高校固定資產信息化管理的現狀與改進方法初探

陶佳

摘 要：由于高校行政管理的固有弊端，導致高校固定資產的信息化管理在發展中出現了眾多問題。本文在總結高校固定資產信息化管理問題的同時，對出現此類問題的癥結進行分析，以期能初步探究出改進這一現狀的措施。

關鍵詞：固定資產 信息化 管理平臺

一、高校固定資產概述

高校固定資產是指學校各單位（包括科研、教學、行政、后勤等）占有和使用的各類固定資產，包括儀器設備、家具、房屋土地、機動車等。高校的固定資產是學校開展教育教學、科研和管理工作的基礎，在高校管理發展中占據著重要的地位，發揮關鍵性作用。高校固定資產的管理內容主要包括資產的申請采購、驗收、登記建賬、變動、維修保養、報廢處置和清查等，同時涉及固定資產數據的統計、分析和上報工作等。

近年來，隨著各所高辦學規模的不斷擴大，資產數量、金額不斷增大，固定資產門類眾多;多校區辦學，遠距離管理使得對固定資產的監控力下降，管理難度大大增加。為此，在過去的二十年間，高校大力發展信息化基礎設施建設，普及信息化的應用，以期利用信息化管理模式優化資產的管理。2016年6月，教育部印發的《教育信息化“十三五”規劃》進一步為高等教育信息化建設指明了方向，為高校固定資產的管理奠定基礎。然而，現階段除了信息化管理的系統問題，高校的固定資產管理還存在著各部門管理意識不強，職責分工不清等亟待解決的問題，而這些問題是無法僅僅依靠管理系統厘清的。

二、高校固定資產信息化管理的現狀分析

（一）信息共享交互性差，工作流程重復，程序繁瑣

我國高校的行政管理工作，現階段仍處于套用政府機關的行政級別這一階段，科層制特點明顯。在管理工作中，部門之間的劃分較為明顯，而工作常常以流程化的形式體現，一項工作或者一個任務的完成，需要在多部門間流轉，互相溝通、互相配合。但是實際工作中，部門、科室各司其職，完成屬于自己職責范圍內的部分。這樣的組織架構導致各部門，甚至各科室，在建設信息化管理系統時，基于本部門的需求，在本部門的職責范圍內，提高工作效率，降低辦公成本，以各自部門的利益為先。在高校資產信息化管理的建設中，忽視了部門交叉的情況，導致各部門重復采集信息，工作流程重復。例如在固定資產建賬、報銷過程中，需要將固定資產的基本信息在國資處的系統中登記，隨后報銷環節，又需要在財務處的系統中，錄入部分基本信息。由于各部門獨自為陣，管理者享受的信息管理的便捷僅僅局限于本部門間，在跨部門的工作中，信息共享交互性差，導致紙質的臺賬制度仍然并行，工作的程序更加繁瑣。

（二）滿足“單一”任務，“多元化”、“個性化”欠缺

高校的行政管理架構，導致資產管理部門在推進信息化建設時常常以犧牲全盤統籌規劃為前提。從可行性角度出發，滿足“單一”任務能在最短時間達到預期效果，快速、直接。而“多元化”的資產管理系統在建設初期勢必要花費大量精力在各固定資產管理部門間、資產管理部門與其他部門間的協調溝通工作上，貌似一切都停留在籌措階段。因此，多數情況下，各資產管理部門會選擇首先滿足“單一”任務。原本設想的采用迂回戰術，先構建滿足“單一”任務的信息管理系統，再逐步完成系統、資源整合的方法，往往在多部門間協調遇阻的現實情況下而擱置，最終導致高校中存在著許多為了實現單一任務而產生的管理系統。常見的有：儀器設備管理系統、家具管理系統、房地產管理系統、學生宿舍管理系統、教師公寓管理系統、教師管理系統、實驗室管理系統等。例如，僅僅是固定資產建賬這一任務，由于儀器設備和家具分屬兩個不同的科室部門管理，前者屬于國有資產管理處，而后者往往屬于房地產管理處管理，因此，在實際工作中，由兩個系統運行管理。

另一方面，各類資產管理部門在系統建設時，首先考慮到的是滿足自身的需求，往往忽視了用戶的需求，“個性化”欠缺。在優化用戶體驗時，往往考慮的是本行政管理部門這一用戶，教師、學生這些群體的利益則次之，甚至忽視。“單一”任務的前提下，導致由各個部門設計的管理系統應運而生，而非用戶友好的設計模式，導致高校的管理者、使用者疲于應付門類繁多的各部門信息管理系統。

國有資產管理處一般設有采購管理科、設備管理科、公房與家具管理科、大型儀器管理科。采購管理科負責所有資產購買計劃的審核工作;設備管理科主要負責儀器設備的登記建賬、清查、報廢等工作;公房與家具管理科室，是全校公用房屋和所有家具管理的職能部門，部分院校獨立于國有資產管理處，單設房產處進行管理;大型儀器管理科負責精密儀器設備的管理和共享工作。對于一位需要購買一臺40萬以上的大型儀器設備的教授而言，他需要了解國有資產管理各部門間的職責分工，申請、采購、驗收、登記入賬等各個環節的流程和所需要運用到的信息系統，甚至涉及后續報廢工作，精密儀器的管理和共享工作。管理者缺少以用戶視角設計出的信息管理系統，用戶體驗性差，同時也違背了高校的行政管理工作是為高校的科研和教育工作服務的主旨。

三、高校固定資產管理信息化建設改進方法初探

（一）打破部門限制和條塊分割，逐步提高信息化水平

在政策制度方面，固定資產的信息化管理工作涉及多個部門，關系到高校教育教學工作的各個方面，必須借助于強有力的組織保障，實行“校長負責制”。各管理部門需要打破自建自用，重建輕用的思維定式，明確優化服務質量的理念，積極利用已有的信息資源，構建多方參與的管理機制，打破部門限制和條塊分割。在技術實現方面，需要統籌安排經費的投入使用，不能再分散地建設滿足“單一”任務的管理系統。首先，在現有的業務基礎上，對已有的固定資產管理系統和數據庫進行梳理，對于信息化建設尚未開始的部門，進行觀念的改變、業務梳理等準備工作;其次，優化現有資源，為已有的系統減負，去除重復工作環節和數據，形成高效的運行環境;最后，系統整合已有的資產管理系統，提升固定資產管理的信息化水平，構建管理平臺。

（二）以工作流角度構建固定資產管理平臺，提升用戶體驗

高校國有資產管理的日常業務主要包括固定資產的申購、驗收、建賬、報廢等工作，這些工作相對流程固定，高校可以利用這種流程化的方式對固定資產管理平臺進行整合，以達到提高效率，避免重復浪費資源的目的。高校的資產管理在各個高校中各職能部門的設置和職責分工情況不盡相同，上文中提到的那位需要購買大型精密儀器設備的教授在以工作流角度構建的管理平臺中，不再需要分清各部門間分工或是疲于應付各部門的管理系統，而是在經歷了一系列流程后完成某一任務這一最終目的。對于使用者而言，目標明確，流程清晰，用戶的體驗感大大提升。

（三）完善共享機制，實現高校固定資產的智能化管理

在破除了條塊分割的信息管理平臺上，校內各院系間，各部門間的信息資源得到充分共享，各項固定資產內容得到全面性的、覆蓋性的掌控，信息數據及時準確，基礎設施、教學設備等資產在校內部門間的流動阻礙減小。某一院系閑置不用的儀器設備、辦公桌椅能夠及時有效的用于其他部門的日常運作中，這在智能化管理的背景下能夠被輕易實現，而不必再為之付出過多的人力去統籌，降低了管理成本。

智能化管理的利用難點在于有效抓住固定資產的關鍵信息，并對這些海量信息進行分析，制定出具有較強科學性和針對性的建議。這需要以完善的、全面的固定資產信息化管理為前提，以成熟掌握信息化技術手段的固定資產管理人員為保障，這也是未來高校固定資產管理共同努力的方向。

結語

我國高校固定資產的信息化管理在建設初期往往缺少統籌意識，耗費了大量的人力、物力、財力，我們必須充分意識到問題的嚴重性，亟待對其進行整合，完善智能化固定資產管理平臺，提高管理效率的同時，進一步降低管理成本。

參考文獻

[1]任兩品.基于工作流的高校固定資產管理系統研究[D].武漢理工大學，2005.10.

[2]丁春忠，錢福良.我國高校行政管理組織架構及運行機制的展望[J].陜西教育，2008.8.

[3]郭兆紅，王歡.基于“系統整合”的高校信息化建設路徑研究[J].河南科技學院學報，2017，37（10）.

[4]趙春鶴.大數據時代高校資產管理信息化建設分析[J].中國管理信息化，2018，21（10）.