高校合同管理中的財務風險防范

□李 林 李雪軍

一、高校合同管理系統

高校合同管理系統包括：合同準備、審批、執行、控制、結束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過查詢、統計分析和預警提醒等多種手段實現本單位的業務管理，幫助本單位把資金計劃、合同進度、合同審批、合同變更、相關發票、合同資料等管理得更具條理性和統籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態中解脫出來變得輕松、愉快；使收付款管理從各種復雜的人事當中解放出來，減少腐敗的風險，從繁多拖沓變得及時。此外，多種形式的合同、收付款數據等統計圖表，也為單位日后的發展和決策提供強有力的數據支持。

二、制定合同管理流程

公司合同管理流程一般包括如下幾個環節。

(一)前期準備。

1.立項。項目立項是本單位為推動某個項目上馬，根據本高校中長期規劃或學院管理過程中涉及的生產、生活的實際需要而提出的框架性的總體設想。按照本單位的審批程序經相關職能部門批準。立項報告包括項目實施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數據組成的材料，主要內容有項目投資建議的主要依據、資金來源、項目達到的要求等。

2.合同起草。根據合同的具體形式選擇相應的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。

(二)合同簽訂。第一，經辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報送相關職能部門批準、審核。第二，本單位的需求部門、財務部和經辦人應當從合同涉及的替在風險方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領導參考。從維護公司經濟利益出發，盡量做到在法律允許的范圍內避免或減少公司可能發生的經濟損失。第三，嚴格按照國家規定的招投標程序進行招投標。

(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當事人簽名蓋章生效后，專人負責監督合同的履行。在合同履行期間，經辦人或合同履行監督人負有下列責任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關資料；包括合同底稿、合同變更原因及變更內容、資金支付等情況。二是合同履行結束應及時歸檔、分類，供以后同類合同作參考。如有可能，應該對每一項目合同及時進行總結。提高工作效率及資金使用效能。

三、合同管理的核心

合同管理是高校管理的重要內容之一，高校應當重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機構設置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實際需要的合同管理體系，減少風險發生頻率及程度，提高資金利用效能。

做好合同管理的工作，需要做到以下幾點：第一，依據學院的管理體系結合合同的一般流程制定出相應的合同管理制度，如：合同評審會簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國際先進經驗，加速建立和完善市場經濟需求的新的合同示范文本。第二，依據合同的不同類別進行分類，可以用文件夾存放，再根據需求分門別類；對合同實行專人專項管理，并且類別制定相應的管理標準。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業務水平，減少潛在的主觀風險。第四，加強政治學習，提高相關管理人員的思想覺悟和服務意識，預防潛在的主觀風險的出現。任何完善的制度最終產生的效能決定于執行人員的素質。

四、當前高校合同管理存在的財務風險問題

(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監管任務，管理工作的復雜程度決定不可避免地會產生主觀或客觀的財務風險，這就需要相關領導不斷完善管理制度，最大限度地減少財務風險的產生機會。

(二)合同管理人員專業水平和法律意識不高。合同管理人員專業水平和法律意識不高，對簽訂合同的關鍵點把握不足，都會不同程度地導致財務風險的產生。不能嚴格按照章程及規范開展工作，也會導致潛在的主觀和客觀財務風險。

(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會誘發財務風險。

(四)履行階段也是一個重要的合同風險來源。合同監管人員不能認真履行監管義務，承擔監管責任，都會將合同潛在風險轉化為實際的法律風險和主觀風險。同時，在合同救濟階段，由于救濟措施和后續工作跟進乏力，造成勝訴案件執行不力從而產生財務風險。

五、合同管理中財務風險的控制措施

(一)不斷完善合同相關管理制度。最大限度地減少財務風險的發生。

(二)加強合同管理相關人員的政治業務培訓。不斷提高管理人員的業務、思想水平，不忘初心，杜絕各類主觀財務風險，極大減少客觀財務風險。增強員工的責任意識與服務意識，在遵紀守法的基礎上更好地履行個人職責。拒絕一切違法違規的支付要求，互相監督；落實員工的獎勵與懲處制度。

(三)在合同管理準備階段中的財務風險控制。除嚴格審查合約方的資歷、信用情況和執行能力等外，還需要考慮項目收支情況、風險水平、執行時效等因素。還必須利用類似的同類合同作參考，利用一些客觀真實的財務數據，結合長期趨勢分析，較為準確地預測項目支出，結合工程的實際開展情況，給出準確恰當的預測。

(四)單位各職能部門各負其責，相互聯系，加強合作。對合約方的資歷、信用情況、執行能力、合同的重要條款加強審核，防范各類主觀風險，在保證資金使用效益的前提下保證合同的順利。

(五)財務管理部門要依據合同文本確定資金數額，嚴格執行對應支付制度。以合法的審批程序為基礎，特別應當注意有關手續的辦理是否齊全，支付情況同合同條款規定是否相符。

(六)注意合同變更及修正。合同條款所涉內容因不可抗拒的原因產生了改變，應由合同起草人員、合同審批人員、合同監督人員共同進行商議，及時更正合同中的對應條款。各合同管理人員依據：誰簽字誰負責的基本原則承擔相應的責任。

(七)強化合同歸檔的工作。存檔資料應包括與合同相關的所有交流信息及重要文獻。依照規章制度進行存檔。

總之，合同是市場經濟中由交易雙方簽訂的一種約定憑據。合同管理的每一個環節都存有一定的財務風險。只有不斷提高高校管理水平、經營能力才能為高校的穩步發展的提供重要支撐。