電子人事檔案在新形勢(shì)下人力資源管理中的作用探討

單世東

摘要：經(jīng)濟(jì)發(fā)展推動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)朝著智能化、現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展，各行各業(yè)均有所變化。在這一背景下，傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)檔案機(jī)制難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，對(duì)檔案效率和檔案質(zhì)量的提升力度有限，在檔案實(shí)踐中產(chǎn)生了諸多問題。電子人事檔案是近幾年人資管理學(xué)界較為火熱的名詞，它是檔案與信息技術(shù)融合后的產(chǎn)物，在實(shí)踐中運(yùn)用也較為廣泛。然而，我國(guó)電子人事檔案管理起步較晚，管理方式和管理機(jī)制上仍存在諸多問題有待解決。因此，有必要從理論上深化對(duì)電子人事檔案的研究。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人資管理;安全;作用

一、基本理論概括

電子人事檔案以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為發(fā)展基點(diǎn)，是現(xiàn)代檔案管理學(xué)與信息技術(shù)融合的產(chǎn)物。電子人事檔案產(chǎn)生是時(shí)代發(fā)展的必然，順應(yīng)了社會(huì)發(fā)展潮流[1]。首先，信息技術(shù)對(duì)生產(chǎn)力的推動(dòng)作用明顯，能夠提升單位工作質(zhì)量，降低單位各項(xiàng)開支，保障檔案服務(wù)效能最大化。同時(shí)，伴隨辦公自動(dòng)化趨勢(shì)的加強(qiáng)，單位許多人事文件都以電子數(shù)據(jù)的形式存在，電子人事檔案有其形成基礎(chǔ)。其次，人事檔案是人資管理的核心，人事檔案必須客觀真實(shí)。可靠可信。紙質(zhì)檔案容易被人為篡改，保密措施不夠嚴(yán)謹(jǐn)。紙質(zhì)檔案一旦被非法竊取、非法篡改和遺失，都會(huì)影響單位正常人事組織工作。與此相比，電子人事檔案安全性能更強(qiáng)。檔案管理人員可以綜合利用多種數(shù)據(jù)加密技術(shù)來防止泄密事件、竊取事件和篡改事件的發(fā)生。最后，電子人事檔案利用便捷，能夠加快人事檔案流通速率，提升檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理機(jī)制當(dāng)中，人事檔案需求主體需要實(shí)地調(diào)取檔案資源，不利于人力、物力和財(cái)力資源的節(jié)省。在電子人事檔案管理機(jī)制當(dāng)中，人事檔案需求主體只需要在網(wǎng)上履行相關(guān)的報(bào)批手續(xù)，在取得許可權(quán)限后，可以網(wǎng)上調(diào)檔，在互聯(lián)網(wǎng)上在線檢索、查閱和調(diào)閱人事檔案，人事檔案利用率提高，人事檔案的價(jià)值被深度挖掘。

二、電子人事檔案之于人資管理的作用

（一）降低管理難度

紙質(zhì)檔案管理難度較大，不僅需要注意保管環(huán)境，還需要防止在傳輸過程中被篡改和丟失[2]。同時(shí)，紙質(zhì)檔案?jìng)浞菀草^為麻煩，需要利用大型復(fù)印設(shè)備，對(duì)單位人力、物力和財(cái)力的消耗較大。與此相比，電子人事檔案則具有明顯的優(yōu)勢(shì)，電子人事檔案以電子數(shù)據(jù)的形式存在，無需注意保管環(huán)境，只需要做好硬盤保養(yǎng)工作。工作人員將電子人事檔案設(shè)置為只可讀和加密的模式后，他人只可以查閱相關(guān)人事信息，無法對(duì)信息進(jìn)行更改。同時(shí)，電子人事檔案只需要在計(jì)算機(jī)上就能實(shí)現(xiàn)高速?gòu)?fù)制，減輕了檔案管理人員的備份壓力。綜上所述，電子人事檔案可以解放檔案管理人員的生產(chǎn)力，降低檔案管理難度。

（二）提升服務(wù)質(zhì)量

人事檔案管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)是服務(wù)于單位人資管理工作，幫助單位科學(xué)用人、公平用人和規(guī)范育人。電子人事檔案儲(chǔ)存難度較小，可以不斷擴(kuò)充檔案內(nèi)部的檔案資源，詳細(xì)的記錄某一個(gè)體的各項(xiàng)綜合信息，為人資管理部門提供決策依據(jù)。同時(shí)，電子人事檔案?jìng)鬏敺奖悖耸聶n案在異動(dòng)和流通時(shí)較為快速，能夠?yàn)槿耸陆M織部門提供更為高效化和科學(xué)化的服務(wù)，檔案服務(wù)質(zhì)量顯著提升。

三、電子人事檔案應(yīng)用路徑

（一）堅(jiān)持人才先行

電子人事檔案設(shè)計(jì)到大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，需要檔案管理人員掌控相應(yīng)的技術(shù)。單位即便擁有再先進(jìn)的信息處理設(shè)備和檔案管理設(shè)施，但在人才匱乏的條件下，也難以順暢的開展電子人事檔案管理工作，不能凸顯電子人事檔案的管理優(yōu)勢(shì)。檔案管理人員不僅應(yīng)具有信息技術(shù)素養(yǎng)，掌握最為基本的計(jì)算機(jī)操作水平，還需要熟悉的運(yùn)用各種辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)，掌握一定的大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，才能切實(shí)提升工作成效。因此，單位應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“先備人，后備物”的原則，舉辦相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，全面提升人才信息技術(shù)能力，打造一支勇立“蘭臺(tái)”的復(fù)合型人才隊(duì)伍

（二）堅(jiān)持安全保密

人事檔案只有在安全的環(huán)境中進(jìn)行管理，才能保障檔案價(jià)值，這是人事檔案利用的基礎(chǔ)。雖然從安全性能角度來講，電子人事檔案較之紙質(zhì)檔案有顯著的優(yōu)勢(shì)，但并不意味著電子人事檔案服務(wù)與管理不存在風(fēng)險(xiǎn)。首先，單位必須健全審批程序，規(guī)范審批流程，嚴(yán)格落實(shí)審批責(zé)任制，做好事前防控。同時(shí)，為了防止檔案數(shù)據(jù)丟失，單位可以將電子人事檔案上傳到云端，優(yōu)化檔案?jìng)浞莨ぷ鳌Ｆ浯危瑔挝豢梢蕴剿骼脜^(qū)塊鏈技術(shù)、信息秘鑰技術(shù)和文檔加密技術(shù)進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案安全管理工作，彌補(bǔ)安全管理漏洞，加強(qiáng)事中防控。最后，單位必須建立應(yīng)急機(jī)制，在電子人事檔案泄密、丟失或損壞后，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，確保人事工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

為了提升電子人事檔案服務(wù)水平，單位有必要?jiǎng)?chuàng)新檔案資源管理方式，優(yōu)化檔案管理內(nèi)容。一方面，單位應(yīng)當(dāng)搭建“快速云服務(wù)”機(jī)制。所謂快速云服務(wù)，就是利用微信公眾號(hào)或者其他社交媒體，拓寬人事檔案服務(wù)功能。單位可以在公眾號(hào)在插入查詢、檢索和借閱功能，升級(jí)人事檔案服務(wù)模式。另一方面，單位可以搭建“云共享”機(jī)制。所謂云共享機(jī)制，就是以云儲(chǔ)存系統(tǒng)為基點(diǎn)，打通與其他部門的檔案共享渠道，提高人事檔案的可利用率。例如，具有相同職能的異地單位之間建立共享機(jī)制，可以拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域。

三、結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)信息化、智能化和現(xiàn)代化的浪潮，加快人類生活節(jié)奏的同時(shí)，也深刻影響著人們思維方式和日常生活方式。以信息技術(shù)為載體的電子人事檔案成為人事檔案事業(yè)發(fā)展的新增長(zhǎng)點(diǎn)和新動(dòng)力，電子人事檔案成為單位提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量的工具。人事檔案在組織人事工作中處于核心位置，人事檔案一旦失真，整個(gè)人力資源管理工作就會(huì)陷入癱瘓，更談不上公平的選人用人。在信息時(shí)代，檔案管理人員必須立足于檔案服務(wù)需求，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，充分運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)電子人事檔案的發(fā)展，打造高效化、便利化和科學(xué)化的服務(wù)平臺(tái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]柴美匯.電子化在事業(yè)單位人事檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018 （05）：63.

[2]張鐵成.淺析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案的數(shù)字化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （20）：174.