現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案信息化的思路探討

呂芳

摘 要：醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理，不僅能夠充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院人事資源信息，還能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，加強(qiáng)人事檔案信息的保密度和規(guī)范性，從根本上處理人事檔案管理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)真正意義上的合理化管理，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；信息化；現(xiàn)在問(wèn)題；建設(shè)思路

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的提升，我國(guó)各醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案方面的管理工作時(shí)，逐漸將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到了檔案管理工作之中。這種方式不僅有利于醫(yī)院人事檔案準(zhǔn)確性的提升，也有利于人事檔案管理工作效率的提高。因此，在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的過(guò)程中，醫(yī)院需要對(duì)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行良好的培養(yǎng)，同時(shí)還要通過(guò)計(jì)算機(jī)做好檔案信息的整理工作，從而通過(guò)這種方式，促使醫(yī)院日常管理工作順利開展。

1 醫(yī)院人事檔案管理信息化的重要意義

醫(yī)院的人事檔案管理，如果可以進(jìn)行系統(tǒng)的信息化建設(shè)，將會(huì)成為醫(yī)院建設(shè)的一個(gè)飛躍性發(fā)展。首先對(duì)于檔案系統(tǒng)的研發(fā)和制度的制定都在一定程度上能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作提升一個(gè)檔次，增大信息化系統(tǒng)的利用價(jià)值。提高人事檔案的利用價(jià)值就意味著更多的人才能夠得到更多的關(guān)注，更多優(yōu)秀的專業(yè)性人才的職業(yè)信息以最快的時(shí)間得到關(guān)注，提供給他們最廣闊的平臺(tái)。一定程度上，改變了以往的管理方式，使得醫(yī)院這類屬于服務(wù)類的機(jī)構(gòu)可以更好地為社會(huì)服務(wù)。為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，信息化的建設(shè)在人事上的應(yīng)用將會(huì)擁有一個(gè)較為迅猛的勢(shì)頭，這是我國(guó)醫(yī)院體系建立的一個(gè)必經(jīng)之路，也是醫(yī)院得以在現(xiàn)今時(shí)代，更加快速發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)這樣的信息化建設(shè)，醫(yī)院管理人員對(duì)于從業(yè)人員的信息一目了然，對(duì)于醫(yī)院選拔任用人才的道路，也奠定了基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 無(wú)法保障安全性

在管理期間為了防止檔案查詢?nèi)藛T隨意涂改和銷毀人事檔案，需要選擇專業(yè)人員與查詢?nèi)藛T一同查閱檔案。然而由于管理人員在監(jiān)督期間無(wú)法全面避免查詢?nèi)藛T隨意修改人事檔案內(nèi)容，若醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)銷毀情況，并且沒有做好備份，將會(huì)嚴(yán)重影響人事檔案管理的安全性。

2.2 管理難度大

醫(yī)院人事檔案大多都是整卷歸檔處理，因此在查閱期間僅能夠查閱一部分內(nèi)容，但是由于人事調(diào)動(dòng)或者其他原因需要調(diào)取所有檔案內(nèi)容，此時(shí)就會(huì)顯著增加工作量。當(dāng)前人事檔案大多為紙質(zhì)版文件，因此在登記時(shí)只能夠利用手工方式完成，加大了醫(yī)院人事檔案管理難度，無(wú)法有效提升人事檔案的管理效率。

2.3 歸檔難度大

醫(yī)院人事檔案常常會(huì)由于年度考核或者學(xué)歷變更等出現(xiàn)變動(dòng)情況，并且會(huì)出現(xiàn)同時(shí)查詢檔案資料的情況，會(huì)在一定程度上影響歸檔正確性。如果醫(yī)院人事檔案無(wú)法有效歸檔，將會(huì)直接影響醫(yī)院人事檔案的管理效果，導(dǎo)致在實(shí)際管理期間出現(xiàn)較多問(wèn)題。

3 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的思路探討

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視

對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)乃至這個(gè)社會(huì)人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和必然要求。因此，無(wú)論是醫(yī)院里的領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院里的一般員工，都應(yīng)該對(duì)人事檔案的信息化管理給予高度重視。首先，在觀念上，要能夠認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理模式的不足和落后，了解人事檔案信息化管理高效、便捷、實(shí)用等基本優(yōu)勢(shì)，肯定人事檔案實(shí)施信息化管理的必要性和重要作用。其次，不論是檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)，還是對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平的培訓(xùn)，都需要大量的資金。因此，在經(jīng)濟(jì)上，要能夠?qū)θ耸聶n案實(shí)施信息化管理給予大力支持，加大資金投入。最后，在工作上，各部門都要積極配合，幫助人事檔案信息化管理能夠順利實(shí)施。

3.2 注重人事檔案信息化管理的規(guī)范性和專業(yè)性

要推動(dòng)醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理，不僅要加強(qiáng)重視，還要注重其規(guī)范性和專業(yè)性。首先，要建立或完善人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。根據(jù)人事檔案信息化管理的基本特征和醫(yī)院自身的實(shí)際條件，在現(xiàn)有人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上，建立或完善人事檔案信息化管理的規(guī)章制度，尤其要針對(duì)具體的操作環(huán)節(jié)提出明確的要求，確保醫(yī)院人事檔案信息化管理的規(guī)范性。其次，不斷完善人事檔案信息。人事檔案管理人員不僅要把醫(yī)院工作人員的基本信息錄入系統(tǒng)，還要針對(duì)個(gè)人的專業(yè)、特長(zhǎng)等進(jìn)行全面的考察，及時(shí)將工作人員的最新信息進(jìn)行歸檔，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確、完整、及時(shí)更新，建立專業(yè)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，要提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平。除了要引進(jìn)檔案管理專業(yè)且熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才之外，還要定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，如采用專題講座、現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)等方式，提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠熟練掌握人事檔案信息化管理的基本知識(shí)和操作技能，確保人事檔案信息化管理的專業(yè)性。

3.3 加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的安全防護(hù)

信息安全是人事檔案信息化管理能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)，如果電腦中的人事檔案信息沒有很好的安全保障，那么就失去了對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理的價(jià)值和意義。要確保對(duì)醫(yī)院人事檔案信息的安全性，就要從以下幾個(gè)方面入手：首先，要注重專業(yè)人才的引進(jìn)。無(wú)論是對(duì)系統(tǒng)漏洞的修復(fù)、安全隱患的排除、非法入侵的防范，還是對(duì)信息化技術(shù)的進(jìn)一步研發(fā)，都是加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息安全的重要舉措，這些都需要專業(yè)技術(shù)的支持，因此，專業(yè)人才的引進(jìn)是加強(qiáng)人事檔案信息安全防護(hù)的重要基礎(chǔ)。其次，培養(yǎng)檔案管理人員的安全防范意識(shí)。這就需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，一方面，要讓他們了解人事檔案信息安全的重要性；另一方面，還要讓他們掌握人事檔案信息化管理的專業(yè)知識(shí)和安全防范的操作技能，當(dāng)在工作中遇到安全隱患的時(shí)候，要能夠及時(shí)、有效地處理。最后，制定嚴(yán)格的安全防范制度。一方面，要在硬件和軟件方面做出明確規(guī)定，在嚴(yán)格管理的基礎(chǔ)上，做好安全防范工作；另一方面，要對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)和移動(dòng)設(shè)備的使用提出明確要求，嚴(yán)禁使用來(lái)路不明的軟件，嚴(yán)禁連接未經(jīng)安全監(jiān)測(cè)的移動(dòng)設(shè)備，嚴(yán)禁任何不規(guī)范操作。

4 結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)發(fā)展迅猛的新時(shí)期，對(duì)于建立醫(yī)院的人事檔案管理信息化系統(tǒng)的研究，也是醫(yī)院管理方式改良的重要手段，只有充分的利用信息化資源，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的進(jìn)步。醫(yī)院是一個(gè)服務(wù)型機(jī)構(gòu)，致力于為社會(huì)貢獻(xiàn)力量，所以只有緊跟時(shí)代發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)更高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，使得信息化技術(shù)的建立為醫(yī)院帶來(lái)更高的效益，繼而為社會(huì)更好地提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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