在業務工作中借鑒采用過程方法的思考

(海軍駐昆明地區第一軍事代表室 云南 昆明 650236)

《GJB 9001C-2017 質量管理體系要求》倡導在建立實施質量管理體系以及提高其有效性時采用過程方法，通過滿足顧客要求，增強顧客滿意。過程方法包括按照組織的質量方針和戰略方向對各個過程及其相互作用進行系統的規定和管理，從而實現預期結果。可通過采用PDCA循環以及始終基于風險的思維對過程和整個體系進行管理，旨在有效利用機遇并防止發生不良結果。

若將軍事代表業務工作本身也看作是一個質量管理的項目，那么同樣可借鑒采用過程方法對業務工作各過程及其相互作用進行系統的識別和管理，從而不斷提高工作的規范性和有效性，進一步優化工作績效，更好地達到工作目標。

一、相關概念的含義

(一)過程方法的含義

要理解過程方法，首先必須理解什么是過程。《GB/T 19000-2016 質量管理體系基礎和術語》對于過程的定義是：利用輸入實現預期結果的相互關聯或相互作用的一組活動。值得注意的是，一個過程的輸入通常是其他過程的輸出，而一個過程的輸出又通常是其他過程的輸入；兩個或兩個以上相互關聯和相互作用的連續過程也可作為一個過程。單一過程一般包括輸入源、輸入、活動、輸出、輸出接收方等要素。

《GB/T 19000-2016 質量管理體系基礎和術語》對過程方法的概述是：將活動作為相互關聯、功能連貫的過程組成的體系來理解和管理時，可更加有效和高效地得到一致的、可預期的結果。

(二)PDCA循環的含義

依據《GJB 9001C-2017 質量管理體系要求》，PDCA循環可簡要描述如下：策劃(Plan)：根據顧客的要求和組織的方針，建立體系的目標及其過程，確定實現結果所需的資源，并識別和應對風險和機遇；實施(Do)：執行所做的策劃；檢查(Check)：根據方針、目標、要求和所策劃的活動，對過程以及形成的產品和服務進行監視和測量(適用時)，并報告結果；處置(Act)：必要時，采取措施提高績效。

(三)風險的含義

《GB/T 19000-2016 質量管理體系基礎和術語》對風險的定義是：不確定性的影響。其中，不確定性是一種對某個事件，或是事件的局部的結果或可能性缺乏理解或知識方面的信息的情形；影響是指偏離預期，可以是正面的或負面的。日常習慣中，人們所指的“風險”一般是指其負面影響。《GJB 5852-2006 裝備研制風險分析要求》對風險的定義是：在規定的技術、費用和進度等約束條件下，對不能實現裝備研制目標的可能性及所導致的后果嚴重性的度量。比較而言，《GJB 5852-2006 裝備研制風險分析要求》中對風險的定義更有利于對本文所述“基于風險的思維”含義的理解。

二、過程方法在業務工作中的作用

(一)充分識別過程

一個組織要用過程方法對質量管理體系進行有效控制，首先必須識別產品實現的過程，包括大過程(全過程)和各個小過程(子過程)。同樣，要用過程方法對業務工作進行有效控制，也必須首先識別業務工作的過程。針對識別出的每一個過程，都應對其輸入和輸出、活動的內容、用于監視和測量的控制和檢查點等要素進行分析，明確相應要求和結果。

(二)抓住主要過程、重要過程

如果把一項任務看作一個包含了若干個小過程的大過程，則根據任務要求和特點，其所包含的若干個小過程的重要程度和優先級是不一樣的。我們應該在充分識別過程的基礎上，進一步識別出直接影響任務完成的主要小過程、重要小過程，投入更多的資源(包括時間、精力)確保其實現預期結果。

(三)對過程采用PDCA循環進行控制

1.做好過程策劃。針對需關注的過程進行認真分析，重點搞清楚該過程的要求(即輸入)是什么、需要做哪些工作(即活動)、需要得到什么樣的結果(即輸出)，確定實現該過程并得到預期結果所需的資源是什么，同時識別執行該過程可能存在的風險，有針對性的制定應對措施。基于以上分析，制定該過程的實施計劃。需要特別說明的是，實施計劃不是必須形成特定格式或文本，它可以以任何方式或載體存在，包括對實施該過程所進行的思考。

2.確保策劃落實。針對過程制定了實施計劃，則該計劃應嚴格落實到實際行動中。在執行過程中，若有實際情況為策劃階段未考慮到的，則應根據實際情況適時適度地對實施計劃進調整，但應注意保持策劃結果不變，即確保實現預期結果。

3.適時檢查。根據計劃和目標，適時檢查執行情況和實施效果，對收集到的數據進行總結分析，把完成情況與目標進行比較，看是否實現了預期結果。若出現偏差，則應確認策劃是否存在疏漏、計劃是否需要調整、計劃是否得到有效落實，發現問題及時進行記錄和分析研究。

4.及時改進。對發現的問題進行分析研究，找出問題原因，有針對性地制定改進措施，確保實現預期結果。同時，應舉一反三對類似問題進行排查，及時消除隱患。

(四)對過程采用基于風險的思維進行控制

隨著現代工業發展和風險管理研究日益深入，風險管理作為管理科學的一個重要分支已經滲透到各行各業，風險管理理念越來越受到廣泛的重視。風險管理的核心是預防，及早發現風險，及時應對處置，把問題處理工作前置，已經被證明是一種能有效降低非預期事件損失、顯著降低成本的科學管理方法。

借鑒基于風險的思維對過程進行控制，就是要及早分析確定可能導致過程偏離策劃結果的各種因素，采取預防措施，最大限度地降低不利影響，并最大限度地利用出現的機遇。PDCA循環已經隱含了基于風險的思維，策劃(Plan)階段，需要識別執行過程可能存在的風險，有針對性的制定應對措施；實施(Do)階段，應根據實際情況識別新出現的風險，適時適度對方案計劃進行調整；檢查(Check)階段，應適時檢查過程執行情況，確認是否出現了新的風險從而導致過程運行可能出現偏差；處置(Act)階段，應對存在問題進行分析研究，對因此而衍生出的風險進行排查，及時消除隱患。

除了采用PDCA循環已經隱含的基于風險的思維，對某一過程進行風險分析時還可著重考慮以下八個方面：①該過程運行中自身職責是否明晰？②該過程運行涉及的相關政策法規的規定是否明確？③針對該過程的上級要求和意圖是否清楚？④該過程運行中需請示報告的事項是否已落實？⑤該過程運行所需資源條件是否具備？⑥該過程運行所要求的時間節點是否明確？⑦該過程運行中的監視和測量的控制點是否能夠滿足需要？⑧該過程預期輸出是否明確？

(五)注重過程方法的系統性

過程方法、PDCA循環和基于風險的思維是一個整體，過程方法需要運用PDCA循環和基于風險的思維，PDCA循環從某種意義上來說也是一種過程管理，而基于風險的思維貫穿過程方法和PDCA循環的始終，三者相輔相成，具有極強的系統性。在業務工作中借鑒采用過程方法，應注重把過程方法、PDCA循環和基于風險的思維結合起來，在推動業務工作過程中不斷加深對三者的理解與運用。

三、結語

隨著國防和軍隊改革不斷深入推進，裝備建設標準不斷提高，對軍事代表業務工作提出了更高更嚴的標準和要求。在復雜的形勢任務下，我們借鑒國際質量管理先進經驗，在業務工作中合理運用質量管理體系所倡導的過程方法和PDCA循環、基于風險的思維等相關理念，可以改進工作方法，提高工作質量，增強工作績效，確保裝備質量。