詢，對即將超過辦理時限的業務進行消息提醒，保證業務工作按時完成，提高辦公效率；在系統內完成從公文起草、核稿、審批、會簽、簽發、蓋章下發等環節的過程化管理，公文辦理人可根據機關代字選擇發文流程和公文模板，在發文流程中，對流程各節點的審批修改意見進行痕跡保留，如發文需要征集多部門意見時，新增、刪除、修改意見內容一目了然，便于擬稿人快速整理修改，有效避免修改意見的遺漏和錯改，確保了公文內容準確性，也使發文更加快捷；需要各級部門學習的文件，實現一鍵分發，直接傳遞至相關工作人員，有效避免人工發放的重發、漏發等情況，也減少了紙張、打印機等辦公耗材的使用，節省辦公資源，還可以監督各部門人員的查閱時間，保證公文信息被及時查閱，加快信息傳遞的效率。

(二)工作流程規范清晰。OA協同辦公系統可根據學校各部門的實際需求建立標準化的工作流程審批體系，實現了多種業務辦理流程的全程電子化、可視化、程序化，有利于對各種業務環節進行量化管理和控制，辦公人員不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章等，減少了中間等待的時間，辦公人員只需選擇正確的電子流程表單，在表單填寫過程中，可以按照參照填寫說明、模板、歷史表單等進行填寫，有效避免了紙質表單填寫時出現的錯填、漏填、字跡不清晰等情況的出現，減少了辦公人員因表單填寫問題而需反復多次的問題，表單填寫完成后只需選擇正確的流程，系統自動進行流轉簽批，流程中各節點的審批人員可以進行電子簽名或手寫簽名，審批辦理方便快捷，如流程節點辦理人因事不能及時處理業務可以轉他人代為辦理，減少了中間等待的時間和工作中的復雜環節，有效解決了教職工因工作流程不熟悉或部門流程不公開不清晰而造成業務辦理“反復跑，多次跑”的難題，真正實現了讓“信息多跑路，師生少跑腿”信息化辦公模式。

(三)審批流程公開透明。OA協同辦公系統可以根據不同的業務流程設置流程中各節點的處理人員、審批權限和審批時限，進一步明確了各部門教職工的工作職責，將工作任務細化到個人，強化教職工的責任意識和參與意識，激發教職工工作的積極性，對于遞交到各部門的請示、報告等文件，發文人和流程節點處理人可隨時查看辦理意見與進展情況，減少等待等中間環節，增強工作的實效性，根據權限設置，對流轉效率低下或停滯流程進行監察與督辦，并發出短信提醒，避免遺忘重要事件。同時系統還對審批的流程、內容以及審批意見等進行客觀記錄，使辦理過程有據可查、公開透明，有效杜絕推諉、扯皮、“卡殼”現象的發生，打破了跨部門、跨組織的溝通協調“瓶頸”，實現多部門的協同辦公，極大程度地提高了協同辦公效率；各層級領導能夠及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況，實時、全面掌控各部門的工作狀態，便于及時發現與解決問題，從而減少差錯，防止低效辦公。

(四)辦公方式靈活智能。隨著移動互聯網和智能終端設備的普及應用，OA協同辦公系統已不局限于PC端的使用，移動OA協同辦公系統打破了時間和地域界限，使辦公人員從桌面辦公中解放出來，實現了移動辦公、異地辦公，有效解決領導和辦公人員因公在外不能及時進行業務審批處理的難題，在移動端可以進行通知公告、新聞快訊、會議日程、待辦事宜等查看辦理，以及信息的遠程分享和調取，及時高效地處理緊急或突發事務文件，提高了事務審批辦理的時效性及辦公效率。

(五)信息交流方便快捷。OA協同辦公系統提供了學校各部門和教職工之間溝通交流的平臺，打破了組織邊界和地理位置限制的溝通方式，及時推送學校或本部門的新聞、公告、通知等，教職工更好地掌握與了解學校部門最新動態；建立論壇專區，促使教職工之間的交流更加廣泛，有利于教學、科研、管理工作的溝通協作和有效開展；實現人與系統的信息互動，對辦公室人員的業務辦理情況進行合理規劃，對待辦業務、擬辦業務、已辦業務等進行歸類標記，加強對辦公人員的工作督促提醒，防止拖沓遺漏工作。領導還可以實時查看辦公人員的工作完成情況，進行督導和綜合評價，提升辦公效率[3]。同時系統對辦公人員的業務情況進行記錄，人員變更時業務交接更加清晰明確，新來人員可以查看權限范圍內的部門內部積累的各種知識，更快地熟悉業務工作。

(六)知識管理系統全面。知識是高校的無形資產，從形態上來看它包含了數據、制度文件、檔案等顯性知識和工作經驗、專業技能、思維方式等隱性知識。OA協同辦公系統構建科學化的內部知識管理體系，充分整合高校知識與信息資源，將知識管理從狹隘的文檔管理擴展融合到高校整體業務管理和工作的各環節，實現了知識從獲取、存儲、共享、應用、創新，再到獲得的循環積累和有序管理。OA協同辦公系統通過建立檔案庫，對分散于各部門的基礎信息進行統一錄入和集中管理，根據不同的權限設置，可以隨時進行信息的調取和使用；在業務流轉過程中，可以實時查看、跟蹤和挖掘業務流程中產生的知識，對各環節進行及時記錄，將隱性知識更好地固化下來，流程節點處理人也可實時查看相關知識文檔，提高決策的科學性和準確性；當閱讀到精華知識或對同部門人員有價值的知識時，可以分享給某些人、部門、甚至是某些崗位，形成蒲公英式的知識連續分享傳播模式，充分發揮知識的價值；可以從多種角度分析知識的結構、內容、下載閱讀頻次，更好地辨別知識的價值；對知識文檔進行周期化管理，保證用戶訪問使用最新的和有效的知識文檔，通過權限設置，辦公人員和教職工隨時可查閱、檢索歸檔的知識文檔資料，更好地為教學科研、辦公管理工作提供便利[4]。

(七)數據挖掘精準有效。OA協同辦公系統通過統一信息數據平臺，實現了各信息系統之間的互聯互通和系統間數據的統一錄入與協同應用，避免了數據信息的冗余，辦公人員根據權限設置進行數據信息的調取使用，切實解決了傳統辦公模式中數據調取難和不同系統間數據難以整合應用的難題，有效打破了“信息孤島”現象；借助大數據技術，可以對系統中沉淀的各種信息數據進行多維度的分析挖掘，如可以對辦公人員的工作效能、各流程審批效率、部門整理辦事效能等情況進行綜合分析，從而加強對辦公人員和各個部門的督促管理，促進管理工作更加制度化、科學化；還可以對師資信息、教學信息、科研相關信息、財務信息、資產信息等情況進行分析，深度挖掘數據信息的潛在價值，提取有價值的信息進行研究和總結，也為領導提供準確、實時的輔助決策[5]。

五、結語

隨著移動互聯網、大數據等信息技術的發展，辦公自動化必將取代傳統辦公模式，推動高校辦公模式的革新。OA協同辦公系統的建設與應用將有力推動高校的信息化進程，實現高校數字資源的集中整合和共享利用，為高校辦公提供程序化、高效化、便捷化的辦公環境，實現高校管理工作更加制度化、程序化、科學化，提升高校的整體辦公效率與管理水平，推動高校教學、科研、管理服務等各項工作的高質量、高水平發展。