淺析科研院所檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

張莉

[摘 要]隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理已不能滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理的需求，為了更好地適應(yīng)新環(huán)境，科研院所要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期科研院所檔案管理建設(shè)的重要內(nèi)容，也是提高檔案管理水平的重要保障。本文分析了科研院所檔案管理的現(xiàn)狀，從優(yōu)化檔案管理環(huán)境、轉(zhuǎn)變檔案管理模式、優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面，具體闡述了科研院所檔案數(shù)字化建設(shè)的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;數(shù)字化建設(shè);科研院所

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.080

[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）04-0-02

0 ? ? 引 言

在信息化時(shí)代，深化檔案數(shù)字化建設(shè)是科研院所檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理發(fā)展需求的重要保障。科研院所以數(shù)字化建設(shè)為導(dǎo)向，注重轉(zhuǎn)變檔案管理模式、創(chuàng)新管理理念，以新的管理形態(tài)促進(jìn)檔案管理工作全面發(fā)展。從發(fā)展的視角看，科研院推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需求，也是提高管理效率的重要手段。科研院所通過(guò)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，加大數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)域的投入力度，能夠優(yōu)化檔案管理環(huán)境，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)。筆者認(rèn)為，科研院所檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，是基于發(fā)展視域下的檔案管理工作創(chuàng)新。

1 ? ? 優(yōu)化檔案管理環(huán)境，保證紙質(zhì)檔案的完整性

檔案資料的科學(xué)管理，是科研院所的工作重點(diǎn)，能夠保障科研成果，因此，優(yōu)化檔案管理環(huán)境應(yīng)確保檔案資料的安全性、完整性，以更好地開(kāi)發(fā)利用。檔案數(shù)字化建設(shè)，以“數(shù)字”資料實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理，提高了檔案管理的安全性，能夠更好地確保重要原始紙質(zhì)檔案的安全性和完整性。科研院所的檔案資料種類(lèi)多、數(shù)量龐大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案很難長(zhǎng)期保存，會(huì)影響檔案資料的使用。檔案數(shù)字化是確保檔案完整性、安全性的重要途徑，其顯著作用在實(shí)際檔案管理工作中已經(jīng)得到充分體現(xiàn)。

1.1 ? 優(yōu)化檔案管理環(huán)境，提高檔案利用效率

在新的歷史時(shí)期，科研院所在檔案管理建設(shè)中應(yīng)采用新的管理方式構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不斷加快數(shù)字化檔案建設(shè)。一方面，數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有助于檔案資料的保存以及共享;另一方面，科研院所的檔案資料繁多，建立數(shù)字化檔案庫(kù)便于檔案資料分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。因此，科研院所應(yīng)以檔案數(shù)字化建設(shè)為依托，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，提高檔案利用效率，有效發(fā)揮檔案的資源價(jià)值。

1.2 ? 轉(zhuǎn)變檔案存儲(chǔ)形式，保障檔案資料的完整性

以紙質(zhì)方式存儲(chǔ)檔案資料容易受潮、損壞，影響檔案資料的完整性。科研院所檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案的存儲(chǔ)方式，采用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，提高檔案資料的存儲(chǔ)效率，以更好地適應(yīng)檔案管理建設(shè)的實(shí)際需求。同時(shí)，檔案數(shù)字化建設(shè)延長(zhǎng)了檔案保存期限，避免了紙質(zhì)檔案在翻閱中出現(xiàn)破損等問(wèn)題，提高了檔案資料的使用價(jià)值。因此，科研院所應(yīng)從檔案資料的使用效率及價(jià)值出發(fā)，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案存儲(chǔ)方式，保障檔案的完整性。

1.3 ? 推進(jìn)檔案制度化管理，適應(yīng)管理新環(huán)境

科研院所通過(guò)數(shù)字化建設(shè)，能夠進(jìn)一步優(yōu)化管理環(huán)境，為檔案管理制度化創(chuàng)造良好條件。因此科研院所在檔案管理建設(shè)中應(yīng)規(guī)范化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，服務(wù)科研工作。第一，以數(shù)字化建設(shè)為背景，建立完善的檔案管理機(jī)制，形成“紙質(zhì)+數(shù)字”的檔案管理模式，以更好地適應(yīng)新的管理環(huán)境，提高管理的實(shí)際效能。第二，提高思想認(rèn)識(shí)，在新的管理環(huán)境中，通過(guò)完善管理機(jī)制更好地滿(mǎn)足檔案管理工作需求。科研院所應(yīng)在檔案管理規(guī)范化建設(shè)中，形成數(shù)字化檔案管理制度，通過(guò)建立制度化的檔案管理流程、開(kāi)發(fā)及應(yīng)用機(jī)制，更好地發(fā)揮檔案管理工作的作用。因此，數(shù)字化建設(shè)能夠?yàn)榭蒲性核臋n案管理工作提供新環(huán)境，是規(guī)范化建設(shè)的重要保障。

2 ? ? 轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高檔案管理水平

以人工管理為主要操作方式的紙質(zhì)檔案管理模式，很難實(shí)現(xiàn)高效率管理建設(shè)。在前期的檔案整理工作中，易產(chǎn)生偏差，如歸檔不及時(shí)、分類(lèi)錯(cuò)誤等，導(dǎo)致檔案資料的使用價(jià)值降低。檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，轉(zhuǎn)變了檔案管理模式，對(duì)提高檔案管理水平起到了重要作用。因此，科研院所應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高檔案管理水平，以滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理發(fā)展需求。

2.1 ? 轉(zhuǎn)變檔案管理模式，改善前期的檔案整理工作

檔案作為科研院所重要的信息資源，檔案的前期整理、后期開(kāi)發(fā)及管理利用要建立完善的工作機(jī)制，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。數(shù)字化檔案庫(kù)能夠擺脫傳統(tǒng)繁雜的工作模式，以數(shù)字化的信息形式，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效管理及開(kāi)發(fā)利用。因此，科研院所必須轉(zhuǎn)變檔案管理模式，改善前期的檔案整理工作。第一，由于檔案前期管理工作繁雜，科研院所應(yīng)建立數(shù)字庫(kù)，不斷優(yōu)化前期工作環(huán)境，通過(guò)數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)，不斷提升管理工作的效率。第二，科研院所要不斷拓展檔案管理空間，改善前期的檔案整理工作，以不斷滿(mǎn)足當(dāng)前科研院所檔案管理建設(shè)的需求。

2.2 ? 加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提高檔案管理水平

檔案管理規(guī)范化建設(shè)是提高檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。科研院所檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠形成規(guī)范化的管理機(jī)制;通過(guò)規(guī)范化的管理流程、操作程序，能夠確保檔案管理工作有序地開(kāi)展。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是當(dāng)前檔案管理建設(shè)的內(nèi)在需求，也是提高科研院所檔案管理水平的重要保障。科研院所要不斷優(yōu)化和調(diào)整各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，在工作程序規(guī)范化建設(shè)中不斷提高管理水平，以更好地為科研院所提供服務(wù)。

2.3 ? 構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案資源的利用率

數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，形成檔案資源體系，更好地提高檔案資料的管理及利用效率。首先，科研院所的檔案資源繁雜，建立檔案資源庫(kù)能夠更好地滿(mǎn)足檔案管理需求，提高檔案管理效率，也提高了檔案資源的利用效率。其次，檔案數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)管理模式，能夠在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上建立高效的工作機(jī)制，從而更好地滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理模式提出了更高的要求，科研院所要不斷適應(yīng)新環(huán)境，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)高效檔案管理建設(shè)，以更好地服務(wù)科研院所的科研工作。

3 ? ? 優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)

大部分檔案管理人員存在非科班出身、責(zé)任心不強(qiáng)等問(wèn)題，從而不利于開(kāi)展檔案管理工作。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)提高檔案管理質(zhì)量具有重要的意義。科研院所在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，要重視檔案管理工作，從人才隊(duì)伍的建設(shè)出發(fā)，不斷提高管理者的綜合素質(zhì)，以更好地適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的新環(huán)境，滿(mǎn)足檔案管理工作需求。

3.1 ? 強(qiáng)化檔案管理地位，提高工作積極性

科研院所具有特殊性，在開(kāi)展科研工作的同時(shí)只有不斷加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，才能更好地發(fā)揮檔案管理的重要作用。在數(shù)字化建設(shè)的大背景下，科研院所應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。第一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，在創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上，更好地適應(yīng)新環(huán)境，以數(shù)字化建設(shè)為依托，提高檔案管理效率。第二，轉(zhuǎn)變被動(dòng)的工作現(xiàn)狀，提高工作積極性。數(shù)字化建設(shè)強(qiáng)調(diào)檔案管理人員建立良好的工作機(jī)制，能夠主動(dòng)適應(yīng)新環(huán)境，以更好地提高檔案管理水平。第三，從數(shù)字化建設(shè)出發(fā)，培養(yǎng)具有計(jì)算機(jī)、檔案管理等綜合素質(zhì)的人才隊(duì)伍，夯實(shí)檔案管理的地位。

3.2 ? 提高檔案管理要求，優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)

檔案數(shù)字化對(duì)管理者的綜合素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了更高的要求，傳統(tǒng)單一的工作形式很難滿(mǎn)足實(shí)際工作需求，特別是隨著數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)，檔案管理人員要優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)信息技術(shù)知識(shí)學(xué)習(xí)。檔案數(shù)字化建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)上，要求檔案管理人員要具備良好的信息技術(shù)能力，能夠通過(guò)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)更好地適應(yīng)新時(shí)期的崗位環(huán)境。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)管理工作有了更高的要求，科研院所檔案管理者要不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的信息化水平。

3.3 ? 加快人才隊(duì)伍建設(shè)，提高管理者的綜合素質(zhì)

要提高檔案管理水平，科研院所必須加快人才隊(duì)伍建設(shè)，提高管理者的綜合素質(zhì)。第一，轉(zhuǎn)變思維管理，重視檔案管理建設(shè)，通過(guò)引進(jìn)高素質(zhì)的綜合人才，提高檔案信息化建設(shè)的水平。第二，制定教育培訓(xùn)機(jī)制，通過(guò)不定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以更好地勝任工作崗位。第三，建立健全激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)完善的考評(píng)體系，對(duì)檔案管理人員的工作質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并將考評(píng)結(jié)果與職務(wù)晉升、職稱(chēng)評(píng)定等掛鉤，從本質(zhì)上調(diào)動(dòng)管理者的工作積極性，以更好地適應(yīng)新環(huán)境。

4 ? ? 結(jié) 語(yǔ)

科研院所以信息技術(shù)為載體，構(gòu)建具有自身特色的檔案管理體系，是優(yōu)化檔案管理建設(shè)的重要抓手。檔案數(shù)字化是新時(shí)期檔案管理建設(shè)的發(fā)展方向，也是提高檔案管理水平的重要保障。科研院所檔案數(shù)字化建設(shè)的著力點(diǎn)在于做好以下3個(gè)方面的工作：一是優(yōu)化檔案管理環(huán)境，保證紙質(zhì)檔案的完整性;二是轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高檔案管理水平;三是優(yōu)化管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高管理者的綜合素質(zhì)，從本質(zhì)上確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利開(kāi)展。

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