小議醫療設備檔案管理工作

王秀榮

摘 要 醫院是一個科技含量較高的行業，在醫療實踐活動中，擁有大批先進的醫療儀器設備，這些設備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用，如何加強設備和設備檔案的管理，最大限度地發揮設備在醫療、科研中的作用是醫院設備檔案管理者面臨的重要課題。

關鍵詞 醫療設備 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫療器械檔案屬于醫藥衛生科學技術檔案，是指在醫療器械使用管理工作中從醫療、防疫、科研、教學、生物制品、生產、器材管理、衛生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他的不同載體、不同形式的歷史記錄。醫療器械檔案是醫療器械審批、購置、直至報廢全生命周期的動態記錄，是醫療器械受控性、安全性、可靠性記錄的重要法律文件。

作為醫院的重要支柱之一的醫療設備也隨之裝備到各級醫院，為之配套的醫療設備檔案管理者對醫療設備檔案資料采集、整理、統計分析、保存于利用的過程，其中心任務就是對有關檔案資料進行科學規范的保管，充分有效地利用，更好地發揮其社會效益和經濟效益。

1醫療設備檔案管理收集建立的過程

（1）儀器設備到貨后，要按照購買時簽訂的合同清點、檢查、調試，并填寫驗收記錄。儀器設備管理部門要收集儀器設備購置申請表、技術調研論證報告、招標文件、訂貨合同、驗收記錄、裝箱記錄、裝箱單、儀器說明書、操作手冊、線路圖、合格證、供應商資質等相關資料文件。

（2）其次，建立設備的使用檔案。檔案需要包括這些內容：設備的唯一識別編號；名稱和型號；制造商和供應商名稱；主要技術指標；接收時的狀態和啟動日期；目前放在地點或者科室；操作規程；檢定或者自校時間；期間核查和維護的規程。

（3）收集儀器設備使用資料。一般包括這些內容：作業指導書（用于儀器設備使用過程）。使用、維修、維護、故障、改裝記錄歷史記錄；歷次檢定證書；期間核查的報告及記錄；調撥或報廢申請表。按照設備檔案的管理要求，歸檔文件要齊全完整卷內文件排列有序并保持其有機聯系，使檔案的歸檔率達到98%以上。

2醫療設備檔案管理工作的現狀

目前很大一部分醫療單位包括大型三甲綜合醫院都存在這樣一種現象：一是有關人員不重視醫療設備檔案資料管理規定，在設備購置驗收時，沒有設備檔案管理人員在現場參與；設備開箱驗收時拿走資料未能及時歸還，造成原始資料的損毀或丟失；在設備安裝、檢收、試驗等工作結束后，使用者不填報備案或填報內容不完整，從而造成了設備檔案的殘缺。二是不注意抓平時設備安裝工作中的施工、檢修現場記錄，而是在全部工作結束后突擊填寫相關數據，造成醫療設備檔案數據一定程度上的失實。三是設備檔案管理人員大部分還存在學歷層次較低，管理知識、能力水平參差不齊等問題。

再者，醫療設備檔案的形成周期較長，直接導致了設備檔案管理制度的不完善。一般與設備的壽命相同，短則5年，長則20年，環節多且參與的部門和人員也多，不管在其中的哪一個環節，哪一個步驟出現了疏漏，都會對設備檔案管理的結果產生一定的影響。

3醫療設備檔案的未來發展

采用信息化的電子文檔形式來存放儀器設備檔案。通過賬號和權限控制檔案在線查看的權利，不僅減少檔案管理人員工作，也能讓儀器使用部門能夠更便捷獲取檔案使用文檔，如使用說明書、操作手冊等。文檔查看使用記錄會自動記錄在檔案管理系統的數據庫中，通過調用就可以看到文檔訪問記錄，讓檔案管理者更加清楚哪些看了這些文檔，盡早發現問題和采取措施。數據庫會自動備份，檔案維護更加高效便捷，再無需擔心檔案受潮。

（1）建立完善的管理網絡。在大數據時代以迅雷不及掩耳之勢覆蓋科技領域的今天，為了可以讓醫療設備信息管理系統更加的專業和完善，我們需要建立一套專業的檔案數字化平臺，該系統一定是功能強大且覆蓋范圍廣泛的。其主要功能包括：設備出入庫、建檔及修改、組合查詢、設備標牌設置、各類數據的動態統計等等。它一定能使得檔案管理者在查詢過程中簡便快捷，和紙質檔案互為補充，能夠極大地提高工作效率。

（2）建立完善的設備檔案管理制度。醫療器械檔案，也是國家檔案的重要組成部分。它不僅是深入和發展醫療衛生事業及其他各項工作的必要條件依據，也是重要的信息資源。作為國家的寶貴財富，必須遵循統一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統、安全，便于開發利用。隨著衛生體制改革的不斷深化，必須適應社會需求，降低醫療成本。迫切要求管理部門觀念更新，徹底改變舊的管理模式，切實加強設備檔案的管理，為醫院的長遠發展壯大所需硬件建設創造條件。

（3）提高醫療設備檔案管理人員的素質。設備檔案管理每個環節都要靠人去完成，專業水平高、能力強的人管理的醫療設備檔案質量好、效率高。而水平差能力低的人整理出來的檔案質量必然差，甚至錯漏百出。因此提高檔案的質量首先必須從提高人的素質著手。鑒于設備檔案內容的特殊性，除了學習檔案工作的專業技巧外，還要學習外語、計算機知識及醫療設備專業知識。由于設備檔案工作是一項艱苦細致、無名無利的工作，要求從事這項工作的同志要吃苦耐勞，養成嚴謹細致的工作作風，否則，提高設備檔案質量只是一句空話。總之，醫療設備檔案的建立和完善對資源的充分利用、降低醫療成本和醫院的發展具有重大意義，應該引起足夠重視。

當今醫療設備技術飛速發展，就要求設備管理工作者必須了解有關醫療設備的發展動態和產品現狀，以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的完整，充分發揮檔案的作用，以此來促進有關工作的進行，使醫院的各種醫療設備的效能得到充分發揮，投資得到良好的效益回報，促進醫療各項建設的發展。