解決臺賬基礎管理瓶頸問題的思考和探索

摘 要：臺賬管理是企業精細化管理和標準化建設的根本，是建設現代企業的必由之路，筆者通過總結近年來參與企業班組建設及優化規范車間班組臺賬的工作實踐，剖析了在臺賬基礎管理中存在的瓶頸問題及產生原因，利用現代企業管理理論闡述了通過建立健全五級臺賬管理體系、建立臺賬身份檔案機制、建立臺賬評價機制、建立臺賬試用周期機制、建立臺賬作業標準機制、建立臺賬電子化管理機制等途徑強化臺賬規范基礎管理的思路和方法。

關鍵詞：臺賬 基礎 瓶頸 探索

1.引言

隨著經濟社會的快速發展和經濟結構的調整，鐵路企業發展將由規模速度型向質量效益型轉變、由傳統運輸生產規模型向現代物流市場經營型轉變。創建標準化崗位、標準化車間班組、標準化站區、標準化站段是實現轉型發展的有效途徑。車間班組作為安全生產及經營的基本單元，是最直接的組織者和參與者，車間班組生產作業活動的質量是企業生產經營活動優劣的決定因素。而臺賬管理是班建工作的重要環節和重要手段，遺憾的是，許多管理者不重視臺賬管理，把“臺賬”視為“落后和陳舊”的代名詞，有的職工也視臺賬為累贅。究其原因，主要是頂層設計系統性、科學性、全局性欠缺，筆者結合長期從事班建工作實踐的經驗，按照問題導向的思路，淺析規范臺賬基礎管理解決瓶頸問題的途徑。

2.臺賬基礎管理存在的突出問題分析

2.1 臺賬設置管理不規范

車間班組作為企業的最基層單位，各級管理部門安全生產經營的管理思路、制度、決策都要通過它去落實，任何一級管理機構的任何部門都可能使用管理職權設置不同類型的臺賬并要求其完成，為了方便本部門、本科室甚至是某管理崗位的工作需要，違規要求車間班組設置臺賬的現象較為普遍。多頭管理、重復設置、交叉設置的情況無法完全杜絕，臨時性、階段性等專項工作的短期上報資料演變為長期臺賬的現象普遍存在。

2.2 臺賬內容設計缺乏科學性

一是臺賬設置部門在設計臺賬內容時，不同的設計者由于在專業知識水平、思考問題角度、管理方法側重點等方面存在差異。設置出發點局限于本專業業務范圍，全局性考慮少，加之設計方案沒有通過專業性、統一性、實用性的反復論證和檢驗?，F有臺賬不同程度存在臺賬項目和內容重復交叉、信息不完整、數據邏輯性差等問題，同樣的數據和信息需要在不同臺賬重復多次填記。二是許多臺賬在設置之初，缺乏有效的調查研究，特別是缺乏提前深入擬使用車間班組現場調研，有的閉門造車僅對照上級部門文件及通知逐項羅列臺賬項目，考慮檢查方便多，考慮現場減負少。更有甚者，為了減輕管理崗位工作量，把一些完全可以利用現有臺賬，利用現有生產管理信息系統的數據資料稍加統計分析就能得到的數據也通過設置臺賬的手段，把工作量和責任轉嫁到車間班組。三是部分臺賬是基于不同時期運輸安全生產重點工作的專項活動而設置的，該類臺賬內容大都是記錄推進計劃、開展措施、活動記錄、工作總結及問題整改情況等，類似的還有會議記錄臺賬，如安全生產分析例會、政治業務學習會、文件傳達會等，占用了現場作業人員較大精力記錄會議落實、紙面落實的流水賬，最大的作用僅便于上級部門檢查了解活動開展落實文字記錄的情況，從投入產出的角度看很不經濟。

2.3 臺賬數量較大影響整體質量下降

部分車間班組需填記的臺賬數量多，比如一個不足10人的班組，需填報的各類管理臺賬、生產作業記錄和報表就有幾十種。絕大多班組均不具備條件安排專門人員負責臺賬記錄，加之有的臺賬要完整填記還需花時間去專門收集與本崗位作業相關性不強的生產數據及資料。臺賬填寫工作量大導致現場作業人員對臺賬產生抵觸情緒和只能應付的錯誤思想。把所有臺賬一律當作一項多余工作消極對待，不按時如實記錄、集中補假臺賬、漏記少記數據和資料等情況屢禁不止。有的專業管理人員在現場檢查指導時，缺乏利用臺賬分析慣性問題思維方式，缺乏對現場作業人員如何利用臺賬數據尋找規律的指導，對臺賬質量不高見怪不怪。惡性循環導致臺賬質量整體下降，甚至關鍵作業環節生產過程記錄也同樣被忽視或虛假記錄。

2.4 臺賬未充分發揮服務現場作業的效能

臺賬是確保工作有記錄、管理可追溯、過程有監控的重要手段，同時，臺賬也是上級部門落實工作的關鍵抓手，是一種有效的檢查監控手段。但臺賬記錄費時費力，給原本就很忙碌的現場日常工作增添了一份負擔是客觀事實。目前，在對臺賬管理的定位和認識上普遍存在一個誤區，強調通過臺賬的追溯檢查發現錯誤和問題的功能。忽視了用臺賬記錄優化作業流程降低勞動強度、提供輔助研判依據、通過分析過程提示風險預判、提示可糾偏的作業指導等服務現場作業的功能。導致現場臺賬記錄人員把臺賬當做上級單位套在自己脖子上的枷鎖，當做自己在事先準備今后被考核的證據。缺乏如實記錄生產過程的主動性和積極性，使得臺賬服務現場作業的主要功能難以有效發揮。

2.5 臺賬動態清理更新緩慢

臺賬設置部門普遍重視臺賬新增和設置工作，但對過期失效、實效不佳、重疊交叉的生產作業記錄和報表的清理更新不及時、不主動。比如有的臺賬，現場反應問題多，臺賬管理的專業技術人員雖然也同樣認為視乎沒有存在必要，但擔心取消后出現安全生產管理漏洞，加之已無從了解最初設計者是誰，無法全面了解設置動機，一些“問題”臺賬長期使用；還有的臺賬一直沿用的時間久遠，隨著設備升級和技術更新，部分臺賬內容已完全與實際脫軌，但專業管理人員顧忌此臺賬是上級部門設置的，不想或不愿向上級部門提出質疑，而遲遲沒有更新。

3.創新臺賬基礎管理機制

3.1 建立五級臺賬管理體系

按照歸口管理、專業負責、逐級分工的原則，建立五級臺賬管理體系（以筆者所在企業為例）。第一級，集團公司班建工作職能部門為歸口管理部門，負責制定臺賬管理辦法，統一受理審核各系統生產作業記錄及綜合臺賬設置申請，定期公布有效臺賬名目。第二級，集團公司各專業及綜合管理部門，負責建立本系統臺賬管制度，組織本系統本專業臺賬管理工作。第三級，集團運輸站段和輔助單位，負責組織本單位各車間班組落實執行管理制度。第四級，全集團各運輸站段和輔助單位的車間，負責建立車間及所管轄班組臺賬設置目錄，明確臺賬記錄、使用及責任崗位。第五級，全集團運輸站段和輔助單位的班組，負責臺賬的記錄使用和日常管理。

3.2 建立臺賬身份檔案機制

對臺賬實行身份建檔管理，對于每一有效臺賬建立檔案。詳細記錄相關背景資料，包括臺賬設置部門、設置依據、適用范圍、使用周期、填寫規范、設置時間、更新周期、歷次更新軌跡、設計者單位及姓名。同時在檔案中還設置欄目記錄臺賬設置目的、臺賬設置前期調研情況、利用本臺賬服務現場作業可行性分析及使用方法、通過本臺賬追溯檢查發現問題及風險預判的方法和技巧、是否與既有臺賬存在項目重復交叉的復核情況、如何評價現場使用本臺賬的質量等信息。同時明確臺賬設置主體終身責任制，對設置主體終身問責。

3.3 建立臺賬評價機制

按照臺賬是否有助于規范作業標準、有助于提高作業效率、有助于提升企業科學管理水平的標準，分臺賬啟用前和啟用后兩個階段分別建立臺賬質量評估評價體系。設立專家庫，擬定專家入庫條件，將集團業務骨干、工人技師、現場作業人員、管理干部、路外專家5類人員按一定比例選拔進入專家庫。擬定臺賬科學性、合理性、實用性評價指標。在臺賬擬納入使用前，組織專家組對臺賬可行性綜合評估，評估達標方可投入使用；在臺賬使用期間，利用集團辦公網建立臺賬使用問題及建議集中收集平臺，分專業按臺賬編號逐臺賬設置信息反饋專題區，向所有使用該臺賬的車間、班組及作業人員收集現場遇到的實際問題、優化建議和評價意見。由臺賬歸口管理部門定期召集專家組對現場反映強烈的問題、建議評估后，限期由臺賬專業管理部門對臺賬進行更新、優化或精簡。

3.4 建立臺賬試用周期機制

針對生產組織和生產工藝變化需調整優化臺賬設置的情況，對擬調整設置的臺賬，劃定1年以內的試用周期，允許在車間班組試用，并對試用情況進行分析總結。根據試用效果最終確定是否需要新增、取消、修改臺賬格式或內設項目。

3.5 建立臺賬作業標準機制

按照臺賬屬性分類制定臺賬記錄的崗位作業標準，對每類臺賬以崗位作業指導書的形式明確臺賬在記錄、使用、上報、存檔等環節的的作業規范。加強臺賬記錄、使用的業務培訓，加強對臺賬記錄規范作業的檢查和指導。明確臺賬使用的質量考核標準，將崗位臺賬記錄和使用情況納入崗位績效考核，切實提高生產作業崗位臺賬日常工作的質量。

3.6 建立臺賬電子化管理機制

臺賬管理無法實現良性循環的主要矛盾就是現場填記臺賬費時費力。隨著各專業各系統信息化建設的快速推進，大量的甚至是全部生產作業關鍵環節的生產過程信息都已經實現數據庫管理，逐步實現生產記錄臺賬電子化管理已經具備了軟硬件條件。建立臺賬電子化管理機制，按照歸口統籌管理，專業分工負責的原則，明確已實現信息化管理的作業環節必須取消紙質人工臺賬的工作目標。分專業全面梳理生產作業記錄臺賬，擬定分階段的進度計劃和責任部門。加大資金和研發力量的投入，根據現場生產組織需要，升級現有生產管理信息系統，建立各專業各系統的生產作業電子化臺賬集中平臺，統籌規劃各系統間數據共享，逐步實現集團公司生產作業臺賬全覆蓋電子化管理。利用大數據的先進技術將大量寶貴的第一手生產記錄資料和數據處理加工成為生產、控制、管理、經營的輔助決策依據。

4.結束語

中央工作會議把“加快推動中國鐵路總公司股份制改造”確定為2019年重點工作之一，現代化企業建設離不開扎實的臺賬基礎管理作支撐，因此建立規范、系統、高效的臺賬基礎管理機制勢在必行。

作者簡介：姚燕、1971年3月、女、漢族、籍貫四川、大學本科、廣州鐵路局集團公司企業管理及法律事務部、經濟師