醫院檔案管理中精細化管理的應用分析

賀曉東

摘要：在醫療體制改革的大背景中，醫院越來越重視管理質量，尤其是檔案管理的質量，采取有效措施提高醫院管理質量成為了討論的主題。基于此，本文先是分析了檔案管理對于醫院的重要作用，其次研究了精細化管理的具體應用。應用精細化管理優化檔案管理，讓檔案管理發揮出推動醫院發展的重要作用。

關鍵詞：醫院管理;檔案管理;精細化管理

引言：

在醫院經營管理工作中，檔案管理一直占據著重要的地位，提高檔案管理的管理水平，能夠有效地推動醫院的發展。以往醫院多使用粗放式檔案管理，使得檔案經常出現損壞、丟失的問題，給醫院發展帶來了不良影響。因此，應用精細化檔案管理有力地提升檔案管理的水平，推動醫院朝向規范化管理發展。

一、檔案管理對醫院的重要作用

在醫院中，檔案記錄著醫院日常工作，是醫護人員工作的依據，檔案管理質量影響著醫護人員工作的效率，對醫院的運營有著重要作用。檔案管理人員主要利用紙張、影音等記錄醫療過程和醫院管理，長期下來積攢了大量重要檔案。最近幾年，醫院對檔案管理提高了重視程度，管理人員使用更加科學合理的手段展開管理，讓醫院檔案管理工作的質量得到了提升。精細化管理最早提出是在二十世紀的美國，發明家泰勒將精細化管理這一理念傳遞給社會大眾。后來在日本，豐田公司提出從客戶角度考慮問題，從客戶需求出發，減少生產非必要工作，提升生產效率，將精細化理念應用在生產中。后來各個行業都開始利用精細化理念在經營管理中。在醫院的檔案管理中應用精細化理念，可以讓檔案得到分類管理，利用簡單程序展開管理，讓檔案的管理效率不斷提高。醫院將精細化管理理念和信息技術結合起來，有效地提高了檔案管理的工作質量，提升檔案的效益價值。

二、醫院檔案管理中精細化管理的具體應用

（一）建立精細化檔案管理目標

在醫院的檔案管理中，首要任務就是建立精細化的檔案管理目標，從醫院自身情況出發提出符合醫院發展的規劃，制定長期目標和短期目標，將目標精細化成階段目標，并將目標傳遞給各個部門。在年末考核時，對各個部門進行統一考核并對完成目標的部門給予獎勵。同時，醫院要加強檔案分類工作，安排專門的人員對檔案展開分類管理，及時發現其中的問題，保證檔案建設工作的順利開展。

（二）加強醫院檔案精細化整理和歸檔

在醫院進行檔案管理工作時，醫院要組織管理人員分類檔案，并保持檔案的完整性。在對檔案分類的過程中，使用監控設備記錄分類過程，避免出現檔案丟失的問題，保證檔案后續管理的準確性[1]。對醫院檔案的精細化管理，首先要保證檔案得到規范歸檔，在不斷完善檔案管理模式的基礎上，需要著力提高醫院檔案管理的實際水平，保證醫院檔案得到科學完整的管理。另外還需要重視提高管理人員自身的素質水平，醫院要對檔案管理人員展開綜合培訓，先綜合評定員工的真實水平，了解每位員工身上的弱勢，然后按照需要進行補充培訓。同時檔案管理效率和質量也將計入到員工考核中，讓員工提高重視程度，共同作用于優化檔案管理的目的上。

（三）建立精細化檔案管理制度

在醫院原本的檔案管理制度基礎上，明確管理需求，細化管理辦法，將檔案管理推向規范方向發展。精細化檔案管理制度要求醫院調整當前管理條例，盡快修繕管理制度，將不合理的規則廢除處理。如今大多數醫院都使用信息系統進行檔案的管理，因此需要在管理制度中融入信息系統的管理規范，保證管理規范全面完整，涉及到檔案管理的全過程。例如：在收集檔案時，醫院檔案數量十分多，需要依據一定順序記錄從各個科室所收集的數據，同時將數據收集時間和數量標記下來。在檔案管理過程中，整理同類文件，同時按照內部差異對檔案進行排序，提升檔案歸檔有序性。在歸檔工作中，安排專門的人員展開監管，盡量避免疏漏問題。在借閱檔案程序上，需要攜帶部門批條才能借閱檔案，同時完整記錄借閱人、時間、檔案編碼等信息，提高檔案管理安全水平，減少檔案丟失、歸檔不及時的情況。

（四）完善檔案管理信息系統

針對醫院檔案管理信息系統，也需要著手進行完善，維護精細化檔案管理的開展。對檔案管理信息系統的完善要提高系統自動化水平，減少人為原因造成的失誤，避免浪費資源的情況，讓檔案管理工作質量得到提升。醫院需要建設網絡共享數據庫，給不同科室安排對應的管理權限，方便管理人員在設定權限之內傳輸數據、借閱數據，讓檔案管理的效率得到提高[2]。同時在信息系統中使用云備份技術，在云端備份醫院檔案，在系統受到惡意攻擊時及時恢復數據。檔案管理信息系統要起到輔助精細化管理的作用。例如：醫院檔案的借閱需要嚴格按照歸檔時間歸還，信息系統可以輔助借閱工作，借閱人員在借閱之后信息系統會錄入借閱信息，在臨近歸檔時間，系統會發送短信給節約人員，提示借閱人員歸還檔案。

（五）建立檔案精細化管理責任體系

醫院在展開精細化管理過程中，需要建立責任體系加強管理人員意識理念，提高精細化管理的效果。醫院領導和檔案管理員工都要認識到精細化管理發揮的重要作用，要想讓檔案管理人員加強工作質量，醫院領導要通過責任體系加強人員管理。在責任體系中，將管理人員工作的責任加以明確，讓檔案管理工作可以有序進行。例如：根據精細化管理工作內容、崗位安排等，將崗位職責落實到管理人員個人身上，讓管理人員的管理意識和責任意識得到提升，崗位責任也能夠對約束員工個人行為，讓精細化檔案管理工作質量得到進一步的保障。

結論：

綜上所述，本文先是分析了檔案管理對醫院的重要作用，其次研究了精細化管理的具體應用，醫院先要建立精細化檔案管理目標，加強醫院檔案精細化整理和歸檔，建立精細化檔案管理制度，完善檔案管理信息系統，建立檔案精細化管理責任體系。從而讓檔案管理質量得到有力保障，讓檔案管理發揮出重要的社會價值和經濟價值。

參考文獻：

[1]李虹.精細化管理模式在醫院病案管理中的應用效果研究[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2018，5 （79）：194.

[2]鄒明明，王清波.信息化建設在醫院精細化管理中的應用[J].齊齊哈爾醫學院學報，2018，39 （15）：1814-1815.