論人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

吳彧

摘要：隨著時代的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等各種競爭關(guān)系開始出現(xiàn)，但是最根本的還是人才的競爭。而關(guān)于人才的最重要信息都會體現(xiàn)在人事檔案上，人事檔案管理是企業(yè)進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)，企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道就是可以科學(xué)合理的進(jìn)行人事檔案管理[1]。因此，要重視人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用，從多個角度來挖掘企業(yè)人才。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;作用

引言：

過去，在人力資源管理中發(fā)揮著重要作用的就是人事檔案管理，但是由于人力資源管理的不斷發(fā)展和進(jìn)步，經(jīng)過了多個階段最終發(fā)展到現(xiàn)在的戰(zhàn)略人力資源管理階段，人們漸漸地忽略了人事檔案管理的作用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源信息在企業(yè)之間高速傳播，人事檔案管理又重新被人們重視，它的作用又一次地發(fā)揮出來。

一、人事檔案管理與人力資源管理的概念及關(guān)系

（一）人事檔案管理的含義

人事檔案管理就是對人事檔案進(jìn)行整理、保管、統(tǒng)計和提供利用的活動。而人事檔案是記錄企業(yè)員工的個人以及工作情況的文字性材料，在這個材料中能夠體現(xiàn)出企業(yè)員工的工作經(jīng)歷以及在職期間的工作表現(xiàn)，人事檔案管理就是企業(yè)對員工可以直接進(jìn)行人事檔案的調(diào)用及管理[2]。

（二）人力資源管理的含義

人力資源管理是指基于企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃的前提下科學(xué)地對人力資源進(jìn)行資源配置的一種管理，其目的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和員工價值的最終實(shí)現(xiàn)。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理包含在人力資源管理之中，其作用在于促進(jìn)人力資源管理活動，幫助企業(yè)初步了解和分析員工的一些具體情況，可以有效的選拔人才。而人力資源管理則為人事檔案的內(nèi)容提供了重要依據(jù)，二者相輔相成，互相作用。

二、企業(yè)人事檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)

（一）企業(yè)人事檔案管理的內(nèi)容

企業(yè)人事檔案管理主要包括了收集整理員工信息;登記、記錄員工在公司期間的獎懲情況，豐富員工的相關(guān)工作信息;負(fù)責(zé)保管好員工的人事檔案便于查閱員工的相關(guān)信息，同時必須要嚴(yán)格遵守公司的保密條例，保護(hù)好人事檔案不被泄露[3]。

（二）企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)

第一，真實(shí)性。真實(shí)性就是指企業(yè)的人事檔案中的關(guān)于員工的工作、家庭等各項(xiàng)相關(guān)信息均為真實(shí)有效的文字材料。人事檔案管理工作最基本的特點(diǎn)就是真實(shí)，這一特點(diǎn)是人事檔案在查閱利用過程中最重要的前提條件。只有人事檔案真實(shí)有效才能確保實(shí)現(xiàn)人事檔案的最大價值。第二，完整性。完整性是指企業(yè)的人事檔案內(nèi)容上面關(guān)于員工的工作經(jīng)歷和各個時間段的工作情況等相關(guān)信息完好無缺。第三，安全性。安全性是指人事檔案文本本身以及檔案材料內(nèi)容通過人事檔案管理確保其安全[4]。

三、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

（一）有利于幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃

人事檔案涵蓋了員工結(jié)構(gòu)、水平、數(shù)量等幾個方面的信息。通過對人事檔案進(jìn)行管理，可以對企業(yè)的員工進(jìn)行有效合理地分類，幫助企業(yè)了解內(nèi)部員工的情況，便于企業(yè)對員工的流動進(jìn)行系統(tǒng)地分析，幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源的重新規(guī)劃，對企業(yè)的未來發(fā)展有重要的作用。還可以幫助企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部員工的整體規(guī)劃，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理

在人力資源管理過程中由于企業(yè)內(nèi)部的員工來自五湖四海，員工之間有著不同的文化背景，造成了每個員工都會給企業(yè)帶來不同的地域文化，這就要求企業(yè)必須要了解員工的文化背景，從管理中滲透到工作中，避免出現(xiàn)因?yàn)閱T工的文化背景不同而造成的一些不必要的沖突。企業(yè)通過人事檔案管理可以準(zhǔn)確地分析出每個員工的文化背景，提前對這些文化背景可能會產(chǎn)生的沖突進(jìn)行預(yù)判，提前制定好解決方案，一旦發(fā)生矛盾沖突，就能夠迅速地解決問題。同時企業(yè)可以通過分析員工之間的不同的文化背景來考慮是否能夠?qū)崿F(xiàn)文化的融合，提高企業(yè)的凝聚力。

（三）有利于提高企業(yè)內(nèi)部員工招聘的整體質(zhì)量

企業(yè)人力資源招聘通常分為內(nèi)部招聘和外部招聘兩種情況。外部招聘是從社會中找出企業(yè)所需要的員工，這種方式雖能夠選出合適的員工同時也比較繁瑣;內(nèi)部招聘是從企業(yè)內(nèi)部選拔出優(yōu)秀的員工，但是在企業(yè)內(nèi)部招聘中可能存在一些問題：招聘員工的標(biāo)準(zhǔn)有可能不只是考慮員工的素質(zhì)，還會受員工關(guān)系背景等因素影響，這嚴(yán)重地影響了企業(yè)整體員工的專業(yè)素質(zhì)水平，不利于企業(yè)的內(nèi)部管理。企業(yè)通過對人事檔案進(jìn)行管理，可以清晰準(zhǔn)確的了解員工情況，在招聘時能夠通過對人事檔案進(jìn)行分析篩查，從而避免因?yàn)槿箮шP(guān)系造成的招聘不當(dāng)，便于企業(yè)在其公司內(nèi)部找到更加適合的人才。

（四）有利于幫助企業(yè)更有針對性地實(shí)施培訓(xùn)

企業(yè)對于每一個員工都要有充分的了解，這樣才能對員工進(jìn)行有針對性的系統(tǒng)的培訓(xùn)，以便達(dá)到很好的預(yù)期效果。因此在企業(yè)里對員工的培訓(xùn)是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。通過對人事檔案進(jìn)行管理，企業(yè)能夠了解員工的年齡、學(xué)歷以及工作經(jīng)驗(yàn)等情況，企業(yè)可以針對不同的員工情況進(jìn)行有針對性的系統(tǒng)培訓(xùn)，幫助員工強(qiáng)化自身工作素養(yǎng)。

（五）有利于更好地對員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

在企業(yè)員工的人事檔案中能夠反映出員工的工作調(diào)動情況、員工的年齡及學(xué)歷情況、員工的工資薪酬情況以及員工的特長和工作表現(xiàn)情況。企業(yè)的人力資源部門通過對員工這些信息的掌握，能夠幫助員工進(jìn)行自我的職業(yè)生涯規(guī)劃，這有利于讓員工人盡其用，充分發(fā)揮出自己的價值。例如，一名做了三年市場銷售的員工，在工作業(yè)績上名列前茅，與同事關(guān)系相處融洽，就可以被企業(yè)列入銷售部經(jīng)理級別的員工職業(yè)生涯規(guī)劃目標(biāo)。

（六）有利于對員工采用有針對性的激勵手段

在企業(yè)人事檔案中能夠充分體現(xiàn)出員工的一些工作上的訴求，每個員工因其成長背景以及家庭背景的原因?qū)τ诠ぷ魃系脑V求不盡相同，因此在進(jìn)行人事檔案管理時，企業(yè)可以根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行有針對性的激勵手段，充分調(diào)動每一個員工的工作熱情，激發(fā)員工的工作積極性。

四、結(jié)語

總之，人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理當(dāng)中起到越來越重要的作用，人事檔案管理的相關(guān)人員可以通過對人事檔案的分析和整理，為企業(yè)人力資源管理工作提供重要的管理依據(jù)。企業(yè)根據(jù)員工的人事檔案進(jìn)行合理的分工及人員調(diào)配，有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李穎.人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].商，2015 （45）.

[2]劉娟.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].科技與企業(yè)，2014 （14）.

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[4]李文龍.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].價值工程，2013 （17）.