淺析當前事業單位檔案的數字化管理

孫謙媚

摘 要：本文著重分析和探究在全新的時代背景下事業單位的檔案數字化管理的相關內容，希望為事業單位的檔案管理工作提供一定意義上的參考和借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化

當前，我國事業單位在檔案管理的過程中，已經取得了很大的進步，在信息化建設方面有了不錯的進展，但是在具體的數字化檔案管理過程中還存在著一定程度上的問題，例如，檔案的信息容量比較大，現在的技術設備跟不上檔案數量的發展需求，相關的檔案保管人員缺乏安全意識，在專業技能和職業素養方面還有很大的進步，在查找的效率方面也比較低下。伴隨著信息化技術的逐步推廣和普及，我國的檔案管理工作也要進一步與時俱進，使自身的檔案管理效率有效提升，進一步實現數字化信息管理。特別是對于事業單位而言，要有效適應這樣的時代發展節奏，進一步有針對性的結合自身的管理需求，使事業單位的檔案管理與數字化技術有效融合，確保檔案管理效率從根本上實現質的提升。

1 事業單位檔案數字化管理的主要作用

1.1 在很大程度上有效提升事業單位的經濟效益

在伴隨著我國社會主義市場經濟的大好發展形勢下，一般事業單位的信息存儲量也變得越來越大，而在辦公方式和管理方式方面還是比較落后的，在各個方面都處于滯后的狀態，這樣就給信息量的管理和存儲造成很大的負面影響。傳統意義上的檔案管理方式，通常情況下采用的是紙制的方式，而且管理形式通常都是粗放式的，要想使檔案管理的效率有效提升，就需要耗費巨大的辦公費和相關的管理費用，也造成人力資源的極大浪費，這樣給事業單位增加了巨大的成本投入。而新時期事業單位檔案管理較傳統的檔案管理相比較，在很多方面都有比較大的優勢，當前采用的是機讀檔案，這樣不僅僅為事業單位節省了較多的管理費用，減少了很大一部分的空間位置，而且在查閱的過程中更加快捷便利。如果有部門或者有關人員需要使用檔案，也不需要進行檔案資料的復印，這樣能夠減少紙張的浪費，在人力資源和資本投入方面也有效節省了成本，從某種程度上來說，促進了事業單位的經濟效益有效提升。

1.2 在很大程度上促進檔案利用率有效提升

傳統意義上的檔案管理模式，通常情況下都是用紙質來保存和管理檔案的，把檔案記錄在紙質上面進行保存，然后放到檔案保管室中，這種保存方式在很大程度上實現了檔案的有效保存，但是所帶來的問題也比較多，而且在現實保存的過程中，在數量眾多的檔案中進行查找和利用的時候，效率就變得比較低下，浪費了很多時間，這樣對于檔案的利用率也造成極大的降低，最新的數字化模式管理事業單位的檔案，使管理更加高效，節省了查找的時間和精力，使利用效率有效提升。

1.3 最大限度保管和保護庫存檔案實 體安全

因為傳統意義上的檔案保存方式，管理成本特別高，紙質檔案十分脆弱，容易受損，紙張方面容易發黃，發粘，變脆，目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。及時有效的實現事業單位檔案數字化管理，可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限 度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，在最大程度上有效確保檔案實體安全。

2 事業單位檔案的數字化管理中存在的問題

2.1 缺乏專業的檔案管理人員，在綜合素質方面有待提升

目前，我國事業單位的檔案管理人員大多數都是各個機構編制委員會辦公室的人員兼任，人員素質參差不齊，在綜合素質方面還有很大的進步空間。他們也沒有經過系統完整的培訓，對于檔案工作缺乏深刻的認識，檔案專業出身的人員更是少之又少，知識結構不科學合理，對于相關的數字化技術和信息化技術等方面的知識比較貧乏，高層次的檔案專業人才嚴重缺乏，這一系列的情況都在很大程度上嚴重制約著事業單位檔案管理的質量和檔案管理水平。

2.2 對檔案管理工作重視不夠，檔案管理的安全意識淡薄

因為在事業單位的管理工作中，檔案管理的相關人員在某種程度上也擔任別的職務，所以對檔案管理往往不夠重視，而且因為時間有限，在管理上往往會出現很多的漏洞和不足，如果這些漏洞和不足沒有得到及時有效的解決，久而久之就會造成十分重大的問題，給事業單位檔案數字化管理的推進造成巨大的阻礙，也使事業單位的可持續發展受到極大的負面影響。同時，他們對于檔案的安全性也缺乏認識，這使檔案的安全穩定性造成巨大的風險隱患。

2.3 檔案材料缺失情況嚴重，管理體制不夠健全

由于管理上的漏洞和不足，使事業單位在登記和管理檔案的過程中，有檔案缺失的情況，并且這種管理機制不夠健全，導致這種情況更加嚴重，甚至惡化。這樣的情況就導致檔案無法真正體現出事業單位的真實發展情況，不能夠發揮出檔案所具備的價值，也無法真正意義上為公眾提供切實有效的服務。

3 當前事業單位檔案的數字化管理的相關措施

3.1 事業單位檔案數字化的主要環節

通常意義上，我們所稱之為的數字化主要指的是通過計算機技術把模擬信號有效轉化成數字信號的一種處理過程。針對事業單位中的紙質檔案數字化管理就是通過先進的掃描儀或者數碼相機等相關的設備，對于紙質檔案展開有針對性的數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能夠得以最大程度的準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業對檔案利用的需求。其中紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

3.2 數字化采集工作

有針對性的利用掃描儀將各類文檔掃描錄入，生成電子文檔。如果有大量A4、A3文檔掃描，需要采購A4、A3高速掃描儀。如果有大量A4文檔，A3文檔量并不大，可采購A4高速掃描儀和快速平板A3掃描儀，如果用于平常辦公文件掃描，購置普通平板掃描儀即可。這樣可以有針對性的根據實際情況在很大程度上節省很多成本，對于各方面的資源都能夠有效的節約。

3.3 數字化管理

利用計算機對掃描后的圖像信息實現一系列與之相對應的處理，通過互聯網技術實現切實有效的互傳和共享，使檔案管理實現網絡化數字化的形式，并且利用專業檔案管理軟件實現所有文檔的系統化科學管理，并建立信息數據庫。同時，對于數字信息進行存儲。大量數字信息產生后，存儲和安全問題是至關重要的，這就需要與之相與對應的存儲設備來切實有效的解決這個問題。在這個過程中所需要的設備包括移動硬盤、磁盤陣列、光盤庫、格式、安全設備等。

4 結語

綜上所述，伴隨著信息化技術的逐步發展，事業單位計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術也實現了很大的突破，分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的方式存儲，以網絡化的方式互相連接，事業單位檔案的數字化管理必將實現更大的發展，從根本上為人們的經濟和社會生活發展提供更優質的服務。

參考文獻

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