信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：檔案管理工作是信息資源管理體系中重要的組成部分，它可以促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高處理信息的效率。因此，在信息化建設(shè)的大環(huán)境下，檔案管理工作也要積極地迎合時代發(fā)展的要求，緊跟社會發(fā)展的步伐。創(chuàng)新是社會發(fā)展進(jìn)步的動力，也是檔案管理工作做好的途徑之一。只有將檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，才符合時代的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

1 檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

在信息化全球發(fā)展的背景下，通過對檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展有利于建設(shè)信息管理平臺。信息管理平臺可以為檔案管理工作提供良好的支持。可以實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)檔案資料的信息整理，提高信息處理的效率，減少檔案管理工作的成本，更好地滿足時代發(fā)展要求的快速準(zhǔn)確查詢。實(shí)現(xiàn)更好的資源優(yōu)化配置，減少人工勞力、財(cái)力的消耗。

2 檔案信息資源建設(shè)

2.1 數(shù)字檔案信息資源建設(shè)內(nèi)容

2.1.1 數(shù)字檔案館加大檔案資源建設(shè)

不斷地加大檔案館的資源是館藏?cái)?shù)字檔案的一項(xiàng)重要的內(nèi)容，豐富檔案資源是要讓檔案館的資源具有一定的規(guī)模，優(yōu)化是讓檔案館的資源一定要覆蓋多方面，建立覆蓋人民群眾的檔案信息。在進(jìn)行檔案儲存的時候一定要根據(jù)檔案的優(yōu)先程度和珍貴程度進(jìn)行規(guī)劃，珍貴的檔案要優(yōu)先儲存。

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，接受大量的電子檔案成為了檔案館的一項(xiàng)重要工作。并且要注重對于多媒體檔案的收集，多媒體更能真實(shí)的反映現(xiàn)實(shí)世界，人們對于圖片或聲音也更加的敏感。

2.1.2 數(shù)字檔案信息資源的整合和鏈接

加強(qiáng)對于電子文檔的整合和鏈接有利于數(shù)字檔案館信息資源的利用和開發(fā)。利用現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以將一定范圍內(nèi)的數(shù)字檔案館的信息資源進(jìn)行鏈接共享形成一個跨區(qū)域、跨平臺的檔案信息資源體系。檔案信息資源仍然各自管理，可以各自推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

建立檔案信息的元數(shù)據(jù)庫，記錄數(shù)字檔案的變化。反映檔案的真實(shí)情況，有助于保障電子資源的真實(shí)、完整、可靠，也有助于信息的整理維護(hù)。

2.2 數(shù)字檔案信息資源建設(shè)必要性

數(shù)字檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。數(shù)字檔案信息資源是檔案信息資源的一種類型，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案信息越來越多，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的主體，“數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行加工、采集、管理、存儲，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。”因此，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館一項(xiàng)經(jīng)常性的重要的工作。數(shù)字檔案館如果沒有豐富優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案信息資源，就會成為“無本之木、無源之水”，數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)就無法實(shí)現(xiàn)，作用也沒法體現(xiàn)。 因此，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，是數(shù)字檔案館運(yùn)行的“貨源”保障，關(guān)系到數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗。

3 電子文檔的歸檔與整理

在如今以信息化提高工作效率已經(jīng)是必然，但是沒有安全、高效的電子文檔處理體系。因此需要提高電子文檔的整理能力與效率，保障電子信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性。

3.1 電子文檔歸檔整理的原則與要求

電子文檔的歸檔應(yīng)該遵循單位活動產(chǎn)生有價(jià)值電子文檔歸檔的原則，為了確保電子檔案的完整有效。電子檔案歸檔還應(yīng)該遵循業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)電子文檔歸檔與文檔一體化管理原則。

文件形成單位定時向相關(guān)檔案部門提交經(jīng)過鑒定的電子文檔，并按照電子文檔規(guī)定的格式以確保文件安全性。在進(jìn)行移交時應(yīng)該鑒定文件的完整性。真實(shí)性，再確定文件的保管期限和密級。電子文檔的歸檔范圍包括相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。建立有效的電子文檔歸檔系統(tǒng)可以有效地增加處理信息的能力，提高文檔的安全性、完整性和有效性。

4 大數(shù)據(jù)云計(jì)算條件下檔案信息化建設(shè)研究與探索

4.1 大數(shù)據(jù)下檔案信息化建設(shè)新方向

我國從十五規(guī)劃開始將檔案信息化建設(shè)作為重要的議題，國家檔案局在《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中首次提及數(shù)字檔案館。在檔案法制建設(shè)中提出制定了《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范》，還提出了進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)。在2011年《全國檔案事業(yè)發(fā)展十二五規(guī)范》中對數(shù)字檔案館的建設(shè)提出了進(jìn)一步的要求，要求要貫徹落實(shí)國家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神。各級國家檔案館要加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，配備和開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，電子文件歸檔管理系統(tǒng)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務(wù)水平。

4.2 檔案信息化建設(shè)研究與探索

4.2.1 拓寬電子文件管理體系，關(guān)注行業(yè)電子文件管理發(fā)展

電子文件管理是最近幾年檔案管理方面的熱點(diǎn)，在檔案事業(yè)發(fā)展中“十五”“十一五”“十二五”規(guī)劃中，電子文件歸檔一直都是重要的內(nèi)容。然而這三個規(guī)劃均是泛談電子文件，在十五規(guī)劃中提到了積極推廣國家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤儲存、歸檔與檔案管理要求》，研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理與辦法。“十一五”規(guī)劃中提出規(guī)范電子文件歸檔管理與接收工作，建立健全電子檔案接受機(jī)制和相關(guān)規(guī)章制度，利用電子政務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行政府公開信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸。“十二五”規(guī)劃中將數(shù)字檔案館與電子文件管理建設(shè)并提。

4.2.2 構(gòu)建智慧檔案館，跨越數(shù)字檔案館建設(shè)邊界

在“十一五”規(guī)劃中首次提及“數(shù)字檔案館”這一概念，在檔案法制建設(shè)中提出“制定《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范》”。“十一五”是將數(shù)字檔案館建設(shè)作為了檔案信息化建設(shè)研究的重點(diǎn)。隨著數(shù)字檔案館理論研究的不斷深入與實(shí)踐試點(diǎn)的展開，在“十二五”規(guī)劃中對數(shù)字檔案館的建設(shè)有了更高的要求，檔案信息化工作任務(wù)要求貫徹落實(shí)國家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范與電子文件管理功能要求，配備和開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。各級國家檔案館都要加快建設(shè)電子檔案館的步伐，穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

5 檔案信息管理平臺建設(shè)

由于檔案信息具有不可代替的價(jià)值，現(xiàn)在社會信息化正在由“以技術(shù)為中心”向“以數(shù)據(jù)為中心”轉(zhuǎn)變。檔案信息管理是基于智力高度集中的創(chuàng)新知識活動，對政府、企業(yè)以及其他社會組織的決策起著重要的參考和輔助支持作用。

隨著信息化的和文檔一體化的進(jìn)程，檔案信息管理正在進(jìn)入更深層次的應(yīng)用階段，電子檔案資源的集成化管理已經(jīng)成為了熱點(diǎn)之一。

5.1 檔案信息管理平臺建設(shè)思路

通過對檔案信息化工作開展情況來看，其宗旨是為了實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息集成。為了避免檔案信息化過程中出現(xiàn)的問題，建立了許多的信息化的孤島。因此我們需要從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的應(yīng)用需求中出發(fā)，將電子文檔在整理、歸檔整合以及歸檔之后的電子文件的管理、訪問和儲存鏈接在一起，是進(jìn)行檔案信息集成平臺系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵。

在進(jìn)行檔案信息管理平臺的建設(shè)中應(yīng)該規(guī)范檔案信息開展的工作流程，要認(rèn)識到需求才是推動信息化的動力，要分析信息檔案從產(chǎn)生、分析。存檔和管理都是通過哪些流程環(huán)節(jié)。通過這些數(shù)據(jù)分析不同的階段產(chǎn)生的變化所需要的要求，同時結(jié)合現(xiàn)階段與信息系統(tǒng)建設(shè)的要求，從而可以透徹的了解檔案業(yè)務(wù)所需要的需求。

5.2 檔案信息管理數(shù)字集成平臺系統(tǒng)

由于檔案信息管理數(shù)字集成平臺系統(tǒng)可以通過多個子平臺的集合運(yùn)行實(shí)現(xiàn)對檔案信息的集成化管理。囊括了文檔一體化、館藏檔案數(shù)字化、檔案流程化管理以及各類檔案之間的數(shù)據(jù)整合。管理、查詢和對外服務(wù)等業(yè)務(wù)。

在集成化管理理念的指導(dǎo)下進(jìn)行檔案信息管理的數(shù)字平臺建設(shè)，應(yīng)該在立足全局的情況下，統(tǒng)籌規(guī)劃，建設(shè)適合檔案資源管理的獨(dú)特信息交流平臺和資源管理平臺在這個基礎(chǔ)上通過對信息流的銜接最終達(dá)到在集成平臺上完美運(yùn)行的目的。

6 電子檔案長期安全儲存

現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，大量的信息都通過計(jì)算機(jī)傳播，社會的各個領(lǐng)域都已經(jīng)大量應(yīng)用計(jì)算機(jī)，許多的社會活動都需要計(jì)算機(jī)和種類繁多的電子文檔。所謂電子文檔，就是形成于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中，在磁盤、光盤、磁帶等載體中以數(shù)碼形式存儲，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳返的電子信件、電子文書、電子圖紙、電子報(bào)表等，由于電子文檔不同于傳統(tǒng)儲存方式的紙質(zhì)檔案，因此其長期安全儲存較為不易。

6.1 電子文檔的特點(diǎn)

6.1.1 電子文檔較為容易被修改

這是電子文檔與紙質(zhì)文檔較為明顯的一個區(qū)別，由于電子文檔儲存在計(jì)算機(jī)中易于被修改，但這也是電子文檔儲存的一個缺點(diǎn)。不管是有意或者是無意的修改都會對電子文檔的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。而紙質(zhì)文檔由于印刷或書寫后很難被修改這也就體現(xiàn)了紙質(zhì)文檔的優(yōu)點(diǎn)。

6.1.2 電子文檔比較容易被刪除

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔被刪除的可能性很小，只可能會被災(zāi)害或者意外損壞文字載體，保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔通常會用到檔案室、保險(xiǎn)柜等。普通人很難進(jìn)行接觸，被損害的可能性也就很小。而電子文檔由于可能被通過非法手段取得修改文件的權(quán)限而通過簡單敲擊鍵盤就將文件刪除。

6.2 電子文檔長期安全儲存可能面臨的問題

6.2.1 可用性問題

電子文檔的可用性就是可以通過計(jì)算機(jī)或者人進(jìn)行的閱讀，由于電子文檔與計(jì)算機(jī)的關(guān)系密切，電子文檔的生成需要計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)與硬件作為支撐，由于計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代速度加快，因此電子文檔的很多環(huán)節(jié)如儲存、傳輸、信息處理、閱讀等，都可能出現(xiàn)不兼容的情況。這就需要對電子文檔如何適應(yīng)新的電子環(huán)境進(jìn)行處理，否則電子文檔的可讀性就會被破壞。

6.2.2 完整性問題

完整性是指電子文檔的內(nèi)容仍然是初始狀態(tài)沒有沒修改或者被刪減，在現(xiàn)如今的信息時代，人們更加的追求方便，需要讓電子文檔表達(dá)的內(nèi)容更加的直觀容易被理解。這就需要將電子文檔與聲音和圖像進(jìn)行融合，比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔電子文檔更加的復(fù)雜和多樣。

6.3 電子文檔長期儲存應(yīng)采取的手段

6.3.1 準(zhǔn)確性保存措施

由于電子文檔本身的特殊性，使得電子文檔的文論保存在哪種載體上都會因?yàn)楸４嫫诒容^有限導(dǎo)致無法長期儲存。當(dāng)電子文檔的載體面臨壽命結(jié)束或者儲存技術(shù)的更新?lián)Q代時，就需要將電子文檔保存在新的載體上。因?yàn)楝F(xiàn)在不斷更新的信息儲存技術(shù)，電子文檔就必須不斷的復(fù)制到新的載體上，電子文檔的信息相關(guān)內(nèi)容甚至文件格式都可以被儲存。

6.3.2 非電子保存措施

由于電子文檔的信息利用離不開信息系統(tǒng)，所以兩者之間存在著依賴于被依賴的關(guān)系，因此可以將電子文檔轉(zhuǎn)成微縮品，將其保存在紙張上，而不再利用計(jì)算機(jī)軟件讀取電子文檔信息，以避免丟失電子文檔信息的情況。即使信息系統(tǒng)出現(xiàn)了更新?lián)Q代也不影響電子文檔的閱讀使用和保存。

7 數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室建設(shè)

數(shù)字檔案室建設(shè)是指在檔案信息化的大環(huán)境下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)并按照檔案工作的需求運(yùn)行。從檔案室到數(shù)字檔案室的變革是檔案信息的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的工作，利用全新的技術(shù)將檔案館建設(shè)成為全新的檔案工作體系。

7.1 數(shù)字檔案館的建設(shè)模式分析

我國的現(xiàn)階段數(shù)字檔案呈現(xiàn)多種問題。第一，資源分散，在傳統(tǒng)的檔案管理中，各個檔案館都是定期向本單位檔案館提交檔案由檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理。在這種體制下檔案館內(nèi)主要是單位需要的檔案，資源過于分散。第二，利用困難，各個檔案室獨(dú)立的建設(shè)模式使得檔案館存在自我封閉的思想，這極大地束縛了電子檔案是的建設(shè)。

數(shù)字檔案館的建設(shè)模式對策。第一，建設(shè)館室一體的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)以數(shù)字檔案館為依托，在確保數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案管理模式的銜接下，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，把數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室建設(shè)成為統(tǒng)一的有機(jī)整體。第二，在將檔案館建設(shè)成為統(tǒng)一的有機(jī)整體后，數(shù)字檔案室的檔案內(nèi)容與檔案目錄仍然可隨時向數(shù)字檔案館查詢和移交，且移交后仍可以隨時隨地調(diào)閱數(shù)字檔案館的檔案內(nèi)容，這樣突破了檔案館獨(dú)立的數(shù)字檔案室管理模式。

8 結(jié)語

綜上所述，隨著信息時代的到來，檔案管理需要更多技術(shù)水平的提升，對于檔案管理提出了更多的要求，這就需要創(chuàng)新檔案管理的應(yīng)用技術(shù)，不斷地增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新含量。館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)模式是一種優(yōu)越的數(shù)字檔案室建設(shè)模式，可以使檔案室與檔案館在明確分工的基礎(chǔ)上，減少雙方的工作量，進(jìn)一步提高工作效益。建設(shè)檔案信息管理數(shù)字集成平臺系統(tǒng)，將檔案管理工作與信息技術(shù)更好的結(jié)合在一起，不斷地提升檔案管理工作的水平，加快現(xiàn)代化電子檔案管理體系的建設(shè)。

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作者簡介

邵琬婷（1982-），女，大學(xué)本科，廣州市花都區(qū)廣播電視臺，中級館員，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案管理現(xiàn)代化。