淺析環衛檔案管理工作中常見問題與對策

江祖祥

摘 要：隨著人們對環境要求質量的提升，環衛檔案管理工作逐漸受到更多人的重視。與此同時，隨著網絡技術和信息化技術的發展，環衛檔案工作出現了較大的變化，在這種情況下，要強化環衛檔案管理工作，從而促進環境衛生事業的健康發展。

關鍵詞：環衛檔案；管理；問題；對策

隨著社會的發展和不斷進步，在環境衛生方面獲得了很大的進步，這對環衛檔案管理工作提出了更高的要求。在現實工作中，環衛檔案管理仍存在業務水平參差不齊、信息化程度較低、管理方式不規范情況，對環衛檔案管理工作的正常開展產生很大影響。筆者根據實際工作和學習經驗，對當前階段環衛檔案管理存在的問題進行分析，并提出相應的解決方案，希望對提升環衛檔案管理工作有積極意義。

1 環衛檔案管理工作中常見問題分析

1.1 檔案管理人員業務水平有待提高

從當前情況來看，由于受到單位編制等限制，環衛隊伍老齡化非常嚴重，造成環衛檔案管理工作人員專業素質參差不齊、學歷普遍較低，專業科班管理人員相對較少，受專業培訓的管理人員只在少數，操作現代管理系統的工作人員微乎其微。另外，一些工作人員工作散漫，工作態度不積極，自身不加強專業知識和相關技能的學習和培訓，對于歸檔工作呈現出盲目性和隨意性，分檔時也不詳細、不明確。這樣造成了檔案管理工作的混亂，甚至出現檔案丟失的現狀，這都是目前環衛檔案管理工作中不得不面對的問題。

1.2 管理方式不規范

很多城市在環衛檔案管理上重視程度不足，造成總體管理方式不夠規范，具體表現在檔號不夠規范和標準、案卷標題不統一、案卷缺少卷內目錄、組卷混亂等方面。不僅如此，在環衛檔案管理材料方面存在很大的不足，在管理過程中不夠嚴格，常常出現存在檔案收集不及時的現象，不能將有價值的數據資料快速歸檔，錯過了資料收集的最佳機會，造成大量原始數據遺失，不能保證環衛檔案的完整性，也失去了環衛檔案管理工作的重要意義。所以檔案管理工作的規范性、準確性和及時性是非常重要的。

1.3 信息化管理程度不高

一方面，環衛檔案管理人員沒有充分體現電子檔案的作用，對于現代電子設備和科技知識的應用存在很大的不足，電子文件檔案對計算機應用要求較高，信息化檔案管理可以提升檔案的使用效率和傳輸速度，同時易于保存，傳統的檔案管理方法無法體現出這些優勢，造成環衛檔案的管理和綜合應用受到一定的限制。另一方面，在檔案信息開發方面略顯不足。整體而言，各個基層環衛檔案管理方面相對獨立，不能進行有效的信息共享，總體上造成檔案綜合利用率較低，無疑影響了檔案管理的整體效果。

1.4 管理制度不完善

從當前階段來看，環衛檔案管理制度不夠完善，只是簡單地規定了大致歸檔材料的內容和項目，對于歸檔的具體時間和要求以及出現丟失檔案等問題都沒有做出明確的規定，這直接導致了工作人員工作不積極，散漫等情況的發生。另外，對于日常的檔案管理工作也缺乏相應的管理措施和監督手段。導致檔案管理工作沒有系統性的規劃，形成了工作人員自發性的行為。管理制度的缺失使得檔案管理系統完全處于癱瘓，對檔案的收集、整理和歸檔等有著直接影響。

2 強化環衛檔案管理工作的對策

2.1 提升檔案管理人員的專業素質

環衛檔案管理工作的順利開展需要人才的大力支持，筆者認為，可以從以下兩個方面來提升環衛檔案管理人員的綜合素質。一方面，招聘專業的環衛檔案管理人員，為環衛檔案管理的發展提供源源不斷的活力。另一方面，強化自身環衛檔案管理人員的培養，注重理論知識和專業實踐的有效結合，引導他們學習新的硬件、軟件設備，為環衛檔案管理的健康發展打下堅實的基礎，增強檔案管理人員在具體的信息化檔案檢索、存儲過程中的機動性。

2.2 規范環衛檔案管理制度

完善的制度是確保環衛檔案管理順利開展的有效保證，很多環衛部門在檔案管理制度上不夠完善。在這種情況下，應逐步完善環衛檔案管理的各項制度，確保工作開展中有可靠的參考依據。環衛工作管理人員還應該加強培訓檔案管理人員關于檔案工作的重要性的問題，改變檔案管理工作在相關人員心中的形象，讓他們意識到檔案的重要性。因此，想要保證檔案工作的真實性和有效性，就必須制定規范的管理制度，規范檔案管理工作。

2.3 加強檔案管理人員的服務意識建設

檔案的利用服務是環衛檔案整理、歸檔及保存的目的所在。第一，在收集整理檔案資料時，需要增強服務意識，明確檔案服務的重點及針對的群體，為環衛部門建設公益設施與維修環衛設備提供參考信息。第二，保證檔案資料查閱渠道暢通，除保密的檔案資料之外，針對其他環衛檔案資料，需要建立方便的檢索與使用途徑。例如建立環衛檔案管理門戶網站，在網站上開通信息查詢功能，通過設置關鍵字、用戶登錄等等途徑，為用戶檢索信息提供便利途徑。此外，對于用戶的其他業務，可以通過網絡預約、現場辦理或者網上業務等途徑加以實現，從而促進環衛檔案管理部門工作效率的提升，同時也增強用戶對環衛檔案管理服務的滿意程度

2.4 建設實用的檔案管理信息化平臺

從本質上來說，環衛檔案管理信息化建設的目的是為了人們更好的使用，因此在建設的過程中要注重環衛檔案管理信息化建設的實用性，落實環衛檔案管理素材的網上翻找等信息化的運用，提升檔案管理的網頁式服務，促進信息資源傳播的速度和有效性。與此同時，實用的檔案管理信息化平臺需要不斷的優化和升級，工作人員要具有一定的創新能力，充分利用計算機和網絡技術的龐大資源，不斷挖掘檔案管理信息化服務水平，提升環衛檔案綜合利用效果。

3 結束語

總而言之，環衛檔案管理工作作為城市化發展中不可或缺的重要內容，維護環衛檔案管理工作的順利開展有助于提升資料管理水平，為環衛系統的發展提供可靠的依據。環衛檔案管理人員要及時發現當前階段存在的問題，通過強化檔案管理意識、提升綜合素質、規范檔案管理制度、強化信息化建設等方式，從而不斷提升環衛檔案管理水平，促進環衛系統的健康發展。

參考文獻

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