事業單位檔案管理存在的問題及對策研究

(阿勒泰市醫療保障局 新疆 阿勒泰 836500)

目前事業單位科技化水平不斷提高，電子科技化的檔案管理方式可以使檔案管理更加快捷高效，然而,即使電子檔案管理水平不斷提高，但目前事業單位檔案管理還存在不少問題,比如檔案使用率低、管理不規范、工作人員能力和參差不齊等問題。

一、檔案管理存在的問題及原因

1.制度不健全

檔案管理制度不健全問題主要表現在兩個方面:一是缺乏監督。盡管事業單位在檔案日常事務中建立起了較為規范的程序,但缺乏監督機制。部分單位檔案管理只靠檔案人員的內部檢查，缺少外部評價和監督機制，導致不同單位、不同時期的檔案管理水平參差不齊。二是,對于缺乏創新優化。因為檔案管理人員專業水平的限制，事業單位的檔案管理更多的是對資料按照既有規定的日常執行，缺少根據不同行業、不同單位的個別情況的創新和優化。

2.人員結構不合理

當前事業單位檔案管理中存在檔案管理人員缺乏專業性、能力水平參差不齊等問題。

(1)專業素養不足。目前檔案管理工作的變化對管理人員的專業性和學歷提出更高的要求。事業單位檔案管理工作人員應具備本科及以上的學歷并且具備一定的計算機和信息系統管理水平。但是從目前事業單位的普遍情況看，檔案管理人員大多數不具備專業背景，很多是退居二線的老員工，甚至有很多不會使用計算機。目前，事業單位針對這一問題，也做了一些改變，一是通過校招、提高待遇等方式充實檔案管理人員隊伍。二是通過加強培訓等方式提高管理人員的專業素質，但是在培訓的實際效果來看，因為缺乏考核機制的建立，效果不明顯，同時檔案管理人員對培訓也缺乏積極性。

(2)檔案工作缺乏復合型專業技術人才。檔案管理專業在高校中還未普遍開設，事業單位檔案管理的專業人員較少，目前檔案管理專業人員大多出自歷史等文科專業，計算機使用水平一般，計算機專業人員配備較少，導致檔案管理中信息化程度的提高較慢。在實際工作中，存在信息錄入錯誤較多、歸類不夠專業等問題，事業單位信息化系統采購花費較大，但實際使用效率較低，歸根結底還是復合型人才較少的問題。

3.檔案管理建設存在短板

事業單位檔案管理建設不足主要表現在以下幾點:一是事業單位領導重視程度不高。隨著事業單位機構改革的推進，事業單位檔案管理工作信息化也要向縱深發展，檔案管理的改革是一項系統工程，必須引起足夠的重視，需要事業單位主管領導來親自抓。但是實際情況中,事業單位領導對檔案管理工作的重視程度不夠，甚至很多領導對檔案管理人員還不認識，這就導致事業單位對檔案管理投入不夠，檔案管理人員晉升渠道受限，檔案管理人員工作積極性不高等問題。二是保密建設存在短板。事業單位檔案保密要求比較高,很多檔案涉及業務秘密、國家秘密。雖然管理人員大多受到較好的保密培訓，但是在實際工作中，對泄密后果估計不足，導致泄密事件時有發生,檔案信息的安全性同樣會存在嚴重的隱患。三是檔案管理的基礎設施建設有待提高。當前事業單位檔案管理基礎設施仍存在不足,主要表現在信息化程度還需提高，特別是對存在時間較長的檔案，還沒有實現信息化錄入;同時，檔案管理信息化主要還停留在手工錄入、掃描等手段，需要花費較大的人力成本。

二、完善事業單位檔案管理建設的對策建議

1.規范檔案管理制度

檔案管理制度的規范，應該牢牢把握服務于民的理念。從思想上提高重視程度。事業單位檔案管理從事業單位性質一樣，不應該從是否產生經濟效益、是否節約成本的角度衡量檔案管理工作，檔案管理工作要提高公益性考慮，要堅持一切為了人民的理念。檔案管理人員應該加強對檔案的梳理、開發,對于可公開的信息，要加強信息公開的力度，并且優化公開方式，提高人民使用檔案的方便程度。

事業單位檔案涉及到單位的具體數據、人員信息，有的涉及到公民信息，主題比較廣泛，對工作的精細化程度提出更高的要求。但是在實際工作中，檔案管理工作人員對事業單位檔案管理的重要性認識不足，在缺乏監督的情況下，工作中存在很多的短板和風險。因此需要從制度入手，加強對檔案管理工作的監督。監督包括兩個方面,即內部監督以及大眾監督。

2提高檔案管理人員專業素質

(1)提高專業人員待遇。只有提高專業人員的福利待遇以及政治待遇，才能吸引更多專業的檔案管理人才，并且提高現有檔案管理專業人員提高業務素養的積極性。針對事業單位檔案管理在吸引人才方面存在的問題,可通過引入檔案管理人員專業資質制度，通過專業職位的晉升解決檔案管理人員的工資和政治待遇。并且對名校檔案管理專業人員，可作為特殊人才引進，給予更好的經濟待遇及晉升機會。

(2)引進高素質專業人才。人才作為檔案管理信息建設的基礎,能夠為檔案管理現代化建設提供根本性的支持,只有建設一支高素質人才隊伍，才能盡快補齊檔案管理工作的短板。針對專業對口人員以及復合型人才缺失的問題。一是加大人才引進力度，一線城市事業單位可通過提供更好的落戶政策引進專業人才；二、三線城市城市吸引力較弱，可以通過提高待遇，提供住房等政策吸引專業人才。

(3)加強培訓。現代檔案工作者本身需要擁有較為豐富的計算機、信息系統管理、檔案分類、索引建立等專業素養,只有擁有過硬的信息素養和信息技能,才能夠做好事業單位檔案管理工作。因此在現有人員結構下，引進專業人才并不能很快的提高檔案管理人員專業隊伍建設，還需要對現有人員加強培訓。在培訓中，一方面可以與高校聯系，集中培訓，利用高校師資優勢，對在職人員進行培訓。二是加強各單位之間的交流，通過交流提高檔案管理人員的素養，提升檔案管理人員水平。

3.提高檔案管理的技術利用率

(1)加強數字化建設。而檔案信息資料經由數字化技術轉換為數字化檔案信息可以有效的實現信息資料的更新、整合及補充。檔案數字化建設可以有效的為單位社會效益的實現創造有利條件，同時可以更好的提高檔案檢索效率，并且極大的緩解檔案對物理空間的占用。

(2)加強自動化檔案管理的建設。檔案管理工作自動化是事業單位檔案管理的發展方向，包含了信息數據的自動收集、自動篩選、自動提取等手段。檔案管理自動化可有效實現檔案信息自動收集和批量處理，有利于提高檔案管理效率并且降低檔案收集中信息選取的人為性和隨意性。加強檔案管理自動化建設,應購置滿足自動化要求的基礎設施并招聘復合型檔案管理人員。

4.多渠道加大資金投入

事業單位提高檔案管理水平需要多渠道籌集建設資金。事業單位應當與國家財政部門積極協商,通過財政補助，專項基金等方式,推動檔案信息化建設的發展。主要有以下方式:一是在日常與上級部門交流中主動匯報檔案管理工作，取得上級部門的重視，力爭增加檔案管理工作專項預算;二是廣泛動員社會各界的了力量,通過有償共享信息等方式獲得社會資本的支持。

三、結語

研究者針對事業單位檔案管理存在的問題,提出了解決的對策,包括從加強對事業單位檔案管理重要性認識、高端專業化人才的引進、福利待遇的保障等方面，希望能對事業單位提高檔案管理水平特別是信息化管理水平提高有益借鑒。