醫院科研檔案規范化管理現狀及建議

謝金菊 陳錦娥

摘 要：醫學科研檔案是醫學科技知識的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術等科技信息，是一種豐富的信息資源，是實施醫療、教學、科研工作的重要依據。對醫院科研檔案進行規范化管理是提高醫療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件。本文從醫學科研檔案的特點、現狀以及存在的問題談起，通過在工作中的體會，提出改進和加強醫院科研檔案管理的建議。

關鍵詞：醫院；檔案；管理

醫學科研檔案是醫學科技知識的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術等科技信息，是一種豐富的信息資源。醫院的科研檔案是醫院科學檔案的重要組成部分，是醫院醫學科學研究活動中形成的，具有保存價值的文件材料，同時也是醫院開展科研活動的真實記錄，是醫院科學技術儲備的重要形式，是實施醫療、教學、科研工作的重要依據。對醫院科研檔案進行規范化管理是提高醫療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件。科學的規范化管理科研檔案，為醫學科技創新提供有效服務，對促進醫療衛生事業的發展十分重要。

1 醫學科研檔案管理與醫院檔案管理

醫學科研檔案是醫院科技人員在從事與醫學相關的研究活動中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細過程。作為醫學科學研究的載體，醫學科研檔案蘊含著大量的科研成果、科技專利、高新技術等科技信息，對科研工作的先進性、科學性及使用價值的鑒定起著十分重要的作用。

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富。加強對這一信息資源的管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。根據醫院發展的特點和需赤，加強醫院檔案的科學管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案不僅涉及醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民

群眾就醫看病的醫療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加強醫院檔案在醫院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點，都是作為保管檔案的一個載體。但是，科研檔案管理不同于醫院檔案管理，兩者的服務對象和服務目的不盡相同。

2 醫院科研檔案管理存在的問題

2.1 重視不足，管理意識不強

醫院科研人員往往只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，對科研檔案的重要性認識不足。由于醫院的科研發展終將經歷由量到質的過程，在醫院追求項目數量的過程中往往忽略了對項目的過程管理。科研管理人員缺乏對其科研檔案的管理意識，導致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開展起來非常困難，科研檔案質量差、科研材料收集不全現象非常頻繁。科研材料的收集不全，也影響了科研檔案管理工作的正常有效開展。

2.2 檔案管理制度不夠健全

目前，大部分醫院都沒有專門的科研檔案管理制度，很多醫院的科研檔案管理還處于一種“無人管”的狀態，對哪些材料應歸檔、應什么時候收集整理，各種補救措施等問題都沒有統一的制度規定，也沒有一個健全的科研檔案管理制度，并且在科研檔案管理方面缺少一些行之有效的制約手段，使得科研檔案管理始終處于不完整歸檔和零散保管狀態。主要表現在：一是部分被借閱用來評職稱或者評獎的原件材料不能歸還，造成醫院科研檔案不能系統完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態；二是由于缺少科研檔案歸檔的監管制度，使得項目負責人在科研項目材料歸檔內容方面隨意性較大，致使歸檔的科研材料殘缺不全，影響其再利用和科研檔案管理工作。

2.3 缺乏相應的硬件管理設施

醫院普遍存在重臨床輕管理的現狀，職能部門的辦公場所往往較小，硬件設施的不足，大部分職能科室沒有專門的檔案存放地點，從而造成科研檔案的不完全和科研檔案資料的流失。主要表現在：一是缺乏專業的或者未經過專業培訓的科研檔案管理人員，使科研檔案管理不能從一個較高的層次進行管理。二是缺乏專用的統一的檔案保管設施和現代化設備，從而不能長時間地保存和進行科學化編排利用科研檔案，也為科研成果的轉化開放再利用帶來很大的難度，影響了科研檔案立卷工作。

2.4 檔案人員知識水平不高

檔案專業出身人員較少，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形式下的檔案事業發展。

3 加強醫院科研檔案管理的建議

3.1 加強檔案法律法規宣傳各部門的協調作用

加強檔案法律法規宣傳，提高全員檔案意識保證科研檔案的完整性、系統性、規范性，僅靠檔案管理人員單方面的努力是難以完成的，它需要各方面的理解、支持和配合。因此，檔案管理人員要利用各種形式、渠道，向各級領導和科研人員大力宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和科研檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性，爭取各級領導的支持和有關管理部門的配合，增強科研人員自覺歸檔的意識，使整個單位從上到下都認識到，做好檔案工作是保護國家和本單位真實歷史記錄的一項重要任務，認真將科研材料歸檔是科研人員的職責和義務。

3.2 加強制度建設，實現集中統一管理

根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統一管理是實現醫院科研檔案有效管理和規范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發展的必然趨勢。制定和完善行之有效的醫院科研檔案形成和歸檔的各種規章制度，對醫院科研檔案的收集、整理、保管、利用、統計、保密、銷毀、移交等做出具體規定，制定詳細、易操作的歸檔范圍，出臺科研檔案收集的獎懲制度等，明確科研管理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任。同時，采取多種形式的宣傳，讓科研人員充分了解科研檔案歸檔范圍，在科研活動中予以高度重視，密切配合，把材料歸檔作為科研日常工作的一部分，切實做好科研檔案管理工作。

3.3 加強業務培訓，提高檔案人員的素質

醫院要將檔案人員的培養納入醫院培訓計劃，采取多種形式開展業務培訓，全面提高他們的業務素質。同時，檔案人員也要加強自身學習，不僅要加強檔案方面的專業知識的學習，還要學習一些其他相關學科的知識，如計算機應用基礎知識、網絡技術知識、數字化技術知識及相關的醫學知識，不斷提高自身的業務能力和水平。

3.4 建立獎懲機制

將科室的檔案管理與年終考核掛鉤，對各臨床單元的科研檔案開展檢查與督查，以考核促管理。對科研人員，在科研課題啟動時，科研管理部門可將一定比例的科研經費預留下來，作為課題組收集、整理、上交科研檔案歸檔材料的保證金。一個項目完成后，課題組在規定的時間內上交全部歸檔資料的，保證金如數下發。如不能按期上交全部歸檔資料的，則扣除其繳納的保證金。以此加大科研管理部門對課題組上交歸檔材料的控制力度，增強課題組的歸檔意識和緊迫感。

3.5 創新管理理念，提高醫學科研檔案管理水平

樹立科研檔案利用的創新意識，充分發揮檔案作用，實現檔案自身價值，做好科研檔案信息資源的開發、編研工作，為廣大科研人員開展醫學研究提供最新的科研信息資料，避免不必要的人、財、物的浪費，減少研究過程中的迂回和重。其次，通過對科研檔案的綜合和歸納，為醫院的決策群體提供決依據，在制定科研投入、醫院資源搭配實施必要的傾斜和扶持時做出合理與正確的決斷。再者，通過醫學科研成果的借閱，將各科研成果進行推廣應用，直接使患者受益，充分體現檔案信息的社會效益和經濟效益。

3.6 運用現代化管理手段為臨床科研服務

醫院科研檔案工作的根本目的是滿足科研人員對檔案利用的需要。在現代科學技術飛速發展的時代，科研檔案管理僅靠傳統的手工操作已難以滿足科技發展的需要，只有將計算機、復印機、數碼相機、多媒體等先進技術和設備應用到科研檔案的收集、整理和加工中去，才能使科研檔案管理更迅速、準確，同時要進一步改進檔案存儲和檢索方式，采取電子文檔、照片、病理切片標本等多種形式的存儲，并利用計算機等工具，提供高質量、高效率的科研檔案檢索，提高科研檔案的管理水平，做好服務工作，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫院科研事業日益發展的需要。

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作者簡介

謝金菊（1981-），女，湖北荊門人，副研究館員，碩士學歷，從事科研管理工作。

通訊作者簡介

陳錦娥（1977-），女，湖北荊門人，從事科研管理工作。