高校戶(hù)籍管理存在的問(wèn)題與解決途徑

馮康

【摘 要】 本文認(rèn)為高校戶(hù)籍制度有階段性、管理型與服務(wù)型兼具、靈活多變的特點(diǎn)。現(xiàn)行的高校戶(hù)籍管理制度存在一定的問(wèn)題和弊端，提出了相關(guān)建議和解決途徑：建立電子化戶(hù)籍信息數(shù)據(jù)庫(kù)；不再替往屆生保留戶(hù)籍檔案；將高校戶(hù)籍室由管理職能為主轉(zhuǎn)向服務(wù)職能為主。

【關(guān)鍵詞】 高校戶(hù)籍管理；電子戶(hù)籍信息庫(kù)；服務(wù)性

高校戶(hù)籍管理是高校履行管理職能的重要一環(huán)，主要通過(guò)高校行政機(jī)關(guān)保衛(wèi)處下屬的戶(hù)籍科或戶(hù)籍室來(lái)實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人口流動(dòng)性非常小，各單位的人口數(shù)量相對(duì)固定，加上大學(xué)生數(shù)量在當(dāng)時(shí)非常稀缺，高校的戶(hù)籍管理工作壓力并不是很大。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)人口流動(dòng)性不斷增加，加上高校逐年的擴(kuò)招造成大學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，高校作為接收外來(lái)人口的主要單位，其戶(hù)籍管理工作越來(lái)越重要，壓力也越來(lái)越大，逐漸成為高校安全管理的基礎(chǔ)性工作。高校作為一種具有行政級(jí)別的事業(yè)單位，具有相對(duì)封閉性和獨(dú)立性，其戶(hù)口雖然在名義上屬于轄區(qū)派出所管理，但是其戶(hù)口是獨(dú)立的集體戶(hù)口，且數(shù)量多、流動(dòng)性大，公安機(jī)關(guān)本著“單位自管”的原則，將高校集體戶(hù)交由高校自己管理，高校戶(hù)籍的日常管理工作主要由高校戶(hù)籍室承擔(dān)。

一、高校戶(hù)籍制度的特點(diǎn)

與普通戶(hù)籍管理制度相比，高校戶(hù)籍管理制度有著自身的特點(diǎn)：

首先，高校戶(hù)籍管理工作具有階段性。高校戶(hù)籍管理工作有著鮮明的時(shí)間階段，高校戶(hù)籍管理服務(wù)的對(duì)象主要是學(xué)生，新生入學(xué)季和畢業(yè)生離校季是高校戶(hù)籍工作的兩個(gè)高峰階段，這兩個(gè)階段時(shí)間緊、任務(wù)重，對(duì)戶(hù)籍管理工作的質(zhì)量和效率提出了要求。平時(shí)的日常管理工作主要是受理學(xué)生或教職工借用戶(hù)籍卡、對(duì)零散人員開(kāi)具落戶(hù)介紹信以及辦理身份證等事項(xiàng)。

其次，高校戶(hù)籍管理工作具有管理性和服務(wù)性。一方面，高校戶(hù)籍室是學(xué)校的管理部門(mén)，其首要職能就是管理學(xué)生和教職工的戶(hù)籍檔案，除此之外，還承擔(dān)給學(xué)生和教職工開(kāi)具落戶(hù)介紹信、辦理身份證等工作。另一方面，高校戶(hù)籍室也是窗口單位，其服務(wù)的對(duì)象是廣大師生員工，其服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平關(guān)乎學(xué)校的形象。因此，高校戶(hù)籍工作人員要把服務(wù)意識(shí)放在首位，不斷提升服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。

最后，高校戶(hù)籍管理工作具有靈活性和多變性。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，政府對(duì)戶(hù)籍的管控非常嚴(yán)格，外地戶(hù)口要落入學(xué)校集體戶(hù)需要嚴(yán)格的條件和繁瑣的手續(xù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，尤其是政府的吸引人才戰(zhàn)略，政府對(duì)戶(hù)籍政策有所放松，落戶(hù)條件和手續(xù)也隨之簡(jiǎn)化。高校戶(hù)籍政策與當(dāng)?shù)卣膽?hù)籍政策掛鉤，隨著政府的戶(hù)籍政策變化而及時(shí)調(diào)整。

二、高校戶(hù)籍制度存在的問(wèn)題

高校戶(hù)籍制度隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出了相應(yīng)的調(diào)整，但是仍然存在著一些問(wèn)題。主要表現(xiàn)為管理模式陳舊、畢業(yè)生戶(hù)口留校的弊端、其他業(yè)務(wù)對(duì)戶(hù)籍管理的不利影響等幾個(gè)方面。

1、高校戶(hù)籍管理模式陳舊

在絕大多數(shù)高校，戶(hù)籍管理仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化階段。新生報(bào)到將落戶(hù)材料交給戶(hù)籍管理人員，后者將材料送往轄區(qū)派出所戶(hù)籍室，待派出所辦理好戶(hù)籍卡后，戶(hù)籍管理人員按照年級(jí)、地域等類(lèi)別將學(xué)生的戶(hù)籍卡保存。這種管理方式有著許多弊端，比如容易遺失、遺漏。學(xué)生借戶(hù)籍卡辦理個(gè)人事務(wù)有時(shí)用完不能及時(shí)歸還，加上學(xué)生自己保管不善，很容易丟失戶(hù)籍卡。畢業(yè)戶(hù)籍派遣時(shí)，戶(hù)籍管理人員向?qū)W生發(fā)放戶(hù)籍卡，在這過(guò)程中，學(xué)生數(shù)量大且集中，戶(hù)籍卡在發(fā)放過(guò)程中很容易出現(xiàn)發(fā)錯(cuò)或遺失的情況。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的戶(hù)籍管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足戶(hù)籍工作的需要，需要新的管理模式來(lái)取代現(xiàn)有的模式。

2、畢業(yè)生戶(hù)口留校的弊端

高校每年都存在畢業(yè)生戶(hù)口留校的情況，有一部分畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)暫時(shí)未就業(yè)，沒(méi)有單位可接收，高校原則上將學(xué)生的戶(hù)籍保留兩年。這種政策短期看來(lái)對(duì)畢業(yè)生有利，給了他們一定的緩沖期，戶(hù)口不至于直接被打回原籍。但是這給學(xué)校的戶(hù)籍管理工作帶來(lái)了負(fù)擔(dān)。學(xué)校集體戶(hù)具有臨時(shí)性、階段性的特點(diǎn)，學(xué)生只是在校期間可以落集體戶(hù)，畢業(yè)后學(xué)生在身份上與學(xué)校脫離關(guān)系，學(xué)校不再有幫其管理戶(hù)口的義務(wù)。

3、戶(hù)籍管理存在責(zé)任漏洞

畢業(yè)給學(xué)生發(fā)放戶(hù)籍卡會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。戶(hù)籍卡發(fā)放給學(xué)生后，戶(hù)籍管理人員過(guò)段時(shí)間對(duì)是否給某一個(gè)學(xué)生發(fā)過(guò)戶(hù)籍卡這件事沒(méi)有印象，個(gè)別畢業(yè)生會(huì)利用這點(diǎn)，把自己丟失戶(hù)籍卡的責(zé)任推給戶(hù)籍管理人員，指責(zé)戶(hù)籍管理人員在畢業(yè)時(shí)沒(méi)有將戶(hù)籍卡發(fā)放給自己。戶(hù)籍管理人員苦于沒(méi)有證據(jù)證明發(fā)放了戶(hù)籍卡，即便不認(rèn)為自己有責(zé)任，也無(wú)法證明畢業(yè)生的指責(zé)是毫無(wú)依據(jù)的，反之亦然。這樣的管理會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)事情主體責(zé)任不明的情況，不利于明確戶(hù)籍管理人員和學(xué)生的責(zé)任。

三、優(yōu)化高校戶(hù)籍管理的方法

高校戶(hù)籍管理必須與時(shí)俱進(jìn)，改變舊的管理模式，本著精簡(jiǎn)管理成本、提高管理效率的原則，優(yōu)化高校戶(hù)籍管理方法。筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改變：

1、建立電子化戶(hù)籍信息數(shù)據(jù)庫(kù)

戶(hù)籍信息具有數(shù)量多、變化快的特點(diǎn)，而紙質(zhì)版的信息留存方式顯然不適應(yīng)戶(hù)籍信息的特點(diǎn)，從而造成戶(hù)籍信息不能夠及時(shí)更改，出現(xiàn)戶(hù)籍真實(shí)狀態(tài)與戶(hù)籍信息狀態(tài)不一致的問(wèn)題。而建立電子化戶(hù)籍信息之后，這樣的問(wèn)題就不會(huì)出現(xiàn)。電子化戶(hù)籍信息更改起來(lái)十分方便，一旦現(xiàn)實(shí)戶(hù)籍狀態(tài)有任何變動(dòng)，戶(hù)籍管理人員可以及時(shí)更改戶(hù)籍信息，這樣就能夠保證戶(hù)籍狀態(tài)與戶(hù)籍信息保持一致，避免戶(hù)籍狀態(tài)與戶(hù)籍信息脫節(jié)的情況出現(xiàn)。

2、不再替往屆生保留戶(hù)籍檔案

根據(jù)公安機(jī)關(guān)現(xiàn)行的戶(hù)籍政策，畢業(yè)生的戶(hù)口可以在學(xué)校保留兩年，兩年后打回畢業(yè)生原戶(hù)籍地。這項(xiàng)政策對(duì)畢業(yè)生來(lái)說(shuō)是有利的，有些學(xué)生畢業(yè)后一開(kāi)始未找到合適的就業(yè)單位，又不想把戶(hù)籍遷回原籍，學(xué)校替這一部分學(xué)生保管兩年戶(hù)口，兩年內(nèi)學(xué)生找到就業(yè)單位，就會(huì)順利將學(xué)校戶(hù)口遷出。這項(xiàng)政策給學(xué)校帶來(lái)了很大的工作壓力。按理來(lái)說(shuō)，高校集體戶(hù)口本身就具有臨時(shí)性、期限性的特點(diǎn)，學(xué)生入學(xué)落戶(hù)、畢業(yè)遷戶(hù)是最符合高校集體戶(hù)口的狀態(tài)。但是替畢業(yè)生保管兩年戶(hù)口的政策會(huì)造成很多問(wèn)題，比如會(huì)積壓很多往屆生的戶(hù)籍檔案，不僅帶來(lái)了戶(hù)籍工作人員日常的管理壓力，而且還存在著保管期限到了之后的二次派遣問(wèn)題，這又增加了工作量。因此，從降低戶(hù)籍管理成本、提高戶(hù)籍管理效率的角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)改變替往屆生保管兩年戶(hù)籍檔案的政策，不再替往屆生保留戶(hù)籍檔案。

3、將高校戶(hù)籍室由管理職能為主轉(zhuǎn)向服務(wù)職能為主

以往高校戶(hù)籍室主要行使的是管理職能，集中表現(xiàn)為日常保管學(xué)生和教職工的戶(hù)籍檔案，學(xué)生和教職工若要借用戶(hù)籍檔案辦理個(gè)人事項(xiàng)，必須攜帶有關(guān)證件并填寫(xiě)借條方可借用。但是，有相當(dāng)一部分學(xué)生和教職工總是借用完戶(hù)籍卡后不歸還。時(shí)間久了之后戶(hù)籍卡持有人不慎丟失戶(hù)籍卡，為撇清自身的責(zé)任，會(huì)到戶(hù)籍室佯裝借用戶(hù)籍卡，如果戶(hù)籍管理人員沒(méi)有妥善保管借條出現(xiàn)借條丟失的情況，這樣就會(huì)把戶(hù)籍卡丟失的責(zé)任巧妙地歸到戶(hù)籍管理人員身上，后者卻無(wú)法證明前者丟失戶(hù)籍卡的責(zé)任，這就導(dǎo)致責(zé)任歸屬出現(xiàn)問(wèn)題。因此，必須采取有效的辦法來(lái)明確戶(hù)籍管理者與被管理者之間的責(zé)任。筆者認(rèn)為，將戶(hù)籍卡交給學(xué)生和教職工自行保管是明確責(zé)任的有效方法。戶(hù)籍卡交給前兩者的好處是顯而易見(jiàn)的。首先，學(xué)生和教職工自行持有戶(hù)籍卡可以在自己需要辦理個(gè)人事務(wù)的時(shí)候直接使用戶(hù)籍卡，省去了來(lái)戶(hù)籍室借戶(hù)籍卡這一環(huán)。其次，戶(hù)籍卡由學(xué)生和教職工自己持有明確了戶(hù)籍保管責(zé)任，如果發(fā)生戶(hù)籍卡持有人丟失戶(hù)籍卡的狀況，責(zé)任由戶(hù)籍卡持有人自己承擔(dān)，高校戶(hù)籍室沒(méi)有任何責(zé)任。最后，這減輕了戶(hù)籍室的管理負(fù)擔(dān)，有利于戶(hù)籍室更好地履行服務(wù)職能、提高服務(wù)水平。學(xué)生和教職工的戶(hù)籍卡的數(shù)量相當(dāng)多，日常管理這些文檔是一項(xiàng)相當(dāng)耗費(fèi)時(shí)間和精力的工作，而且需要承擔(dān)管理責(zé)任，一旦戶(hù)籍卡因保管不善出現(xiàn)問(wèn)題，戶(hù)籍管理人員會(huì)被追究責(zé)任。這些都會(huì)讓?xiě)艏芾砣藛T倍感壓力，影響其在日常工作中的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。只有將戶(hù)籍卡交給學(xué)生和教職工自行管理，減輕戶(hù)籍工作人員的管理負(fù)擔(dān)和心理負(fù)擔(dān)，他們才能把更多的時(shí)間和精力放履行服務(wù)職能、提高服務(wù)水平上。

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和人口流動(dòng)性的增加，尤其是大城市對(duì)人才吸引力度的加大，戶(hù)籍政策作為吸引人才的手段必將進(jìn)一步放寬，高校戶(hù)籍管理必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，其理念由以前的“管理為主，服務(wù)為輔”轉(zhuǎn)化為“以服務(wù)為主，管理為輔”。只有弱化管理職能，提高服務(wù)職能，才能讓?xiě)艏叱蔀榻?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的助力器，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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【作者簡(jiǎn)介】

馮 康，任職于西北政法大學(xué)，從事戶(hù)籍管理工作.