淺談港口航道工程檔案管理存在的問題及對策

白雪

摘 要：港口航道工程檔案管理是對工程設計、施工以及維護工程中的重要資料匯總，通過開展檔案管理工作有利于幫助建設單位、監理單位以及設計單位對相關數據進行參考和應用。本文主要針對港口航道工程檔案管理存在的問題及對策展開介紹，文章中首先介紹了港口航道工程檔案管理中存在的問題，然后介紹了完善建筑工程檔案管理的措施，最后針對本文做了總結。

關鍵詞：工程檔案管理；問題；對策

港口與航道工程主要做的工作是為了對港口與航道的相關配套設施進行新建或者改建等，進而所開展的一系列施工、設計、安裝以及維護等各種技術工作。港口航道工程檔案管理是對工程設計、施工以及維護工程中的重要資料匯總，通過開展檔案管理工作有利于幫助建設單位、監理單位以及設計單位對相關數據進行參考和應用。并且通過檔案管理，能夠對整個生命周期中的相關數據進行整理、分類和采集進而使得項目工程與數據之間保持同步性。港口航道工程檔案管理工作存在于方方面面，對其開展檔案管理工作對于對工程質量的全面鑒定有著很重要的價值。港口航道檔案管理工作是建筑工程管理中的基本工作之一，該工作的實施對于推動工程管理工作健康發展尤其推動性作用。不過就當前情況來看，我國港口航道檔案管理工作方面存在的問題依舊比較多。

1 港口航道工程檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄，基礎管理工作薄弱

當前港口航道檔案管理方面普遍存在的現象是管理意識比較淡化，電子化檔案管理技術還沒能完全在實際檔案管理工作中得到落實。這樣一來就會導致一些工程建設單位對于檔案管理方面了解程度比較低，從而使得檔案管理工作與基礎建設工作相比顯得明顯落后。另外，由于其自身所具備的復雜性，并且港口航道工程自身存在非盈利性的特點，所產生的經濟效益也不是很明顯，因此很多工程建設部門往往會將主要精力投放在項目建設進度方面，對于工程檔案管理工作顯得不夠重視，并且消極對待存檔管理工作，這樣一來就會使得很多時候項目工程快完工時，相關人員才開始忙于處理檔案管理方面的工作，以此來應付上級部門檢查。

1.2 檔案管理專業性人才匱乏

目前，很多從事港口航道檔案管理工作的人員并不具備很強的專業性，這些人基本上沒有經過專業化培訓，因此關于這方面的理論知識以及管理經驗等都比較匱乏，甚至有的單位聘請一些兼職人員處理該任務。隨著當前社會不斷朝著數字化方向發展，很多傳統的紙質文檔都開始被各種電子化文檔所取代，而目前我國非常缺乏了解電子文檔管理方面的人才，很多工程項目所采用的管理模式還是以傳統管理模式為主，這種管理模式不但效率比較低，而且也比較費時費力，對工程建設的驗收質量造成嚴重影響。再加上工程建設檔案管理方面的人員素質不夠高，管理思想比較傳統化，管理人員的整體收入水平也偏低，檔案管理人員也普遍缺乏敬業精神以及責任心。

1.3 歸檔的真實性和完整率有待

根據相關數據資料得知，我國建筑工程行業檔案管理效率普遍還比較低，僅僅為20%左右。其原因一方面，很多工程建設單位未能嚴格按照制度要求來執行，從項目立項開始一直到最后的竣工階段，負責檔案管理的人員對于檔案保存、收集以及整理等工序重視力度比較偏低，進而導致檔案管理工作變得無序化，甚至出現很多檔案文件亂擺放等現象，導致最后查找資料過程中出現困難。另一方面，負責方案管理的人員個人業務水平不足，并且對于檔案管理工作的責任心也比較差，從而使得檔案的完整率提不高。

1.4 檔案資料失真問題

港口航道工程單位對于檔案方面的重視力度普遍比較低，進而使得檔案管理人員在對檔案編制以及錄入過程中存在明顯形式化現象，實際信息與檔案資料上面的信息偏差度比較大，對于相關數據的測量以及記錄等都存在誤差。港口航道工程單位負責檔案管理的人員要么是一些只懂檔案編制的人，要么是一些只懂施工的人或者只懂信息管理的人，檔案管理人員的綜合能力得不到提升，進而導致在對港口航道工程檔案的分類方面容易出現混淆現象，并且也經常會出現數據填寫不完整現象等，進而降低了檔案資料的可利用價值。

2 完善建筑工程檔案管理的措施

2.1 不斷強化檔案管理意識，健全檔案管理制度

在工程建設項目中，工程檔案管理工作一直都扮演著很重要的角色，對此，作為檔案管理人員，一定要不斷提高自身的檔案管理意識，清楚認識到檔案管理工作的重要性，建立其良好的工作態度，增強自身在檔案管理工作方面的責任心。從各個項目部門的主管一直到基層負責人都應該要對檔案管理工作給予高度重視，從思想上面建立其真確的意識，努力落實檔案整理、收集以及編制等工作，對各個部門的責任工作進一步明確，進而對相關部門做好監督工作，避免出現檔案管理工作落后于項目建設的現象。此外，還需要對檔案管理工作進行定期檢查，確保檔案管理資料的完整性，避免資料隨意丟棄，將檔案管理工作作為重點項目管理內容，進而使得建設單位檔案管理意識不斷加強，使得檔案管理工作效率能夠全面提升。

2.2 加強培訓，提高隊伍素質

為了確保檔案管理工作能夠良好的適應社會發展需求，工程建設單位還需要針對檔案管理人員開展培訓工作，使得檔案管理隊伍整體素質水平得到提升，將檔案管理人員的考核工作嚴格落實下去，努力將實踐和理論之間結合起來，工程建設單位通過為檔案管理人員開展一系列培訓實踐活動以及專題講座等，進而使得這些人員的綜合素質得到提高。此外，還需要進一步做好對檔案管理人員的激勵工作，通過制定一系列的激勵制度來使得檔案管理人員的積極性得到提高。

2.3 發揮工程檔案的有效價值

通過開展港口航道工程檔案管理工作，主要是為了對工程建設服務方提供更好的服務，而并不是為了用來應付上級部門檢查。因此，為了提高檔案管理工作的質量水平，一定要對其進行系統性的規劃和考核，使得檔案管理工作能夠更好的為工程建設方面提供服務。目前，檔案管理工作的標準化以及規范化越來越強，項目建設單位需要將檔案管理工作規劃到項目管理當中，通過建立相應的制度，并努力將責任落實下來，進而保證檔案管理工作與項目規劃工作同步進行， 并通過采取各種規范化、科學化的手段來將檔案管理工作的真正價值發揮出來，從而保證項目工程檔案管理水平得到提升，促進各項工作順利開展。

2.4 交通工程檔案管理規范化實施

港口航道工程檔案管理工作質量的提高需要建立在規范性的管理流程以及科學的管理制度等方面，在對項目檔案進行動態管理時，首先需要將當前的檔案管理制度結合起來，同時還要與單位的實際情況相結合，進而對歸檔流程以及檔案管理分類進行科學確定，并對相關數據資料進行跟蹤檢查，使得檔案信息編制與工程建設之間保持同步進行，針對其中出錯的環節及時對其進行糾正，進而使得資料的準確性以及真實性能夠提高。

3 總結

通過此次分析得知，當前我國港口航道工程檔案管理工作方面還存在著不少問題，比如檔案管理意識淡薄、檔案管理專業性人才匱乏、歸檔的真實性和完整率有待、檔案資料失真問題等，這些問題的存在勢必會對當前檔案管理工作造成影響。對此本文同對港口航道工程檔案管理存在的問題及對策展開研究，對于提高港口航道工程檔案管理的責任感以及提升港口航道工程檔案管理質量水平有著很重要的意義。

參考文獻

[1]馬金鵬.檔案管理存在的問題及對策分析——昆明市市級機關檔案業務指導工作實踐[J].云南檔案，2018（12）：53-55.

[2]劉群.“互聯網+”時代高校檔案管理信息化建設中存在的問題與對策[J].科技經濟導刊，2018，26（35）：22.

[3]胡康林.突發事件檔案管理存在的問題及對策研究——以四川地震災害檔案為例[J].檔案天地，2018（12）：36-39.