淺談工程竣工資料管理中出現(xiàn)的問題及改進(jìn)建議

(中交機(jī)電工程局有限公司 北京 100088)

引言

工程竣工資料管理看似很簡單，但是其實(shí)其工作量之大、工作對(duì)象之多、工作要求之高等方面都使資料管理工作難以高效開展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)管理中的缺陷和不足，是現(xiàn)階段竣工資料管理的重中之重。

一、竣工資料管理中所存在的問題

(一)重視程度不夠

現(xiàn)階段施工單位一味強(qiáng)調(diào)抓工程進(jìn)度質(zhì)量而忽視資料收集整理工作。進(jìn)度質(zhì)量對(duì)工程項(xiàng)目而言，它本身是一個(gè)看得見摸得著的、實(shí)實(shí)在在的東西，是一個(gè)“硬件”，不僅參與工程建設(shè)的各單位十分努力，而且各方領(lǐng)導(dǎo)也甚為關(guān)心；而工程資料只是一個(gè)“軟件”，往往容易被忽視。所以在建設(shè)過程中，更多的精力都放到了抓進(jìn)度，抓質(zhì)量，抓關(guān)鍵目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)上，經(jīng)常是等到面臨竣工驗(yàn)收了，才開始想到資料問題，于是安排人員，加班加點(diǎn)進(jìn)行突擊。由于先天不足，靠后天的彌補(bǔ)難以達(dá)到滿意的效果。這是影響工程竣工資料齊全、完整、準(zhǔn)確歸檔最根本的原因。

(二)忽略資料編制時(shí)效性

一個(gè)工程的工期短則1年半年，長則3到5年，而資料是每時(shí)每刻都有參與的一項(xiàng)工作，通過一份詳細(xì)的竣工資料，可以反映工程從開工到竣工的真實(shí)情況。而現(xiàn)在普遍出現(xiàn)的問題就是資料編制不夠及時(shí)，沒有和現(xiàn)場實(shí)際時(shí)間配合進(jìn)行，導(dǎo)致后期竣工補(bǔ)資料時(shí)出現(xiàn)安裝試驗(yàn)記錄與實(shí)際時(shí)間不符，測(cè)量數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)有所偏差等問題，最終導(dǎo)致資料重做，甚至影響工程驗(yàn)收工作。

(三)人員專業(yè)性不足

工程資料管理人員屬于復(fù)合型人才，對(duì)于資料員來講，需要對(duì)工程各個(gè)階段和各個(gè)專業(yè)的資料進(jìn)行專項(xiàng)收集和歸納，有時(shí)還需要自己進(jìn)行編制，這就要求其不僅具備檔案員的專業(yè)知識(shí)，還要了解該工程的基本流程以及各個(gè)專業(yè)的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，最后還要對(duì)其工程建設(shè)的法律、政策、規(guī)章有一定的了解。現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題就是安排的資料管理人員并不是專業(yè)從事資料管理方面的人才，專業(yè)知識(shí)的局限性導(dǎo)致不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，未將資料統(tǒng)一歸類，系統(tǒng)性的檢查和整理。竣工資料檢查時(shí)出現(xiàn)資料混亂，未成系統(tǒng)的情況，直接影響工程驗(yàn)收以及后續(xù)檔案移交工作。

(四)資料格式不符要求

對(duì)于竣工資料的格式，編制標(biāo)準(zhǔn)均以國標(biāo)的檔案歸檔規(guī)范(GBT 50328-2014)以及相關(guān)工程的國標(biāo)驗(yàn)收規(guī)范為基礎(chǔ)制定的，不同的建設(shè)單位會(huì)在此基礎(chǔ)上附加更為詳細(xì)的格式要求，故資料格式也會(huì)略有不同。但現(xiàn)階段資料管理人員對(duì)于資料格式?jīng)]有重視起來，導(dǎo)致竣工驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)一系列的問題，例如部分資料用表錯(cuò)誤、不統(tǒng)一；竣工圖折疊方法不符合歸檔要求；試驗(yàn)性資料不清楚哪些應(yīng)該做哪些不用做；單位印章不清晰交叉重疊等情況，導(dǎo)致后期資料重做返工，浪費(fèi)人力物力。

(五)資料日常管理混亂

現(xiàn)階段工程項(xiàng)目會(huì)建立了一些資料日常管理方面的制度，但一般都是為了應(yīng)付監(jiān)理及其他單位的檢查，不夠健全，難以保證資料整理工作的有效開展。對(duì)資料的保管與移交沒有專門制度，再加上工程施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)資料借閱或者易手的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致了資料丟失問題的頻繁出現(xiàn)。不僅會(huì)影響到工程施工的整體進(jìn)度和施工質(zhì)量，而且也會(huì)因?yàn)橘Y料信息的丟失，造成工程竣工驗(yàn)收的推遲，

二、改進(jìn)竣工資料管理問題的建議

(一)提高對(duì)資料管理的重視程度

施工單位需要提高重視程度，抓工程質(zhì)量進(jìn)度的同時(shí)抓好資料關(guān)，提高對(duì)資料整理歸檔工作的認(rèn)識(shí)，將其上升到應(yīng)有的高度，是搞好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵。只有各方領(lǐng)導(dǎo)真正重視，才能改變以往在工程竣工驗(yàn)收前突擊整理的狀況，保證資料按質(zhì)按量完成。

(二)把好資料時(shí)效關(guān)

從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是把好竣工資料時(shí)效關(guān)的前提。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就要安排配備專門的資料管理人員，負(fù)責(zé)施工過程資料的收集、整理、移交工作。資料管理人員要始終直接參與整個(gè)工程的建設(shè)和竣工驗(yàn)收全過程，掌握工程脈絡(luò)，做到資料形成與工程進(jìn)度達(dá)到同步，及時(shí)收集試驗(yàn)數(shù)據(jù)及監(jiān)理旁站驗(yàn)收記錄等資料，第一時(shí)間進(jìn)行資料報(bào)審蓋章簽字等流程，避免后期補(bǔ)做與實(shí)際出現(xiàn)誤差。

(三)提升資料管理人員的綜合素質(zhì)

應(yīng)該從第三個(gè)方面對(duì)資料管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，首先，要求資料管理人員經(jīng)常參加各單位安排的竣工資料培訓(xùn)，最好囊括檔案管理知識(shí)培訓(xùn)和相關(guān)文件法律法規(guī)培訓(xùn)，以及對(duì)工程施工流程和專業(yè)性知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)行多方面多角度的學(xué)習(xí)和掌握。第二，最好可以讓專業(yè)工程師參與進(jìn)來，因?yàn)橘Y料管理人員專業(yè)知識(shí)不如工程師，需要工程師對(duì)于關(guān)鍵技術(shù)性試驗(yàn)資料進(jìn)行把關(guān)審核，確保資料準(zhǔn)確合格；第三，提升資料管理人員在項(xiàng)目的影響力，竣工資料編制涉及各個(gè)部門，需要各部分配合協(xié)作。

(四)重視資料格式

每一個(gè)新項(xiàng)目的開始首先要仔細(xì)學(xué)習(xí)該項(xiàng)目的資料編制要求及通用表格，掌握該項(xiàng)目相比一般要求之上的特殊要求。對(duì)于新出的驗(yàn)收規(guī)范更要熟悉掌握。例如2017年更新并實(shí)施的《GB 50243-2016 通風(fēng)與空調(diào)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》中，相比之前規(guī)范中的風(fēng)管的嚴(yán)密性檢測(cè)需根據(jù)工作壓力進(jìn)行漏風(fēng)和漏光試驗(yàn)，新出的規(guī)范則要求嚴(yán)密性不進(jìn)行漏光試驗(yàn)，直接進(jìn)行漏風(fēng)檢測(cè)(只有工作壓力小于125Pa的風(fēng)管只需做目測(cè)檢驗(yàn))，針對(duì)這個(gè)要求，資料編制時(shí)可以相對(duì)應(yīng)省去漏光檢測(cè)試驗(yàn)表格。最后不僅要對(duì)資料的內(nèi)容要把關(guān)，還要對(duì)其文字，頁面布局，段落等文本格式嚴(yán)格要求。

(五)完善資料日常管理制度

建立資料收錄、借閱、外出記錄，防止資料丟失。收集歸納資料時(shí)掃描備用，并附帶臺(tái)賬，逐步完善工程資料電子化，實(shí)現(xiàn)紙版與電子版雙重管理。資料員發(fā)生調(diào)離或離職情況是，必須做好交接手續(xù)，列出移交清單，確保下一位資料管理人員對(duì)現(xiàn)有資料情況做到心中有底。

結(jié)束

面對(duì)現(xiàn)階段資料管理的上的弊病，只有把資料管理足夠重視起來，嚴(yán)格要求竣工資料的格式和時(shí)效性，培養(yǎng)復(fù)合型資料管理人才，完善日常資料管理制度，才能使工程竣工資料的管理呈現(xiàn)出健康發(fā)展的態(tài)勢(shì)。