新時期醫療設備檔案管理的難點及加強措施

劉翠花 呂梁市人民醫院

醫療設備是醫院在承擔醫療、科研、教學等各項職能時所使用的輔助器械；醫療設備檔案，是在購置、使用、維護和報廢醫療設備過程中所形成的具有一定價值的各類資料。為了充分發揮醫療設備檔案管理的價值，醫院管理者、檔案職能部門及相關人員應高度重視這項工作，采取有效舉措來提高醫療設備檔案管理的規范性和系統性，為醫療衛生事業發展提供源源動力。

一、新時期醫療設備檔案管理的重要價值

硬件是衡量醫院醫療衛生條件與醫療技術能力的重要指標，醫療設備檔案管理是醫院管理工作的核心內容，要將醫療設備檔案作為一項重要任務來抓。具體來說，醫療設備檔案管理工作具有以下重要價值：一是，有益于提升醫療服務水平。通過加強醫療設備檔案管理來實施嚴格規范的監管，遵循醫療設備的使用和維護要求來“用好”、“管好”、“維護好”醫療設備，提高病患診療的準確度和使用體驗，進而提高醫療服務質量；二是，有益于提高醫院管理效益。加強醫療設備檔案管理，便于規范醫療設備使用和操作流程，最大限度地降低醫療設備損耗、發揮醫療設備的診療功能，能夠使醫療設備創造更大的經濟效益和社會效益，進而提高醫院的管理效益；三是，有益于促進醫療技術發展。通過記錄醫療設備的使用經過，積累大量寶貴的使用數據等資料，使醫療設備研發者更清晰掌握醫療設備的使用情況，了解現有醫療設備在具體運用過程中的優勢和不足，并能夠更準確地把握下一階段的研發方向。

二、新時期醫療設備檔案管理中存在的若干難點

作為一項基礎性事務，醫院醫療設備檔案管理涉及到多個部門、各個環節，千頭萬緒、枝節龐雜，所以在具體實施的過程中難免會存在著一些障礙，只有找到癥結所在，方能厘清工作思路、理順多方關系，最終實現“撥云見日”：

(一)檔案制度有待完善

“無規矩，不方圓”，制度是各項事務的規范和標準，檔案制度的完善是醫療檔案管理得以理順的基礎與前提。當前，醫院檔案管理制度建設仍相對滯后于醫療設備檔案管理工作的實際需要：一是，缺乏對具體實踐的操作指導。醫療設備檔案管理工作主要以《檔案法》等相關法律為重要依托，但沒有專門的、具體的、細化的操作細則，導致一些實踐工作沒有有效指導；二是，醫療設備檔案管理工作漸趨復雜。醫療設備檔案管理本身就是一項涉及到醫院方方面面的工作，再加之，現代醫療技術飛速發展，醫療設備的種類持續增加、應用領域不斷拓展、科技含量不斷提升，使得醫療設備檔案資料繁多，在篩選、整理和歸檔方面需要付出更多努力，否則就會導致資料散亂、缺損和丟失等現象[1]。

(二)隊伍建設仍需加強

檔案管理人員是醫療設備檔案管理工作的具體執行者，因此，檔案管理隊伍素質是醫療檔案管理質量的決定要素。當前，醫院等醫療衛生機構乘醫療衛生事業發展的東風，各方面工作都在不斷進步中，但廣大群眾對健康衛生服務的需求也在不斷增加，導致雖然醫療設備現代化的程度愈來愈高，醫院所負擔的診療工作卻仍十分繁重，醫院一線工作人員相對緊缺，檔案管理工作多由一些其他部門人員兼任，非專業性的隊伍自然難以保證醫療檔案工作質量。

(三)管理設備尚待更新

管理設備是醫療檔案工作的物質基礎，尤其是在檔案信息化發展的大時代背景下，醫療設備檔案管理的設備必須要跟得上時代步伐。但當前醫院事業處在上升期，各方面的經費投入都十分迫切，發展資金十分緊張，導致投入在檔案管理方面的比較有限，檔案管理設備更新換代相對滯后，部分醫院檔案管理雖然已經配備了基本的信息化設備，但軟硬件的更新升級速度都比較緩慢，其他因資金投入不足、設備老舊等導致的問題也相對較多。

(四)監督評估力度較弱

監督評估，即從上一層級的全局視角對醫療設備檔案管理工作進行監管，具體包括審計、評估和整改。監督評估是一項嚴謹、周密和細致，以確保醫療設備檔案管理規范、科學和高效的運行，但當前醫療檔案監督評估工作本身存在周期長、偏重結果、不夠細致等弊端，關注點又主要集中在是否存在經濟腐敗行為方面，對于醫療設備檔案管理是否科學規范，在醫療設備的管理、使用和維護方面的作用較小并未給予足夠重視，這也在一定程度上降低了醫療檔案管理工作的能效。

三、新時期加強醫療設備檔案管理的有效策略

任何事物都是在曲折中前進的。當前，醫院設備檔案管理工作愈發受到重視，也呈現出持續上升的良好發展態勢，為了加強醫院資產的科學維護與高效利用，切實提升醫療服務技術和能力，醫院管理者、檔案職能部門和相關人員應針對現有醫院醫療設備檔案管理工作中存在的一些實際問題進行研究和探討，建議可以嘗試以下幾點策略有針對性地加以解決：

(一)強化檔案管理意識

“意識是行動的導向”，強化檔案管理意識是破解醫療設備檔案管理困局的鑰匙。檔案管理是一項基礎性事務，需要全院上上下下、多個層級和部門、多方力量的共同參與，要高度重視對全院檔案管理意識的強化：一是，醫院領導高度重視，將檔案管理工作納入到醫院年度工作計劃之中，給予檔案管理以應有的重視和支持，加強對檔案管理工作的日常監督和評估，配合上級部門的各項監督審查工作；二是，職能部門將檔案管理納入到日常的具體工作范圍之內，強化部門職工的歸檔意識，要做到“使用有記錄，資料及時歸檔”，為檔案職能部門工作提供更多幫助；三是，醫療設備檔案管理職能部門加強宣講工作，及時普及檔案管理常識和規則，使其他職能部門明確檔案工作的流程和標準。

(二)完善檔案管理制度

制度，是具有一定約束效力的準則、規范和章程。醫療設備檔案管理制度必須要順應當前我國醫療衛生事業發展的整體趨勢，滿足醫院自身發展的現實情況，響應廣大醫護人員和病患的實際要求。“發展始終在路上”，醫療衛生事業前行的腳步堅定有力，為了更好地迎接時代的挑戰，切實優化醫療設備檔案管理的整體流程，規范醫療檔案管理的具體行為，做到檔案管理工作“有法可依”、“有章可循”，就必須建立一整套完善的管理制度。建議圍繞《檔案法》，結合醫療檔案管理實際，制定相應的檔案管理細則，并交由職代會進行審議，為具體實踐提供重要指導。

(三)加快管理信息化進程

“工欲善其事，必先利其器。”信息技術是醫療設備檔案管理的重要工具。信息技術是當今時代最重要的科技成果之一，是引發人類社會各個領域變革的強勁動力。醫院檔案管理部門應在提高現有檔案管理信息設備的利用效率的基礎上，盡量爭取更多的資金和技術支持，引入先進的現代信息技術來加強檔案管理的技術實力，架構醫院檔案信息的立體平臺，建立醫療設備檔案管理信息資源庫，切實提高醫院檔案的質量和管理水平，充分保障檔案信息的高效利用和安全性，為醫療衛生事業發展提供更多信息資源支持[2]。

(四)提高管理人員素質

人是事物發展中至關重要的要素，人員素質是檔案管理工作得以順利實施的有力保障。一方面，應高度重視對檔案工作隊伍的培養和錘煉，提高檔案工作人員的入職門檻，聘請專業的檔案管理人員；另一方面，也要加強對檔案管理人員的培訓工作，定期聘請專家進行講座，為他們提供更多學習和提升的機會，提高相關工作人員的業務素質和工作水平，提高檔案管理的質量和效度。

現代醫學科技的飛速進步為醫療事業的發展提供了重要的技術支持，各種類型的醫療設備被更廣泛地應用到臨床診療中，加強醫療設備檔案管理工作十分必要。醫院管理者、檔案職能部門及相關人員應充分認識到這一點，結合醫療設備檔案管理的具體任務和相關要求，針對現有醫院醫療設備檔案管理工作中存在種種不足，采取有效舉措進行完善和改進，以提升醫療設備的維護和使用效率，為助力我國醫療衛生事業的進一步發展做出不懈努力。