新時代背景下如何創新學校檔案管理

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作。隨著科技的不斷發展，我國中小學檔案管理工作取得了很大的進步。本文將對新時期如何將強學校檔案管理進行分析探討。

關鍵詞：學校檔案;管理;優點;創新

學校檔案是學校樹立自我形象和價值觀，從而樹立學校文化載體的窗口。新的時期，學校檔案管理工作必然面臨新的機遇和挑戰，如何加強學校檔案管理，使其最大限度的為學校發展服務，是檔案工作者必須面對的問題。

一、 文書檔案信息化管理的優點

（一） 提高辦公效率

在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統計準確無誤，結果費時又費力。在應用計算機軟件進行檔案管理之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。

（二） 方便資源共享

在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態，真正做到資源共享。

（三） 保存具有穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

（四） 提高傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術進行管理，可直接通過網絡進行傳遞，有效提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、 新時期學校檔案管理工作的創新措施

（一） 強化學校檔案管理的法規

建設檔案管理需要相應的法律環境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的學校往往有著密切的關系，這就需要相應的法律法規加以調整。檔案的收集、管理和利用也需要法律法規加以保護。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發展的重要手段。學校檔案管理人員要增強檔案意識，了解、熟悉、研究檔案工作，認真學習《檔案法》等一系列法規文件，要根據本校的改革發展對檔案工作的需求制定檔案工作發展規劃，備好檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全檔案管理工作的各項規章制度，使檔案工作有章可循。

（二） 加強學校檔案的組織管理

一是成立檔案工作領導小組，檔案鑒定、銷毀領導小組;二是制定一系列的檔案工作制度，如《檔案利用制度》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》《檔案鑒定、銷毀制度》等，同時制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等;三是要配備事業心、責任心較強的檔案管理人員。

（三） 完善學校檔案管理的服務

一是為領導決策服務。學校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面，反映著學校事業發展的歷史過程?？茖W合理開發教學檔案資源，不僅可以為學校的改革和發展提供理論支持，也可以把握發展趨勢，為深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料，為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據。二是為教學科研服務。檔案信息的分享性為實現教學科研信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術和現代信息技術，對教學科研檔案信息進行深層開發，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉換成新的載體形式，將會進一步擴大教學科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學檔案信息，實現教學檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學檔案信息的服務功能。三是為各類咨詢查證服務。憑依檔案資料的權威性，本著對歷史負責、對學校負責、對廣大教職工負責的原則，在管理要求范圍內，通過查詢有關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關方面提供服務。如教職工業務資料查詢、考核情況查詢，畢業生學籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

（四） 加強學校檔案信息的開發利用

檔案是客觀反映一個單位工作的真實記錄，是一種重要的信息資源，合理利用這些資源，將為學校工作的開展提供許多便利。一是深層次開發檔案信息資源。檔案室室藏檔案的文書檔案中不乏有教育教學科研、實驗、調查報告、數據分析、管理模式、經驗教訓、規章制度等方面有用的信息材料，對提升學校管理品位，提高教學質量都將發揮重要的參考作用。可將這些檔案掃描至計算機，利用現代電子技術和通訊設施制作成光盤收藏或專題網頁，通過校園網供教職員工或社會各界利用。二是加強編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項具有較高層次的信息開發工作，挖掘得深，是能夠為教職員工提供更好的服務的，是能夠為領導決策提高準確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統編研思路，多編研一些與教育教學有關的價值較高的材料;其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作，重要工作、教職工群眾關心的熱點問題開發檔案信息資源加以整理匯編。

三、 結語

總之，信息時代的到來，為檔案價值的實現提供了良好的客觀條件。檔案工作者應當充分利用這一有利條件，通過主觀努力把檔案服務提高到一個新的水平，為學校的發展做出應有的貢獻。

作者簡介：

石華琴，浙江省紹興市，浙江省紹興市上虞區東關街道竺可楨中學。