做好新時期中職學校檔案管理工作的關鍵環節

劉 妍

（甘南藏族自治州衛生學校，甘肅 甘南 747000）

在新時期下，教育事業在迅猛發展，當前的學校管理工作體系已經不能夠滿足新時期下學校發現的需求，學校的檔案管理存在著缺陷，針對這一現象，本文對新時期下如何做好中職學校檔案管理工作進行了研究探討。

一、目前中職學校檔案管理工作中的問題

（一）學校領導對檔案管理工作不夠重視

在學校的工作中，檔案管理工作往往不受校領導的重視，有的時候會將檔案管理工作忽略。這是中職學校的思想造成的，當前中職學校的“重教育，輕檔案”的思想普遍存在。由于學校的資金不充分。加之對檔案管理工作的不重視，導致在檔案管理工作的投入資金很少，在檔案管理中的配套設備短缺，使得檔案管理工作寸步難行，俗話說工欲善其事，必先利其器，好的設施才能做好檔案管理工作。提高校領導對學校檔案管理重要性的認識，將會促進檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理中信息化落后

在新時期的條件下，信息化是一個重要手段，而對于檔案管理來說，信息化有助于檔案管理的工作，然而由于資金不到位，很多中職學校的檔案依舊是紙質檔案，這種檔案管理工作模式不僅耗費大量的人力物力并且其工作效率低下，將檔案管理信息化，不僅可以提高檔案管理工作的效率而且對于學校的發展具有促進作用。由于中職學校缺乏專業人才，對于新時期檔案管理中信息化的人才更是稀缺，將檔案管理信息化對于中職學校來說是一個巨大的挑戰。

（三）管理制度體系不夠完善

當前，中職學校的檔案管理的人員比較少，對各部門的檔案管理缺乏正確的指導和系統規劃，這些檔案管理人員和教師平時都忙于自己的工作，一些教室為了工作方便，將自己需要的一部分教學檔案都自行保管，造成了檔案室的文件短缺、不完整，在上級教育部門的領導進行考核審查時，學校為了通過審查，往往用大量的人力、財力、物力對檔案進行完善，這樣的行為使得檔案的真實性受到質疑，并且在這個過程中，不僅浪費了大量的時間而且對學校正常的教學環境造成了一定的影響。因為檔案管理制度體系的不完善，沒有對檔案進行系統性管理，造成了目前這種情況的發生。

二、如何對檔案管理工作中存在的問題進行改善

（一）提高校領導對檔案管理的重視

學校的教師和工作人員應該提高對檔案管理工作的認識，從自身改變觀念，校領導應該積極對全校的員工進行思想教育，使其明白檔案管理工作的重要性，并且加大對檔案管理的資金投入。并且將檔案管理工作作為學校全面規劃中的重要組成部分，使得檔案管理成為學校對一些工作決策的重要依據，才能為學校提供更加全面的教學資源，為學校的學生提供更好的學習平臺。

（二）將信息化的手段融入檔案管理的工作中去

目前，信息化給我們的生活帶來很大的便利，電子檔案被運用在各個領域當中，學校的檔案管理工作也應該積極采用這種手段，可以通過將檔案輸入計算機內，對一些機密文件可以通過計算機加密的方式，這種手段更加保證了檔案的安全性，當然，管理工作人員應該定期對檔案進行維護管理，確保檔案的完整性。并且引進信息化的人才，讓學校的檔案管理工作更加嚴謹方便，通過對檔案進行數字化，在查閱一些檔案可以通過計算機檢索的方法來實現，既節省了人力又可以提高工作效率，將檔案的管理工作轉化為網絡管理工作，學校應該為了檔案信息化的實現加大在這方面的資金投入，購買一些先進的設備儀器促進檔案管理工作的進行，這樣可以使得學校的檔案管理上升一個新臺階，對于學校的發展具有很大的促進作用。

（三）完善檔案管理制度體系

要樹立檔案管理信息化的思想，對于檔案管理應該有明確的規章制度，對檔案的外借和歸還有些明確的制度，以加強檔案的完整性，避免檔案的遺失，學校對檔案管理工作人員應該時長進行培訓和參觀一些具有先進的檔案管理學校，并且其他學校一些檔案管理制度比較好的地方可以進行借鑒應用，比如：對于一些文件本身就不完整，這樣的文件應該明確規定不能進行建檔，這樣才可以保證檔案的完整性，并且完善檔案管理的各個環節的制度，確保每個環節出現的問題有章可循。并且加強參與檔案管理工作的人員的工作效率，提高這些工作人員的綜合素質，對招聘檔案管理工作的人員除了具有專業能力還應該有科學嚴謹的工作態度和對歷史負責的精神，這樣的工作人員才能夠將學校檔案管理制度落實到位。通過加強檔案的管理制度體系，這樣的工作人員和制度才可以確保檔案的完整性和真實性。

三、結語

綜上訴述，在新時期下中職學校檔案管理可以通過提高校領導的重視和其他工作人員的認識，并且提高檔案管理工作人員的工作效率，完善檔案管理體制，將檔案進行信息化管理，不斷提高檔案對學校管理工作的作用，發揮檔案對于學校教學改革方面的顯著作用。檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，管理工作的優良也代表著學校的好壞。做好檔案管理工作對于學校的發展將會是一個強大的推動力。