論國內企業協同辦公平臺的發展趨勢

任憲魯

摘 ?要：隨著計算機技術和網絡技術的迅速發展，在20世紀中后期開始逐步形成現代信息技術與現代企業制度相結合的辦公自動化，它對企業內控制度落地、規范辦公工作流程、提高辦公協作效率提供了強有力支撐，并且有和門戶系統融合的趨勢，日益成為企業不可或缺的綜合性信息系統。伴隨著互聯網+工業信息化發展的浪潮，OA產品也在不斷求新求變。尤其是當前正處于IT技術飛速進步的一個時期，云計算、移動互聯網、大數據、人工智能等技術紛至沓來，這些都為OA系統革新蘊藏了巨大的能量。

關鍵詞：協同辦公 ?發展趨勢 ?數據融合 ?云計算 ?人工智能

中圖分類號：TP311.52 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）12（c）-0228-02

辦公自動化（Office Automation）本質上是將IT技術和管理知識和手段相結合的協同工作流電子化在辦公領域的應用[1]。縱觀幾十年來協同辦公系統的發展，它不僅有效提升組織工作效能，還支撐企業從制度制定到執行、反饋進行全程跟蹤，為企業PDCA循環提供數據支持，讓員工與企業戰略保持同步，持續提升企業績效。隨著時代的發展，在未來OA產品會更關注企業組織的決策效率，并且基于現代信息技術和互聯網技術，逐步發展成能夠提供知識挖掘、決策支持，同時具有商業智能的系統。

1 ?企業OA系統在我國的發展現狀

自20世紀80年代后期以來，協同辦公自動化產品已經從基于單機的獨立系統軟件發展成為企業核心應用級別的大型協作系統，其發展過程大致經歷了以下3個層級。

第一層級：單機數據處理。在傳統的辦公系統中，重點是計算和計算數據的能力。當時，OA軟件只是一個簡單的工具，其主要目的是處理文本、文檔、表格等，以獲得低水平的無紙化辦公[2]。這個層次的OA改進了用戶的文件組織和數據管理形式，但在辦公過程中，依然是依靠傳統通信手段，沒有將角色權限的設計融入系統中，因此這個層級的OA應用效果在現在看來是很有局限性的。

第二層級：群組工作協同。群組工作協同改變了各自為政的傳統辦公模式，強調以工作流為紐帶，將不同角色、不同崗位的人員通過OA系統關聯起來，實現數據共享、協同辦公，該層級的OA系統由數據庫管理、電子郵件、目錄服務和協作組工作流等技術構建而成，包含了更多的貼合企業需求的模塊和功能，實現了文件、資源、任務和其他事務的標準化和制度化管理。這一層級的OA系統基本上實現了自動化和協作化。

第三層級：提升知識價值。知識是企業在現代化發展中提高同行之間競爭力的主要武器，提升知識管理價值能夠為企業的發展提供有力的保障。企業辦公平臺自然成為了知識數據的一個大容器，如何保證在知識共享過程中，用戶能找得到、找得準、找得全、找得快是一個重要課題。知識管理可以幫助企業解決知識共享、重用和價值挖掘等問題。這一層級的OA顯著特點是知識管理、資源共享、數據挖掘，為企業貼身打造專屬的知識庫[3]。

目前，我國的大多數企業公司已經實施了各種形式的OA。從應用的現狀來看，仍存在一些共性的問題，主要表現在以下兩個方面。

（1）信息孤島。由于缺乏高層次的設計和歷史原因，我國國內企業的現有OA系統通常是孤立的應用程序或僅僅是企業功能模塊的構建和簡單的累加，這使得內部各運營系統彼此獨立、數據不一致、信息共享水平低，孤島化和碎片化的應用管理會造成分散管理、信息共享程度低等后果，并加大信息系統維護成本。

（2）與新技術結合滯后。很多企業出于成本考慮，OA系統升級跟不上技術進步的步伐，使得系統看起來很“土”。比如舊的技術架構，限制了與移動互聯網的結合，無法適配新型的生產力工具。事實上，與當前新技術的結合，雖然短期投入比較大，但是長遠來看，成本更低，所釋放的效能也更大。

2 ?OA系統的新內涵及發展趨勢

通過更新計算機網絡和數據庫等通用技術以及改進新的互聯網技術，OA系統也將得到不斷的發展，未來的OA系統與云計算和大數據、人工智能等新技術相結合，將展示以下獨特功能。

（1）數據融合。辦公自動化系統并不是一個單一的系統，如本文摘要中所述，它與門戶有融合的趨勢。未來的OA不再只是傳統意義上的OA，而是個人辦公中心，它依據管理與行為科學，集合先進的前后端開發技術，為用戶提供一站式辦公服務。所以未來的協同化辦公系統將是是一項復雜的人機工程，將強化與其他系統的數據協同，加強系統的數據校驗能力，是一個能把各系統完美整合成能夠良好運作的集成平臺。未來它還將順應時代的發展，與物聯網進行融合，將企業的人、物、數據緊密地結合在一起，提供更加智能的辦公服務。

（2）移動辦公。隨著移動互聯網技術的發展，移動辦公已經被越來越多的大小企業所接受和歡迎，它能幫助人們實現隨時隨地辦公，方便利用人們的碎片時間。移動辦公的實現往往依托于一個DMZ區的移動門戶服務器，用戶通過反向代理服務訪問企業內網OA服務器。因此提高移動訪問的安全管理也是企業必須關注的一個重點。在移動辦公的浪潮中，SAAS模式為企業開辟了一個高可復用的新途徑。使用這種模式，成本低廉，無需單獨部署。結合移動終端越來越豐富的新特性及API，未來的移動OA將會更加智能、更加人性化。

（3）與云計算技術結合。未來的自動辦公軟件與傳統辦公軟件不同，它是與云計算技術相結合的，傳統的辦公軟件即使在局域網內運行也需要獨立的操作系統和數據庫，用戶即便是再小規模的使用也需要采購單獨的服務器，在人力、物力以及后期維護上都有相當大的耗費。而云計算的應用，可以大大降低用戶的準入門檻和成本投入。以大型集團公司為例，如果將整個集團的OA部署與云計算技術結合，不需要每家下屬公司都部署自己的服務器，有集團統一建立數據中心，統一維護，為每家下屬公司按需動態分配計算資源，將大大降低集團的整體成本投入，同時還有利于不同系統間的數據同步和基礎數據統一維護。

（4）與人工智能技術結合。在大數據技術的加持下，當前人工智能（AI）技術正處于爆發式增長的階段。結合目前已經相當成熟的自然語音識別、大數據分析及物聯網等技術，人與OA的交互方式將更加多樣化。例如：用戶對手機講出自己要辦理的業務，系統通過對語音的分析，自動生成申請單，用戶只需要對申請單內容進行核對或稍作修改，提交即可;用戶需要申請會議室時，通過室內定位技術，系統自動提醒離用戶最近的空閑會議室，這種智能體驗的提升將是飛躍式的。

3 ?結語

客戶的需求始終都是在不斷變化的，所以OA產品首先要能夠與客戶的需求相契合，并保持一定的前瞻性，才能夠取得成功;其次再取決于開發技術。一般情況下要求OA產品滿足：（1）支撐戰略執行更高效：系統能夠有效提升組織產能，支撐企業從戰略制定到執行、反饋的全程高效協作，讓員工與戰略同步，做對事、做好事、樂于做事。（2）能提供一站式全業務應用體驗：以用戶為中心，統一辦公門戶，業務場景化，辦公自動化效率更高，深度整合業務與管理系統，一站輕松搞定所有工作。（3）支持更智能的協同辦公：未來OA系統必須擁有更強大的“大腦”，與人的交互方式更趨向于人與人之間的交互。充分地利用OA沉淀的歷史數據，通過人工智能算法，使系統越來越“懂”用戶，能夠主動地組織各方面信息，更智能地與用戶進行交互。

參考文獻

[1] 劉益劍.基于Web的辦公自動化系統軟件開發[J].南京師范大學學報：工程技術版，2005（2）：38.

[2] 曲曉玲.淺談政府辦公自動化系統的發展[J].信息化建設，2000（12）：8.

[3] 曾杰，李琳.論知識管理在辦公自動化系統中的應用[J].產業與科技論壇，2010（8）：240.

[4] 鄭紅磊.基于計算機辦公自動化系統的數據庫管理分析研究[J].信息系統工程，2017（2）：13.