企業數字檔案館建設工作探討

張秀平

摘 要：如今時代不斷進步發展，各個行業領域都隨之進入改革發展的狀態。在此背景下，企業數字檔案館的建設理念隨之成型，通過數字檔案館的建設，能夠有效促進企業檔案管理的效率和質量。本文針對企業數字檔案管理建設工作進行探討，為此簡要論述以供參考。

關鍵詞：企業檔案管理；數字檔案館；建設

企業檔案的作用主要在于對內部各項運營工作的真實記錄，因此企業檔案工作的開展，對于促進企業發展，制定科學化決策，樹立企業形象及維護職工利益而言，具有重要作用。同時，企業檔案也屬于國家層面的重要信息獲取資源，是保障企業持續生存與發展的重要核心類資產。因此，為了充分適應當今互聯網時代背景下，對檔案工作所提出的要求，就必須創新改革企業檔案管理，大力建設數字檔案館，由此才能有效發揮檔案資源的價值，切實保障檔案資產增值，最終能夠給企業的經營、改革和發展提供更好的服務。

1 企業建設數字檔案的必要因素

1.1 數字檔案館建設符合社會對檔案信息的需求

當今時代發展速度迅猛，以往企業所采用的檔案管理方式主要是以人工進行查閱的方式，整個過程中，檔案信息查閱存在較為繁多的工序，且明顯耗時耗力。并且其中部門紙質檔案的建檔時間消耗過長，導致紙張老化情況越來越明顯，這就極大的增加了企業檔案的保存管理及利用難度。因此建設數字檔案館就顯得非常重要，然而在實際的數字檔案館建設當中，由于增強了檔案信息化的管理，促使檔案資源能夠輕易轉換為數字類信息，進而轉化為網絡化的檔案信息。這就需要在充分保障檔案材料完整的基礎上，充分提供更為優質的檔案信息服務，由此促使相關用戶能夠采用更為便捷的方式來進行檔案信息查閱。

1.2 充分符合檔案工作發展需求

如今網絡信息技術發展迅速，使得國內各個行業的辦公操作得以實現自動化轉變。其中檔案管理也是如此，電子文件直接成為檔案管理自動化的重要主體，以往主要是采用人工管理的方式進行檔案管理。這種方式本身存在較大的檔案數量，實際管理上明顯更為困難，且相應的利用效率也明顯偏低，因此很難符合時代發展要求。而采用數字檔案館的形式，則能夠有效減少一些實物檔案的數量，從而實現檔案管理模式的創新，打破了傳統檔案管理的局限，有效拓展企業檔案收集的范圍，豐富了館藏的同時，保障檔案后續利用效率的提升。

1.3 企業發展現代化轉變的必然

如今各大企業間的市場競爭發展形勢越來越嚴峻，企業方面要想在此激烈的競爭形勢當中切實提升自身的市場競爭力，就要求應當實施數字化發展轉變。通過建設數字檔案館能夠有效的實現這一目標。因為數字檔案館能夠明顯促進企業發展的信息化轉變，進而全面提高企業管理的科學化轉變，使其能夠在當前的激烈市場競爭當中占據有利地位，最終達成企業現代化發展目標。

2 企業數字檔案館建設存在的問題

2.1 企業統籌規劃不足

從宏觀的角度來分析，當前多數企業數字檔案館建設明顯缺乏較為統一的規劃管理，再加上國家方面關于數字檔案館建設的指導文件較為滯后，相應的建設標準體系不夠健全，導致相應的建設資源在實際分配上不夠合理。而從微觀的層面來看，多數企業數字檔案館的建設都直接呈現出“重建設、輕利用”的情況，主要是多數企業過于重視數字化設施的建設，而忽略了數字檔案內容建設的重要性，缺少數據的深入發掘分析，導致空有數字化系統，而缺乏數字檔案內容，難以有效的發揮出數字檔案館的對外服務功能。

2.2 單一化的資金渠道

目前我國數字檔案館建設更多都是借助大量資金的投入，但卻缺乏長效的資金投資機制。從整體的角度來分析，各個區域范圍內的數字檔案館建設發展都不夠協調，導致整體建設水平嚴重參差不齊。同時在資金的投入上也不夠平衡，像國內東部經濟發展較好的區域范圍，其數字檔案館的建設資金就相對充足，而一些西部經濟發展落后地區，則相應的資金較為匱乏。此外，我國企業數字檔案館在投資結構方面較為單一，專項資金非常有限，融投資明顯不足。

2.3 技術運用不夠深入

當前多數企業對于數字檔案館建設都已完成了基礎設施建設，但目前絕大多數都尚未實現信息資源的一體化轉變。同時當前所部署的網絡結構大都建立在以往傳統檔案信息化實踐基礎來實現，嚴重缺乏一些云計算、物聯網等全新技術的運用，因此難以符合時代的發展需求。再加上當前多數數字檔案館始終處于數字化存量階段，因為各種條件、技術及管理的不足，導致多數電子文檔都無法及時的收歸館內，因而致使數字檔案館資源總量非常有限，在結構呈現單一化。與此同時在信息資源的開發深度與廣度層面明顯不足，更多資源建設具體集中在傳統的館藏資源方面，嚴重缺乏對新增數字檔案資源內容的開發。主要是多數企業對于數字檔案資源的整合深度不足。

2.4 信息服務亟待完善

當前我國檔案服務工作的開展成效較為顯著，但數字檔案館本身的信息服務始終處于初步階段，從服務的內容角度來看，數字檔案資源在結構上明顯單一化，內容開發的深度和廣度相當有限，很難真正實現知識的轉換。而從服務方式層面而言，對于數字檔案資源的利益，更對集中在對目錄的查詢，因此實際的利用形式非常單一，難以滿足用戶對檔案資源便捷化、個性化利用的需求。從服務的路徑交來來看數字檔案資源更多是借助檔案平臺來達成信息服務的目標，因此在服務渠道方面相當有限，直接影響到數字檔案資源的競爭力水平。

3 企業數字檔案館建設對策

3.1 強化頂層規劃設計

這種頂層設計主要是指采用系統的方式，整體的角度來針對某個任務及項目多方面、多層次及多要素實施統籌規劃設計，借助資源有效集中、高效快捷的形式來實現最終的目標。很多西方國家在數字檔案館建設中就采用頂層設計理念。比如英國NDAD項目、美國ERA項目等，這些項目最終均被納入到了政府的預算控制當中。因此就要求我國數字檔案館建設也應當積極改善以往傳統建設形式，針對數字檔案館建設實施統一規劃設計。

3.2 多渠道融資

首先需要積極引入國家的財政投入，將數字檔案館建設納入企業發展日程，可實施逐步籌措資金，分期開展建設的形式。由此來逐步的實現對數字檔案信息資源的網絡化管理，并通過分層多渠道的方式來強化檔案信息資源的利用，實現信息資源社會服務共享。最后可以積極的拓展融資思路，可考慮引入社會資本，如各項基金、個人、其他企業等，共同實現數字檔案館建設，由此才能極大的改善數字檔案館建設資源匱乏的問題。

3.3 強化技術支撐

技術通常是阻礙數字檔案館建設發展的主要因素，為此就需要從技術層面來強化數字檔案館技術的研發，并在此基礎上積極的引入相應的國外先進技術。同時也可借助技術外包及外購與學術支持的形式來保障數字檔案館的整體建設過程。而在整個過程中，技術外包主要是指將數字化掃描的工作直接外包至專業公司進行處理，由此來控制企業自身的運營發展成本。而技術外購，則具體是指對外購買數字檔案管理類軟件，可面向具備數字檔案館技術研發力量企業來實現，這樣才能有效促進數字檔案館建設的明確路徑。

3.4 構建統一規范標準，強化檔案服務

具體需要嚴密結合國家乃至行業檔案管理的規范標準來實現，堅持以企業現有的制度標準為準，以此來對整個檔案業務發展展開梳理、咨詢與完善。當前所構建的數字檔案系統功能較為龐大，這樣講增大企業組織、多業態的復雜形勢，并且各個企業當前情況參差不齊，這就要求數字檔案館建設必須基于調研基礎來實現，由此才能探索出一套切實可行的技術方案，最終實現企業數字檔案館建設服務的優化。

參考文獻

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