大數據時代高職院校檔案管理的優化策略分析

（洛陽職業技術學院，河南 洛陽 471000）

一、引言

隨著我國科技創新不斷進步，各個領域都在生產管理方面產生了重大變革，在改革過程中優化策略信息技術占據了舉足輕重的地位。在過去信息技術只存在于IT行業而現在卻越來越被應用到實際生活中方便了人們的生產生活，目前已經成為人們生活、工作、學習不可缺少的手段。大數據在使用過程中有非常多的優點可以提高我們的工作效率，比如他涵括的內容十分豐富且種類齊全，在這些數據當中可利用的數據量也很多，并且信息真實可靠。在目前這種信息大海洋里內容多樣并且龐雜，如何在這些繁雜的信息中挑選對自己有利的部分各個企業也正在探索新的方式方法，獨立找到一種方法可以為自身獲取到有利的信息資源以便促進自身更好發展。高等職業院校在我國高等教育中占有著非常重要的地位，所以加強高等院校的檔案管理同樣也關系到我國高等教育的發展，可以升級高職院校的管理模式，提高管理效率。

二、大數據時代下高職院校的管理發展方向新方向

（一）檔案數據管理模式的更新

隨著科學技術的不斷發展，高職院校的管理方式也日新月異，目前的許多工作資料需要被儲存起來，傳統的資料管理模式已經不能適應現在的發展，并且，這種傳統管理模式并不能將具有價值的資料完整地保存下來，這就需要建立一個檔案數據庫。利用檔案數據庫可以將信息長期完整保存下來的特點，更高效率地將重要信息保存下來。另外，數字化檔案由于在被應用時非常便捷，利用現代互聯網技術可以隨時對所需文件進行查找檢索，這種方法不但可以將重要文件永久地保存下來，又方便檔案的隨時查看和共享。所以在未來的發展過程中高職院校非常需要對管理模式進行智能化更新，提高工作效率。

（二）檔案數據管理多元化趨勢

伴隨著社會不斷發展，國家也越來越重視高職院校的地位，高職院校在國家大力推動下蓬勃發展起來。各高職院校不再像以往一樣缺乏組織性紀律性。目前，各高等職業院校管理模式非常科學規范且教學特色鮮明。在發展過程中由于其教學種類繁多，學校檔案管理涉及的門類也增多，呈現出多元化的特點。學校在不斷發展過程中各個管理部門需要管理的信息不斷增加，學校在教育教學科學研究方面更加重視利用互聯網信息技術來進行教學。并且在行政管理、技術設施建設、信息交流等方面由于其信息量龐大也需要利用互聯網信息技術來處理這些復雜的信息。經過系統管理之后復雜的檔案資料會越來越規范和多元化

（三）檔案數據管理更加系統

用現代信息技術手段處理檔案使檔案信息資源數字化，使得檔案在收集整理過程中實現了無紙化辦公模式。這種管理模式解決了以往利用紙質載體存儲和傳播的困難，在一定程度上可以提高工作人員在做檔案管理時的工作效率。這種檔案數據信息化管理模式需要一個科學的信息系統來支持，利用檔案管理系統進行科學化管理，才可以保證檔案管理不被網絡上復雜信息所淹沒。所以建立一個檔案管理系統不但可以保證工作順利進行還可以讓材料檢索工作變得更加便捷。

三、大數據時代高職院校檔案管理目前發展情況

（一）數字化檔案信息管理系統發展不成熟

雖然我國的信息化發展已經達到一定程度，但是許多高職院校并沒有將檔案管理工作重視起來，并沒有進行信息化管理，也沒有將檔案管理模式進行更新，仍然沿用傳統的管理模式。存儲的方式仍然沿用傳統的紙質保存方法，可是紙質保存方法不但管理起來復雜而且不利于保存和查閱。目前很多高校由于受到一些因素的影響在檔案信息數字化管理過程中只建立了一個非常表面的局域網管理系統，并沒有將信息化管理模式落實到資料管理的方方面面。這些非常簡單的信息化管理方式并不能有效地提高管理效率，只是在電子文本搜集方面進行簡單的操作，并不能進行更加細致復雜的工作處理。所以目前我們需要建立一個系統的檔案信息管理模式來對傳統的管理方法進行更新。

（二）檔案管理人員信息化管理技能不足

如果高職院校建立了一個完善的檔案管理系統但是沒有專業人才來進行操控也無法將管理系統發揮到最大化。所以高職院校檔案管理的另一個問題就是如何培訓出專業的檔案管理人員。根據資料顯示我們可以知道，許多高職院校并沒有將檔案管理工作重視起來，在選擇檔案管理人員時并沒有從專業角度進行選拔，并且在日常工作中沒有定期對檔案工作人員進行培訓和建立嚴格的獎懲制度。目前的許多檔案管理人員都是以兼職的方式來工作的，這就導致在一定程度上這些人員缺少多工作的熱情也沒有想要繼續進修的想法。學校的許多檔案由于沒有系統的管理分散于各個學院，檔案管理工作很難集中起來也沒有專門的人員來整理。這些分散的資料長時間沒人處理就會出現檔案堆積現象。并且因為工作人員多是兼職工作缺少一定自主性專業性和沒有加強對管理人員的培訓，這就導致各個部門的檔案管理人員缺乏相應的專業素養，信息管理技能無法支撐整個管理工作，不能滿足大數據時代對高職院校優化檔案管理工作的新要求。

（三）檔案信息化管理工作體系不完善

大數據時代下高職院校檔案信息化管理體系并不是很完善。主要體現在三個方面：第一個方面是基礎設施不完善，由于高職院校檔案管理工作受到傳統模式的影響，許多學校并沒有從根本上改變檔案管理工作方式，所以對現代信息化檔案管理建設的資金投入很少，缺少對這項工作發展的資金支持。由于經費不足使得辦公場地比較簡陋，庫房的建設也簡單，這些較低級基礎設施都在一定程度上影響了高職院校的發展。第二是沒有建立一個信息化數據庫資源，雖然現在很多高職院校將檔案管理工作逐漸開始重視利用科學信息系統將信息進行保存搜集，但是由于沒有一個大型的信息數據庫，并不能將這些數據資源的效用發揮到最大化。第三是檔案管理工作人員沒有統一培訓機會，缺少專業知識素養，這就導致管理人員對信息化技能掌握不熟練，薄弱的專業知識技能在工作室嚴重影響了檔案管理效率，不利于檔案管理信息化發展。

四、簡要分析大數據時代加強高職院校檔案管理的優化方案

（一）完善相關制度管理規定

加強檔案信息化管理制度體系的建立可以在一定程度上促進檔案管理朝著更加科學化的方向發展，是推進高職院校檔案管理向著新方向發展的重要保障。建立健全相關制度必須要根據學校檔案建設的實際情況。首先要注重相關理念的宣傳，加大全校師生對檔案工作的認識程度，以及在校園內宣傳檔案管理對學校發展工作的作用，做到在學校內部樹立起“大檔案觀”的理念。然后要針對檔案管理的收集、查詢、借閱等環節建立相關管理制度。要確保每一個環節都有制度來保證，并且還要將對檔案管理人員的培訓計劃納入制度當中，保證檔案工作者的素質可以不斷提高。

（二）加強科技投入，完善檔案信息管理系統

大數據時代背景下，檔案信息管理系統要加大科學技術的投入。在建立管理系統時要與學校的日常辦公系統、教務系統、學習管理系統相聯系，其次，還要建立檔案數據資源庫有效地分析數據庫內的檔案資料，為管理人員提供更好的服務。

（三）提高檔案工作人員專業素養，建立專業人才隊伍

建立一只高素質的檔案管理工作團隊就要堅持道德與職業素養并重的原則，在這基礎上加強對工作人員的素質培養，定期對檔案管理人員進行培訓實現人才優勢互補，提高團隊人員整體素質。

五、結語

大數據時代為高職院校檔案管理工作帶來了難得的機遇，高職院校檔案管理者一定要抓住這次機遇，利用現代科學技術建立檔案管理系統，并且各高職院校應加強對檔案管理工作者的素質培訓，結合現代化科學技術水平利用現代化基礎設施。在這些基礎上發揮出檔案管理信息化的真正優勢，讓檔案管理工作不斷發展發揮其價值的真正所在。