如何做好工會辦公室檔案管理

紀(jì)宏宇

摘 要：隨著時代的發(fā)展與進(jìn)步，工會辦公室檔案管理越來越受到人們重視。工會檔案管理是工會工作中的重要環(huán)節(jié)，它能夠詳細(xì)地記錄工會日常工作，并為工會的下一步工作提供更多參考資料。醫(yī)院工會檔案記錄了醫(yī)院各種重大事項，對醫(yī)院工會的日常工作具有極強(qiáng)的指導(dǎo)作用。本文主要對醫(yī)院工會辦公室檔案管理內(nèi)容進(jìn)行了研究，對如何做好醫(yī)院工會檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院工會；辦公室；檔案管理

醫(yī)院工會檔案管理是醫(yī)院工會對醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、保健等各種活動中形成的文字、圖像、音頻等信息的管理，它是醫(yī)院實現(xiàn)科學(xué)管理重要的環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院制定未來工作計劃、科學(xué)決策的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體系的深化改革，醫(yī)院要想實現(xiàn)科學(xué)管理面臨著不小的挑戰(zhàn)，而做好工會檔案管理是其不可或缺的一個重要途徑。

1 醫(yī)院工會檔案管理內(nèi)容

1.1 上級組織的信息

醫(yī)院工會屬于群眾性組織，是由職工自愿加入的、并受黨政領(lǐng)導(dǎo)的組織，具有獨特的社會主義特色。醫(yī)院工會組織受醫(yī)院黨政和上級工會組織共同領(lǐng)導(dǎo)，具有雙重性質(zhì)。因此，醫(yī)院工會的檔案管理內(nèi)容包括上級工會組織和醫(yī)院黨政下發(fā)的各種信息。工會檔案管理人員需要將上級工會和醫(yī)院黨政下發(fā)的各種資料認(rèn)真仔細(xì)的進(jìn)行登記和歸檔，使工會在開展工作時能夠及時、準(zhǔn)確地找到資料。

1.2 工會自身生成的信息

工會在自身運轉(zhuǎn)時生成的資料是工會檔案管理的重點，包括工會規(guī)章制度、工作規(guī)劃和總結(jié)、研究決議、會議通知、職工代表大會的有關(guān)文件、工會財務(wù)報表、工會經(jīng)費往來賬本、工會會員名冊、入會申請等資料、工會組織開展的勞動競賽活動、先進(jìn)集體和先進(jìn)個人事跡材料、職工文體活動的圖片、影像資料、重要會議、學(xué)術(shù)活動有關(guān)資料等。這些信息能夠系統(tǒng)、全面地反映醫(yī)院工會的日常工作，也間接反映和體系了醫(yī)院的整體管理水平。

2 醫(yī)院工會檔案的功能作用

2.1 傳承功能

醫(yī)院工會的檔案具有傳承功能。因為工會的檔案記錄了以往工作中的優(yōu)秀成果和歷年經(jīng)驗總結(jié)，這些優(yōu)質(zhì)信息能夠發(fā)揮承上啟下的作用，為醫(yī)院工會日后的工作提供參考，并且不會被刪除，能夠一直傳承下去。

2.2 激勵功能

醫(yī)院工會建立的目標(biāo)之一就是團(tuán)結(jié)醫(yī)院職工，使醫(yī)院職工能夠時刻保持積極向上的進(jìn)取精神，這是工會的價值所在。工會檔案中所包含的信息，有為職工指明前進(jìn)方向的奮斗目標(biāo)，有激勵員工努力工作的價值取向，有獎勵職工認(rèn)真負(fù)責(zé)的激勵制度，這些都能夠在最大范圍內(nèi)調(diào)動職工的積極性，有利于職工發(fā)揮自身的主動性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)職工踏實肯干的精神，提升自身的價值。

2.3 制約功能

醫(yī)院工會的檔案中包含著各類規(guī)章制度、行為規(guī)范等，這些制度對約束職工的思想和行為起著強(qiáng)制性的作用，從而使工會能夠有序的運行下去并發(fā)揮正常的作用。

2.4 輻射功能

工會組織自身形象和價值觀建設(shè)的成果是工會物質(zhì)和精神財富的總和，具有一定的覆蓋性、濃縮性和外在性的特點。工會組織參與社區(qū)活動的檔案記錄，本身就是對向外輻射的育人作用的最好評價。

工會物質(zhì)財富和精神財富的總和就是醫(yī)院工會組織的形象和價值建設(shè)，其具有一定的覆蓋性、集中性和外部性特征。工會檔案管理能夠使檔案中的信息充分發(fā)揮教育作用，并能夠以工會為中心向醫(yī)院整體起到輻射作用。

3 如何做好醫(yī)院工會檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

要做好醫(yī)院工會檔案管理，首先必須要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。一是建立完善檔案保存制度，要將檔案庫房管理責(zé)任落實到個人，保存的檔案必須要有專門的工作人員進(jìn)行管理，要定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，避免檔案受潮或受損，保持檔案的完整與整潔；二是建立完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)制度，要定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，保證檔案收集和保存的專業(yè)性，保證檔案的質(zhì)量；三是建立完善檔案收集制度，保證需要收集檔案的完整性與準(zhǔn)確性，同時保證檔案收集的時效性，能夠及時完成對檔案的收集；四是建立完善檔案借閱與使用權(quán)限制度，簡化借閱手續(xù)，為檔案借閱者提供方便快捷的服務(wù)，同時還要在檔案保密的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的有效利用。

3.2 提高檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)

要想做好醫(yī)院工會檔案管理，工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。如果檔案管理人員的專業(yè)水平低、整體素質(zhì)不高，那么工會檔案管理也就無法實現(xiàn)有效性。并且隨著信息化技術(shù)地發(fā)展與普及，工會檔案管理也逐步實現(xiàn)了信息化，這就需要工作人員也要掌握相關(guān)的信息化技術(shù)，以實現(xiàn)工會檔案的信息化管理。一是要對現(xiàn)有的工會檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使他們能夠掌握不斷擴(kuò)展著的專業(yè)知識和信息化技術(shù)；二是要建立人才引進(jìn)機(jī)制，與高校進(jìn)行合作，引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，給工會檔案管理隊伍注入新鮮的血液；三是要建立科學(xué)的考核制度，對工會檔案管理人員的業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)水平進(jìn)行合理科學(xué)的考核，以提高他們的責(zé)任意識和專業(yè)水平；四是要采取一定的激勵手段，通過精神激勵與物質(zhì)激勵相結(jié)合的方法，激發(fā)工作人員的積極性和上進(jìn)心；五是對檔案管理人員的政治思想與職業(yè)道德進(jìn)行教育，提高他們愛崗敬業(yè)、盡忠職守的責(zé)任心。

3.3 提高檔案管理意識

1）提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對工會檔案管理的重視。由于工會檔案管理涉及的內(nèi)容多是基層性質(zhì)的，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可能不會加以關(guān)注，也認(rèn)識不到工會檔案對于醫(yī)院整體的重要性，導(dǎo)致工會檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高對工會檔案管理的重視，將其列入醫(yī)院建設(shè)的重要內(nèi)容，充分支持工會檔案管理工作。

2）工會檔案管理人員要提高對檔案管理的意識，樹立高度的保密意識、規(guī)范意識、使用意識和現(xiàn)代管理意識。但同時管理人員也不能被這四種意識所束縛，忽視檔案資源的個性化服務(wù)和創(chuàng)新。工會檔案管理人員必須要切實了解醫(yī)院內(nèi)部各個部門的實際工作需求，加強(qiáng)與個部門的聯(lián)系，有針對性的進(jìn)行檔案分類，為醫(yī)院各部門提供方便、快捷的服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的普及與應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到社會的方方面面。醫(yī)院工會也要與時俱進(jìn)，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，為工會檔案管理配備先進(jìn)的計算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備；要采用先進(jìn)的辦公軟件，與醫(yī)院總的信息系統(tǒng)進(jìn)行對接，檔案管理人員通過分類、錄入，實現(xiàn)檔案查閱的時效性；要加速檔案數(shù)字化進(jìn)程，做好工會檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)行電子文件的歸檔管理，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)各類檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，逐步形成種類豐富、可供多個用戶共享的多媒體數(shù)據(jù)庫；還要做好檔案安全保障工作，使用檔案安全保障加密系統(tǒng)，嚴(yán)格界定檔案的等級，運用好加密功能，確保檔案信息在使用過程中的安全和保密。

4 結(jié)束語

實現(xiàn)醫(yī)院工會辦公室檔案管理對實現(xiàn)醫(yī)院的科學(xué)管理來說具有重要的意義，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到工會檔案管理的重要性，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，采取多種手段與措施，實現(xiàn)醫(yī)院工會辦公室檔案管理的有效性，以促進(jìn)醫(yī)院整體水平的提升。

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