采購電子商務系統在集團型企業的應用設計

張政+折榮強+李慶春

[摘 要] 隨著集團型企業的業務的不斷發展，采用集團化采購、電子化采購、透明化采購的方式成為企業降低經營成本，防范采購風險，發揮信息化作用的有效措施。文章結合集團型企業的特點，研究了電子采購平臺在企業的應用。

[關鍵詞] 采購電子商務系統；計劃準確率；集中采購；電子化采購

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 063

[中圖分類號] F713.36 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0117- 04

1 集團公司采購業務現狀分析

集團型企業往往覆蓋多個業務領域。業務的復雜性，決定了物資采購業務的復雜性。集團各層級單位的采購業務流程不一致、物料數據量大、專業性強、缺乏有效的管控手段都成為困擾企業經營發展的難題。集團型企業的采購業務現狀主要包含以下幾個方面：

一是采購費用不好控制、采購成本相對較高。其主要原因就是所屬各分子公司之間溝通不暢，經常出現向不同供應商采購相同產品和向同一供應商采購不同產品，從而造成采購需求分散、采購成本會過高。

二是缺乏統一的物資編碼標準。企業對同一個物資的命名、編碼不統一，無法匯總需求形成全集團統一的物資編碼信息庫，無法聚合同類物資的采購需求，缺乏信息化的基礎條件。

三是采購、供應雙方都不進行有效的信息溝通，互相封鎖，呈典型的非信息對稱博弈狀態，采購很容易發展成為一種盲目行為。企業面對多變的市場，盡管付出很大努力，但是和供應商仍然磨擦不斷，優秀供應商逐漸流失，又難以發展新的合格供應商，供應商轉換成本太高。

集團企業的采購業務呈集中化、集約化、標準化發展趨勢，會對各級單位物資業務進行整合，構建一套新的物資采供模式，打造電子商務新渠道。集團型企業在通過信息化助推業務發展的過程中，要充分結合企業需求，設計一套覆蓋全面、深度應用的采購電子商務系統。

2 采購電子商務系統解決方案設計

要解決集團型企業采購電子化的問題，必須通過體系化的方法滿足采購、銷售、財務核算、信息化應用等多項業務需求。需要構建一套科學合理的采購管理體系。本文在研究過程中，深入仔細的研究了多種采購業務方法。最終形成了以下體系化的采購業務體系。如圖1所示。

集團的采購部門，有相應的組織機構承擔集團采購的具體工作。具體過程分為以下四個層面：

（1）集團采購決策層。集團采購決策主要由庫存分析、成本分析、采購策略部分組成。集團采購決策的目的用于滿足為集團領導層面下達采購決策提供必要的支撐。庫存分析可以展現出當前集團庫存和下屬子公司的庫存信息量。成本分析可以通過同比、環比等方式反饋出當前供應商及采購的成本價格走勢。采購策略可以提供給集團領導相應的策略方法。

（2）集中采購業務層。集中采購層面包含的內容是采購過程業務內容，包括供方評估、定點供方、供貨協議、合同或訂單、臨時供方、詢價或招標、收貨檢驗、收貨入庫、采購估算、退貨、換貨、內部調撥、內部結算等采購業務。

（3）分子公司層。子公司采購計劃主要是有生產計劃產生的采購需求。通過公司的生產計劃制定，產生了對應的采購計劃，通過向集團層面申請采購，等待集團發配貨物，進行收貨檢驗、入庫之后，進行財務結算。

（4）采購基礎管理層。采購基礎內容主要包含供方檔案、供貨信息、價格信息、市場信息部分組成。采購基礎管理，主要是對于采購過程的基本信息進行管理。核心內容是供應商信息，貨物信息，價格信息，市場信息。這些信息被采購過程中多個業務環節所共用。

3 采購電子商務系統的實現設計

3.1 采購管理體制

集團公司對物資采購工作統一管理，實行“總部集中采購與所屬企業集中采購相結合、分級負責的兩級集中采購管理體制”。

總部集中采購：集團公司負責總部集中采購目錄內物資的集中采購，對所屬企業生產經營和基本建設所需大宗通用物資、重要設備及主要配件實施總部采購。

所屬企業集中采購：所屬企業負責總部集中采購目錄以外物資的集中采購。

3.2 采購組織

建立集團采購中心，是集團公司總部直屬部門，主要是集團公司物資采購歸口部門，對集團公司物資采購進行專業化、集約化管理，是總部集中采購業務的實施主體。

采購中心下設綜合業務部、各類別物資采購管理部、供應商及物流管理部。綜合業務部主要負責采購計劃、采購合同、招標管理工作，負責采購報表及價格分析等工作。各類別物資采購部負責各類物資的采購尋源工作。供應商及物流管理部負責供應商管理工作，負責物流管理和協調工作，負責物資采購后的評價工作。

3.3 集中采購運營模式

總部集中采購按三種模式運營。

（1）統談統簽統付模式。采購中心統一尋源，統一簽訂集團層面合同，統一結算的模式。

（2）統談統簽分付模式。采購中心統一尋源，集團公司、所屬企業與供應商訂立三方書面合同，由所屬企業負責結算模式。

（3）統談分簽分付模式。采購中心統一尋源，統一簽訂戰略合作框架協議或長期供貨協議，所屬企業分簽合同并負責結算模式。

3.4 系統總體設計

采購電子商務系統，可以實現業務內部管理以及集團和供應商之間的信息交換和共享。企業內用戶通過企業內網，登錄門戶網站進入電子采購系統，供應商登錄企業門戶網站即可進入電子商務系統。采購電子商務系統的數據信息，通過ESB（企業服務總線）實現與其他信息系統數據的交互集成。系統功能結構如圖2所示。

圖2描述了集團電子采購平臺的系統功能結構圖，系統主要包括三大部分。

（1）電子采購模塊。電子采購模塊主要是為了滿足集團采購的具體采購業務。包含了采購訂單管理、采購訂單到貨管理、發票管理、采購計劃管理、供應商管理、庫存管理、采購目錄管理功能。電子采購模塊下屬的各項功能完成了對供應商、采購訂單、庫存、采購流程的業務管理。同時，實現了和集團已有ERP的業務融合。通過OSB實現和ERP的數據互聯互通，實現了集團企業內部的采購業務管理需求。

（2）電子商務模塊。電子商務模塊包含了供應商注冊、招標信息管理、招標公示、供應商報價、供應商競價管理功能。電子商務模塊下屬的各項功能完成了對供應商和采購信息公示的管理。主要實現了集團企業和供應商之間的信息交互。電子商務模塊實現了和電子采購模塊的業務、數據層面的相互融合。形成了集團企業和供應商之間的信息交互。

供應商管理是物資供應鏈中的重要環節。建立資料詳實、功能齊全的供應商信息庫具有重要意義。對供應商資源實現共享，有效縮短采購過程，將采購人力資源從繁重的供應商數據中解放出來。

（3）系統管理模塊。系統管理模塊包含了用戶管理、權限管理、工作流配置管理、消息管理、信息發布等功能。系統管理模塊支撐電子采購和電子商務模塊的基礎信息配置。為正確實現采購工作流程、形成用戶單點登錄、正確配置系統用戶、權限提供了基礎保障。

4 總 結

集團利用先進的互聯網技術，通過采購電子商務在集團企業的應用達到規范和優化企業采購流程。實現集團對采購工作的全方位管理，實現采購信息的集中式管理，形成集中規模采購，并通過統計分析實現有效的控制預算和輔助決策。實現集團總部對下級采購單位的監督和指導，實現整個集團企業內部的統一管理。

通過采購電子商務平臺在集團的應用可以大幅度的降低了采購成本、縮短了采購周期、節省了采購周期、減少了人工操作帶來的錯誤率。使采購業務更透明化、公正化。供應商的滿意度不斷提高、供貨質量不斷攀升。為集團企業發展帶來了良好的效益。

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