大數(shù)據(jù)背景下電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

(國網(wǎng)福建省電力有限公司物資分公司 福建 福州 350000)

一、引言

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展迅猛，我國各行各業(yè)都發(fā)生著巨大變化，這也給檔案管理工作提供了很好的技術(shù)手段。當(dāng)前，電力企業(yè)的檔案管理中存在著管理質(zhì)量不高、處理效率不高、信息化程度不高等問題，同時(shí)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案材料數(shù)量增多、形式更加多樣、類型更加復(fù)雜，各種數(shù)據(jù)千頭萬緒，而且隨著時(shí)代發(fā)展，電力企業(yè)對檔案管理質(zhì)量的要求越來越高。如此，如何進(jìn)行高效的管理，給檔案管理工作帶來的非常大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)，就是對海量數(shù)據(jù)檢索、處理、分析的技術(shù)，這尤其低檔案收集、檔案分類、檔案整理等工作提供了解決方案。

二、電力企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案管理質(zhì)量不高

檔案管理是一項(xiàng)在行政管理和人力資源管理活動中非常重要的工作，其包括人事檔案、文件檔案、財(cái)務(wù)檔案以及在具體業(yè)務(wù)工作中的不斷形成的工作檔案，形式多樣、類型復(fù)雜。檔案材料管理的目的方便使用，檔案是拿來“用”的，不是用來“存”的，“存”是手段，“用”是目的。所以，進(jìn)行檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)應(yīng)該是更好的使用檔案。目前，電力企業(yè)的檔案管理工作質(zhì)量還不高，很多數(shù)據(jù)材料歸檔方式不合理，造成查找使用不便，無法滿足正常使用。

2.檔案管理服務(wù)意識不強(qiáng)

檔案數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，是電力企業(yè)重要的資源，應(yīng)服務(wù)于電力企業(yè)各個(gè)部門、每位員工。傳統(tǒng)的檔案管理工作傾向于被動地提供需求，而不是主動地基于用戶需求去提供個(gè)性化服務(wù)。大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)形式多樣、粒度更精細(xì)，檔案管理人員更需要從用戶需求視角去收集、整合數(shù)據(jù)。若只是從數(shù)據(jù)管理者的角度，數(shù)據(jù)信息容易分散，形成信息孤島。檔案管理是服務(wù)于業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，其任務(wù)是提供高質(zhì)量數(shù)據(jù)、信息服務(wù)，因此，要強(qiáng)化服務(wù)意識。

3.檔案管理信息化程度低

目前很多企業(yè)都有檔案管理的系統(tǒng)平臺，但是一些企業(yè)信息化程度仍較低，還是以部門為主。各部門或者各級單位之間沒有實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的數(shù)據(jù)集成和共享，這種模塊化的信息模式容易造成信息孤島，分散式的管理使得信息資源的優(yōu)勢得不到發(fā)揮。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，很多數(shù)據(jù)都是非結(jié)構(gòu)化或者半結(jié)構(gòu)化的，這些數(shù)據(jù)的管理需要高信息化、智能化和自動化的管理系統(tǒng)。

三、利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新電力企業(yè)檔案管理模式

1.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高數(shù)據(jù)質(zhì)量

基于大數(shù)據(jù)這一背景，對傳統(tǒng)中不必要、效率低的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，重構(gòu)科學(xué)合理的檔案業(yè)務(wù)流程。厘清數(shù)據(jù)是如何在各個(gè)部門流轉(zhuǎn)的，以便更好地進(jìn)行檔案接收、管理以及利用。此外，利用Linux、hive、python等大數(shù)據(jù)技術(shù)，對于一些非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的原始資料進(jìn)行數(shù)字化，變成檔案資料，存入介質(zhì)中。原始數(shù)據(jù)的高質(zhì)量才能保證生成準(zhǔn)確的信息資源，為用戶所需。

2.強(qiáng)化服務(wù)理念

改變傳統(tǒng)的供給導(dǎo)向，有什么檔案就只能用什么，要轉(zhuǎn)向需求導(dǎo)向。根據(jù)不同的用戶需求去集成數(shù)據(jù)信息，為用戶創(chuàng)造價(jià)值。利用數(shù)據(jù)挖掘、集成、檢索等技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)，提高用戶檢索能力、準(zhǔn)確度。而且，隨著業(yè)務(wù)形式多樣化，數(shù)據(jù)體量大，用戶需求除了檢索，還有更專業(yè)化和個(gè)性化的需求。因此，檔案管理人員要全面把握用戶的信息需求，根據(jù)用戶的反饋改進(jìn)服務(wù)。

3.提高檔案管理信息化程度

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，提高管理工作的信息化程度也是大數(shù)據(jù)時(shí)代的現(xiàn)實(shí)需求，可以提高檔案管理工作效率，使得信息資源被企業(yè)高效利用，發(fā)揮價(jià)值，形成企業(yè)核心競爭力。信息化建設(shè)要注重強(qiáng)化數(shù)據(jù)集中，加強(qiáng)各部門各級的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，建立一個(gè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享與開放。提高信息化程度，不僅要實(shí)現(xiàn)智能化、自動化，還要盡可能向智慧化發(fā)展。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)智慧檔案館，形成一個(gè)虛擬的數(shù)據(jù)資源池，通過云平臺來進(jìn)行管理調(diào)度。

四、結(jié)論

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行信息化、智能化建設(shè)是電力企業(yè)檔案管理的必然發(fā)展趨勢。檔案信息是企業(yè)一項(xiàng)戰(zhàn)略性資源，在大數(shù)據(jù)背景下如何深度挖掘信息資源，高效利用資源，高質(zhì)量服務(wù)各業(yè)務(wù)部門是檔案管理的工作重點(diǎn)。檔案管理人員要持續(xù)不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行全鏈條式管理，以提升檔案對企業(yè)核心資源的支撐作用。