海洋機構質量管理體系內部審核淺析

(國家海洋局北海海洋環境監測中心站 廣西 北海 536000)

內部審核是整個質量管理體系運行有效的保障環節，是機構保證質量管理體系正常運行的基本手段，是不斷提升質量體系文件全面性和體系運行符合性的重要步驟，是不斷提升機構管理水平和能力的有效途徑。海洋檢驗檢測機構開展內部審核是檢查、驗證機構質量管理體系運作是否符合《檢驗檢測機構資質認定評審準則》和質量體系文件的要求，以及管理體系是否得到有效的實施和保持。

一、概述

內部審核是檢驗檢測機構自行組織的管理體系審核，按照管理體系文件規定，對其管理體系的各個環節組織開展的有計劃的、系統的、獨立的檢查活動。檢驗檢測機構應當編制內部審核控制程序，對內部審核工作的計劃、籌備、實施、結果報告、不符合工作的糾正、糾正措施及驗證等環節進行合理規范。內部審核通常每年一次，可以根據具體情況策劃審核頻次，既可以一次也可以多次由質量負責人策劃內審并制定審核方案，內部審核應當覆蓋管理體系的所有要素，應當覆蓋與管理體系有關的所有部門、所有場所和所有活動。

二、內審員要求

內部審核工作是由內審組成員來具體實施完成的，而選拔內審員的工作將直接決定內審質量和內審深度，也將直接決定了內審工作完成的成效性和建設性。在建立內審組時，應根據審核內容、目的和意義首先確立內審組長人選。內審組長的業務能力水平和綜合素質將決定內審方向和最終成效，一般應選擇具有審核經驗、熟悉審核領域、組織和協調能力較強的資深內審員擔任，切實保障準確把握內審方向和深度。內審員應當經過培訓，能夠正確理解評審準則、清楚內部審核的工作程序、掌握內審的技巧方法和具備編制內部審核檢查表、出具不符合項報告的能力。在人力資源允許的情況下，應當保證內審員與其審核的部門或工作無關，確保內部審核工作的客觀性、獨立性。

三、內部審核程序

(一)內部審核籌備。根據機構日常工作安排，年初編制審核計劃，經質量負責人批準后實施。一般每年至少審核一次，迎接評審、大型綜合性監/檢測任務結束、新項目開展、追溯事故原因或確認糾正效果等，可增加全面內部審核或局部內部審核。由質量負責人負責策劃內審并制定審核方案，確定內審組長，組織內審組，由內審組長負責委任內審員和組織實施內審工作。內部審核方案應根據有關過程的重要性、對中心站產生影響的變化和以往的審核結果進行策劃、制定、實施和保持，審核方案內容包括：審核的目的、范圍；審核的依據、標準和文本；內審人員；審核日程安排；受審核部門和涉及的要求、內容。實施方案在正式審核前一周由內審組長發至各有關部門和人員。機構一定要保證內部審核按照既定的方案實施，才能達到預期目的。

(二)內部審核實施。在開展內部審核過程中，內審組長召開并主持首次會議，內審人員、被審核部門負責人及相關人員出席。首次會議內容包括：向被審核部門介紹內審人員及其分工；說明審核目的、范圍、依據、所采用的方法及解釋實施計劃中不明確的內容。內審員根據分工確定的檢查內容，通過交談、查閱文件、現場檢查、調查驗證等方法收集客觀證據并逐項做好記錄。如提供的證據證明符合規定要求，則由內審員在內部質量審核記錄表上填寫符合。如提供的證據證明不符合規定要求，則由內審員在內部質量審核記錄表上填寫不符合，并及時與受審核部門聯系、交換意見，對不合格項的陳述要準確，以便復查時可追溯，對審核的不合格項需經受審核部門負責人簽字確認。

(三)內審結果反饋。每次審核結束，內審組應分析審核情況?，F場審核結束后，內審組對審核情況進行綜合分析，編制不符合報告，列出不符合項。內審組長在末次會議時宣讀不符合報告，作審核評價和結論，提出糾正措施和要求，并限期整改。受審核部門在收到不符合報告后，應在一周內分析研究不符合原因，制定整改方案措施，明確完成日期。待不符合項整改完成后，編制整改報告報送內審組，作為跟蹤驗證的依據。內審發現問題不是內審宗旨，針對發現問題而進行有效性整改，從而實現質量體系運行的有效性，切實提升工作質量水平，這是內審的主要目的和意義。針對內審中發現問題，要切實建立必要而全面的整改方案，要切實保障問題整改落實到位，切實實現體系缺陷的糾正，切實完善體系文件的全面性。

(四)編制內審報告。內審結果的報告方式一般采取不符合報告和分發內審報告等書面方式進行。不符合報告僅針對識別出問題的部門，而內審報告體現的是整體審核結果，反映的是普遍問題，強調發現的問題和所需的改進，以提示其他部門避免發生類似不符合，同時也是推廣和宣傳管理體系運行比較好的做法。內審報告一般由內審組長編寫，報告主要包含審核的目的、范圍；審核的依據、標準和文本；內審人員；審核過程概述；不符合項的分布情況及說明；管理體系運行情況的綜合評價；存在的主要問題以及糾正措施要求等。審核報告編制完成后，經審核后報質量負責人批準并作為管理評審的輸入。

(五)跟蹤驗證糾正措施。內部審核發現問題應采取糾正、糾正措施，并組織內審員對存在問題進行跟蹤驗證，驗證其有效性，對發現的潛在不符合制定和實施預防措施。內部審核過程及其采取的糾正、糾正措施、預防措施均應予以記錄。內部審核記錄應清晰、完整、客觀、準確。內審組對受審核部門的糾正措施應進行跟蹤、檢查和驗證，并填寫跟蹤結果后提交管理評審，驗證有效的糾正措施。如涉及文件修改，按文件控制程序執行，如糾正措施達不到預期目標和效果，應重新研究，制定新的糾正措施。

四、持續改進

海洋檢驗檢測機構在體系建立初期，有些規模較小，人員較少的業務，運作方式相對簡單，建立的體系文件也較為簡單。但隨著業務的發展，控制的環節和要求可能增多，運作的架構會作相應的調整，部門的職能、崗位職責也會有相應的變化。如果不及時地根據機構的實際情況對質量體系文件進行評審、修訂，就不能滿足質量體系的持續運行和持續改進，就不能對發展后的業務進行有效指導。其實，從管理的基本原理和邏輯結構看，持續改進是機構正常管理必不可少的一部分，如果沒有持續改進，等于切斷了組織管理通向更高層次的通道，其管理將會在固有水平上循環，最終導致體系失效，被市場淘汰。只有堅持對質量體系的持續改進，不斷提高質量體系運行的有效性。

五、結束語

內部審核是一種重要的管理手段，也是一種自我改進的機制，只有充分發揮內部審核工作的全部功效，質量管理體系才能有效運行和持續改進。內部審核工作是質量管理體系正常運行的重要環節，是有效開展工作的必要內容，是確保工作有效性的必然要求。正確認識和深入理解內部審核工作在質量管理體系中的目的和意義，將有助于內部審核的順利實施，充分發揮其在質量管理體系中的監督促進作用。