建筑工程檔案資料管理有效策略

劉 鵬

渤海造船廠集團有限公司 遼寧 葫蘆島 125001

在建筑工程立項、審批、招投標、設計、組織、施工、竣工等各環節，都會產生大量的文件資料，如前期文件、項目管理文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工文件等。這些文件資料是建筑工程檔案資料的重要內容，是工程建設不可或缺的技術檔案。施工單位必須要認識到建筑工程檔案管理的重要性，采取有效策略來提高檔案管理的效率與質量，為建筑工程建設提供可靠的數據支撐。

一、建筑工程檔案管理的重要性分析

建筑工程檔案管理主要是對工程各環節形成的文件、圖像、視頻等資料，進行采集、整理、分析、處理、存儲及利用等。在具體管理中，管理人員既要確保工程檔案能真實、完整地記錄建筑工程相關內容，使工程質量得到真實、系統的體現，也要使檔案得到充分的開發利用，為工程設計、建設等工作的開展提供數據依據。建筑工程檔案作為工程最原始的資料，準確描述了建筑物特點和環境地基參數等各種特性，詳細記錄了建筑工程建設中各種流程和問題，是建筑工程建設的證明資料和數據保障，具有非常重要的利用價值，其能為工程建設提供可靠的資料和依據，為建筑工程施工質量控制、竣工驗收、改擴建及修復等提供技術支持。同時，從建筑行業發展維度來看，建筑工程檔案管理還能積累工程建設經驗，為其他建筑工程建設提供科學指導，促進建筑科技與建筑技術創新發展。

二、當前建筑工程檔案資料管理存在的問題

（一）對檔案管理重視不足

在建筑工程項目建設中，建筑施工企業往往對工程施工、進度、成本和質量控制比較重視，而工程檔案管理不直接產生效益，因而常得不到足夠的重視。不僅工程檔案管理制度、規范等不夠健全和完善，在具體管理實踐中，也存在檔案管理實效低、檔案信息資料不全面、檔案利用服務水平不高等問題，影響了建筑工程資料的完整性和系統性，導致工程檔案歸檔質量低。工程檔案資料非常繁多和復雜，部分檔案管理人員責任意識不高，工程檔案資料收集和整理不夠及時，導致許多隱蔽工程資料缺失；工程檔案資料保管不夠嚴格，使得工程資料有時會出現丟失現象。

（二）檔案管理方式不夠先進

當今社會已經進入信息科技時代，信息技術在各行業、各領域的應用越來越廣泛。但建筑施工企業的工程檔案管理信息化建設步伐要相對滯后，檔案內容中數字檔案資料較少，檔案管理系統先進性、協同性不強，這種情況不僅影響工程檔案的完整性，還影響檔案的查閱利用，使得工程檔案管理利用效率都不高

（三）檔案管理缺乏專業人員

由于建筑施工企業對建筑工程檔案管理不是很重視，在人員配置上，就未引進具有檔案管理專業素養的優秀專業人才，而是安排工程管理人員兼職進行。但因工程管理人員工作繁重，缺乏檔案管理專業知識，自身精力及檔案管理專業水平有限，不能去專業學習檔案管理相關知識與技能，因而難以高效、高質、專業地開展檔案管理工作。

三、建筑工程檔案資料管理有效策略

（一）重視檔案管理，提高檔案管理規范性

建筑施工企業要及時轉變理念，充分認識到工程檔案管理對工程項目建設的重要性，樹立起正確的工作理念，加強對工程檔案管理的支持。要設置專門的檔案管理部門，引進具有較高素質的專業工程檔案管理人員，不斷提高工程檔案管理水平，確保檔案資料能夠得到科學分類、采集和嚴格管理與質量控制。同時，還要結合實際情況，對工程檔案管理制度、機制、規范等進行完善和優化，加強對工程檔案管理具體執行環節的監管。在制度約束下收集分散在各個部門的資料，并嚴格按照管理辦法進行檔案歸檔、借閱和使用管理，使檔案管理各環節的工作能夠規范化、高效化進行。

（二）加強信息化建設，提高檔案管理有效性

建筑施工企業要結合建筑工程項目實際情況，開發出適用性強的工程檔案信息化系統，并與工程相關的各部門進行鏈接。這樣就可借助這一新型化管理系統，來實現快速、快捷、準確地收集各部門信息，并利用系統智能化分類功能，來對檔案信息進行分類，然后將分類好的檔案資料存入到相應的數據庫中。此外，為了保證工程檔案資料信息安全，還要根據人員的職位、職別等設置系統訪問權限，調用工程檔案資料的人，必須要具有訪問權限，經過賬號和密碼驗證后才能登錄系統。

（三）實時全過程控制，提高檔案管理質量

建筑工程檔案資料是在工程項目建設過程中形成的，要想提高檔案資料管理質量，就要根據建筑工程項目各階段，采用全過程控制方法。例如，在建筑工程建設初期，相關技術文見比較多，為減少檔案內容不完整情況，可利用甘特圖來及時、全面地收集工程檔案資料，避免資料收集出現遺漏。申報階段的項目相關建議書、批復文件、可行性報告等重要技術文件數量比較大，設計階段會形成征地拆遷文件、招投標文件等相關文件，施工和竣工階段會形成工程施工圖、竣工圖等文件資料，要緊密配合各階段工程進度，對該階段的檔案資料進行無縫隙、及時的收集、整理和歸檔，并對檔案資料質量實施跟蹤管理。

（四）加強檔案管理人才培養，優化檔案管理人才隊伍

建筑施工企業要根據工程檔案管理業務實際情況，明確所需人員數量及專業領域，合理引進和配備人才，尤其是要引進具有工程檔案信息化管理技術技能的人才。對現有工程檔案管理人員要加強教育培訓，提高他們的檔案管理技能水平，保證工程檔案的合法性以及規范性。檔案管理人員自身也要加強工程檔案管理知識、相關法律法規的學習，及時更新自己的知識結構，提高檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，建筑工程檔案資料管理管理工作，對于工程項目建設和企業效益都有直接的影響。建筑施工企業要重視和加強工程檔案資料管理，結合實際情況，有針對性地采取有效策略，以進一步提高建筑工程檔案管理工作實效，使之能更好地實現其價值作用。