淺談信息時代背景下的檔案管理探討

閆新峰

摘 要：隨著社會的不斷的發展，信息技術在我國的日常工作的開展中應用十分廣泛，無論是哪個行業都較多的應用了新的科學技術進行管理，對于傳統的檔案管理工作，信息技術的出現解決了以往的檔案管理的部分困難，信息化的檔案管理是未來的發展趨勢，能夠有效的提升對于檔案管理的工作效率和工作質量，同時信息化的檔案管理可以增加信息安全，便捷信息檔案的共享，因此越來越多的檔案管理注意到信息技術，本文就如何進行信息化檔案管理進行簡要的分析。

關鍵詞：信息化；檔案；管理

進入信息化的時代，工作的開展離不開信息技術，信息技術的出現極大的方便了各個行業的工作，檔案管理工作在傳統的工作方式下開展已經滿足不了社會和企業的需要，需要更高效的管理方式，因此在未來的檔案管理中進行信息化技術管理是必然結果，只有更加的科學運用新技術，才能推動社會的進步和發展。

1 重視檔案信息服務觀念的創新

傳統檔案的使用在新社會環境和信息化的社會中受到極大的限制，檔案管理作為一項關鍵的管理工作，要想充分的做好檔案管理工作需要解放和改變管理思路，使用新的技術進一步的提升信息化檔案的管理，開展多層次多領域的信息檔案管理，從而使得信息化檔案管理更加的突出。

在新的社會發展背景下，信息技術已經成為主流要素，檔案管理部門需要跟隨社會的發展腳步，充分的建立起信息化檔案，檔案管理部門需要重新審視目前檔案管理在信息化背景下所受到的影響，才能更加積極的轉變檔案管理落后觀念，進而推動檔案管理向信息化靠攏，隨著社會的經濟的變化，檔案需要更加的方便共享，利用信息化技術可以有效的提升檔案的共享作用，社會的發展和進步使得人們對于當前的傳統檔案管理心存抱怨，對于檔案的管理也是希望能夠可以更多的進行共享，所以利用信息化的管理模式可以有效的解決這一矛盾，為更多的人群提供信息檔案共享便利，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現。

2 強化檔案信息服務體系的構建

隨著社會的發展，檔案的數量在急劇增多，對于檔案管理的要求也在不斷的發生改變，傳統的檔案管理模式已經滿足不了社會的發展需求，但是人們逐漸認識到檔案管理在日常生活中所起到的作用，因此做好檔案管理的工作迫在眉睫，檔案管理的工作主要包括檔案的分類整理，檔案的標識從而方便人們后期的查閱。信息化技術的出現使得檔案管理工作有了新的發展趨勢，信息技術可以儲存大量的信息，從而保證了檔案能夠得到科學的管理。

在進行信息化檔案管理體系建設過程中，首先需要建立檔案信息資源模式，通過對于當前的檔案進行信息化處理，形成信息化模式的信息檔案，從而保證后期的檔案統一信息化管理工作的開展。其次是各個地區建立起獨有的綜合檔案管理體系，這樣可以方便后期的資源共享，同時也能極大的方便信息檔案管理工作的開展，從而保證在信息化檔案管理模式下的嚴謹性，方便檔案的統一運用和管理，以利于提高檔案信息開發國際問題的經濟效益和社會效益。

信息化管理檔案的工作模式需要建立檔案數據庫，數據庫作為檔案管理的工作核心，信息化的發展使得網頁技術可以利用在檔案管理的工作中，加強各地區的局域網建設，通過建設局域網可以使得各個部門及時進行檔案的上傳和分析，使得檔案管理工作能夠高效的開展，

3 完善網絡化信息化管理

信息化檔案管理工作技術在我國的實施過程中尚存在技術等不足，因此在進行信息化檔案管理需要充分的解決外圍環境的不利因素，雖然信息化管理模式有著諸多的益處，但是由于網絡信息環境混亂，對于做好檔案的保護工作也需要重視，檔案的安全離不開網絡安全的防護，因此在進行信息化檔案管理工作需要充分的進行網絡信息檢測，加密技術處理，信息認證等措施，進而保證檔案管理工作不被侵犯。信息技術的出現往往是把雙刃劍，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網絡化建設順利實施。

加大信息技術的引進，在進行檔案管理中所面對的環境和工作內容也是十分繁多，多重技術的引進可以提升對于檔案的原保存度，進而防止出現因為信息數據出現偏差造成較大的損失，同時多技術的管理可以提升檔案的管理安全，確保信息檔案的安全性。其次就是建立起信息檔案管理制度，傳統的檔案管理制度不能完全符合信息檔案管理的工作模式，因此需要建立起符合條件的制度要求，一方面可以規范信息檔案管理人員的工作步驟，同時也能保證檔案能夠在制度下規范的操作。同時也能避免與之不相干的人接觸檔案管理工作，也是對檔案的一種保護。

為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。安全性方面的建議。數字化的檔案在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。

4 重視檔案信息化人才隊伍的建設

檔案信息化建設是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；其次要根據檔案室人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長。檔案管理是嚴謹而又具體的工作，不是某一部門的工作，也不是單靠幾個技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。所以我們必須加快電子檔案的現代化建設管理進程，統籌兼顧，抓住關鍵環節，為公司發展歷程記錄下每一筆，更好地為公司的長遠發展服務。

5 結束語

檔案管理工作的開展需要跟隨社會的發展所變化，檔案數量在社會的發展中也會不斷的上漲，這就需要我們檔案管理引用新技術，從而推動我國的檔案管理的健康長遠發展，信息化技術的出現有利也有弊，好處是它可以極大的方便了信息檔案的管理和整理工作，當然由于信息環境的復雜，導致做好檔案的安全防護工作也是十分關鍵的，總之信息化環境下，將信息技術應用到檔案管理的工作是未來的發展需求。

參考文獻

[1]宋春雨.信息時代背景下檔案管理工作的創新發展新格局[J].辦公室業務，2018（13）：70.

[2]王小潔.信息時代背景下檔案管理創新與發展的必要性及其意義[J].財會學習，2017（14）：194.

[3]王倩.基于信息時代背景下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2017（14）：103.

[4]王愛華.信息時代背景下檔案管理的創新探索[J].辦公室業務，2016（13）：56.