檔案信息化管理的優勢及安全問題分析

張宏軍

摘 要：隨著社會的不斷發展，信息技術逐漸被運用到各行各業之中。作為單位管理中的重要組成，檔案管理的信息化建設對提升檔案管理質量有效率，促進事業單位的可持續發展有著重要的作用。但是在當下信息化檔案管理過程中，受到諸多因素的制約，仍存在些安全問題對檔案信息管理產生影響。基于此，本文針對檔案信息化管理的優勢與存在安全問題進行探究。

關鍵詞：檔案信息化管理；安全問題；優勢

隨著社會的不斷發展，檔案管理工作其作用與價值逐漸顯現出來，而在信息技術迅猛發展的背景下，檔案管理工作正朝著數字化、信息化的方向不斷發展。相較于傳統檔案管理模式，信息化檔案管理存在諸多優勢，有效提升檔案管理工作的有效性。但是在檔案信息化管理過程中，仍然存在一些安全問題對檔案管理工作產生影響。因此，要想有效提升檔案信息化管理的效率，需要明確當下檔案信息化管理中存在的問題，結合有效的策略來提升其管理質量，進而促進檔案事業的可持續發展。

1 檔案信息化管理的優勢

1.1 提升檢索有效性

在當下檔案管理過程中，傳統的檔案管理方式針對檔案搜索工作主要采用人工案卷、目錄的查找，其查找效率較低，并且檔案查找的質量不能被保障。而檔案信息化管理可以通過檔案管理軟件進行檔案資源的查找，大大提升其查找效率，并避免檔案查找錯誤的現象發生。

1.2 提升檔案利用率

傳統的檔案存儲管理，主要通過紙質的方式進行存儲。這種方式需要通過人工的方式進行復印歸類和細分，增加了檔案管理人員的工作量，并對檔案資源的利用率產生嚴重的影響[1]。而檔案信息化管理則是以計算機為依托，實現檔案資源的數字化轉變。打破空間與時間的限制，實現相關人員的隨時隨地查閱，提升檔案資源的利用率。

1.3 便于信息的共享和傳輸

傳統紙質檔案管理，使用人員需要通過郵寄或者是傳真的方式進行傳輸。雖然在一定程度上確保檔案的安全性，但是其效率受到嚴重的制約。而檔案信息化管理的建設，可以實現對檔案資源的網絡傳輸與共享，提升信息共享與傳輸的效率，進而減少相應的人力與財力的投入。

2 檔案信息化管理中存在的安全問題

2.1 檔案信息資源的真實性

傳統的紙質檔案管理，檔案需要具備領導簽字蓋章以及單位蓋章，可以有效確保檔案的合法性與安全性。而信息化檔案資源在使用過程中極易被修改和復制，這對檔案資源的合法性與真實性產生嚴重的影響，降低檔案信息化管理的安全性。

2.2 傳輸安全性問題

在檔案信息化管理過程中，可以依托于網絡技術實現對檔案信息資源的高效傳輸。而在實際傳輸過程中，受到一些因素的影響，使得檔案信息資源出現被竊取、偽造以及損壞的現象，對檔案資源的使用產生影響。

2.3 信息資源存儲的安全問題

受到存儲載體壽命、計算機軟硬件設施生命周期以及管理平臺穩定等因素的影響，使得信息化檔案資源在存儲過程中受到影響，進而發生信息檔案資源損壞、丟失的現象出現[2]。

3 檔案信息化管理安全問題的解決措施

3.1 注重對信息檔案合法性和真實性的提升

針對信息檔案資源的合法性和安全性，事業單位需要提高重視度，以實際情況為基礎，采用加密技術來有效提升其檔案的真實性與安全性。事業單位可以以自身實際情況為基礎，科學選擇合理的加密技術[3]。當下主流的加密技術主要分為兩種，一種是對稱類的加密技術，而另一種則是非對稱類的加密技術。所謂對稱類加密技術，就是指在進行檔案加密過程中，所使用的加密和解密的密鑰是相同的，此類加密技術運用的范圍較為廣泛，大部分事業單位檔案信息化管理都選用對稱類加密方式；而非對稱類的加密方式是指針對檔案的加密和解密，是需要運用不同的密鑰。這種加密方式在實際使用過程中，對于加密的密鑰，事業單位可以選擇適當的公開，而解密的密鑰需要確保一定的保密性，需指派特定的工作人員進行管理。這種非對稱類的加密方式相較于對稱類加密方式，有著更好的安全性。通過加密技術的運用，可以實現對檔案資源的有效存儲，有效防止檔案資源被肆意篡改和修改，提升信息檔案資源的合法性與真實性。

3.2 注重對管理技術的優化

針對檔案信息化管理而言，需要進行不斷的革新和優化才能順應時代的發展，滿足事業單位的實際使用需求，進而促進檔案管理工作的可持續發展。因此，事業單位需要對管理技術的優化提高重視度，針對信息化檔案管理的各個方面加大投入力度，以此來優化檔案信息化管理環境。當然，事業單位需要重視對監控技術與權限控制提高重視度，在實際優化過程中，需要對檔案的訪問用戶進行身份驗證，以此來避免非權限用戶對重要檔案資源的利用[4]。訪問權限的控制，可以對用戶進行層次設置，針對不同層級的使用者提供不同的使用功能和服務，以此來確保檔案資源的安全性。其次，需要注重對監控技術的優化，以實際情況為基礎，對防火墻的建設進行不斷優化，制定檔案純傳輸協議，對檔案傳輸通道進行加密，以此來提升檔案傳輸、共享的安全性，提升檔案信息化管理的有效性。

3.3 注重對安全管理制度的健全

信息化的檔案資源在存儲、管理以及使用過程中，都存在檔案資源丟失、損壞的可能。因此，針對此類問題，事業單位需要以實際情況為基礎，對安全管理制度進行健全和完善，在實際管理過程中，需要明確責任落實到個人的制度，管理人員需要對管理環節出現的問題負責，檔案制作人員需要對信息化檔案制定環節出現的問題負責，使用人員需要對使用過程中出現的問題負責，以此來約束人員的行為，并引導相關工作人員認識到信息檔案資源的重要性[5]。其次，需要制定相關維護人員進行定期維護的制度，以此來確計算機軟硬件以及管理平臺的使用壽命，并避免相應問題的發生，進而提升信息檔案資源的安全性，促進檔案信息化管理質量與效率的提升。

4 結束語

綜上所述，提升檔案信息化管理的安全性，對提升檔案信息化管理的有效性，促進事業單位的可持續發展有著重要的作用以及影響。因此，在實際管理過程中，需要認識到檔案信息化管理的重要性，明確當下檔案信息化管理中存在的安全問題，結合有效的措施來提升其信息化檔案管理的安全性，確保信息檔案資源的安全性，進而提升檔案資源管理效果，促進檔案管理事業的可持續發展。

參考文獻

[1]王薇.檔案信息化管理的優勢及相關安全問題分析[J].科學技術創新，2016（12）：178-178.

[2]宋龍澤.檔案信息化管理的優勢及安全問題探討[J].信息與電腦（理論版），2016（11）：153-154.

[3]索秀萍.檔案信息化管理的優勢與存在的安全問題分析[J].辦公室業務，2017（24）：85-85.

[4]郭向欣.檔案信息化管理的優勢及安全問題探析[J].行政事業資產與財務，2017（11）：80-80.

[5]潘曉露.檔案管理信息化的優勢及安全風險評估研究[J].辦公室業務，2015（11）：32-34.