基于信息鏈角度分析人工智能在檔案館的應用前景

胡國強 楊彥榮 李高峰

摘要：近幾年，人工智能技術在全球范圍內引發了一股熱潮，已成為推動全球各領域發展的重要力量。本文闡述了人工智能技術在檔案館的發展歷程，從檔案管理信息鏈角度出發，結合人工智能的技術優勢，提出了融合人工智能技術的“檔案信息智能獲取一檔案信息智能分類一檔案信息智能挖掘一檔案信息安全存儲一檔案信息智能推送”信息鏈，并詳細分析了信息鏈中各環節的應用前景。

關鍵詞：人工智能 檔案館 應用

人工智能（Artificial Intelligence）技術用來模擬、延伸和擴展人的智能，目的在于理解自然智能奧秘，創制人工智能機器，增強人類智力能力。近幾年，隨著人工智能技術的不斷發展，人工智能正在全球多個領域內迎來新一輪的創新與變革，推進了不同領域中智能化的進程。國內學者將人工智能應用于社會各個領域，分析了人工智能對社會各個領域的影響。從已有研究來看，人工智能應用于檔案館業務研究的成果甚少，當前僅涉及人工智能應用于人事檔案管理、林州方言建檔、檔案日常工作、智慧檔案館的研究。與此對應的是，人工智能技術對數據處理及數據服務產生了變革性影響，檔案館要進一步發展，必定離不開人工智能技術的深度支持。本文擬從信息鏈角度分析人工智能技術對檔案管理工作的智能化變革。

一、人工智能在檔案館的應用

人工智能技術被劃分為兩類：一類是通過特定的技術制造智能機器：另一類是通過智能化手段解決復雜問題。本文主要介紹第二類人工智能技術在檔案館領域的應用。第二類人工智能技術包含自然語言處理、人工神經網絡、模式識別、專家系統、機器學習、多Agent系統、智能決策系統、自動定理證明、智能搜索等技術。它在國內檔案領域內，也有了一部分應用探索，如太倉市檔案館利用多Agent系統，實現了檔案信息智能檢索，縮短了檢索時間，提高了檢索速度;沙洲分析了人工智能在檔案工作中的應用，并提出了具體的應對策略;有些企業利用人工智能的信息處理能力，解決了企業檔案管理中的難題，實現了企業檔案智能化管理。在以上研究的基礎上，本文從信息鏈角度出發，結合人工智能技術，研究了人工智能技術給檔案管理工作帶來的具體變化。

二、基于人工智能技術的檔案館信息鏈的提出

檔案管理工作的傳統環節包括檔案收集、管理、保存、利用等。從信息鏈的角度來看，檔案管理工作則可劃分為“檔案信息獲取→檔案信息分類→檔案信息挖掘→檔案信息存儲→檔案信息推送”這種信息鏈。為了提高檔案工作管理水平，提升檔案工作服務質量，此信息鏈應對檔案資源進行全方位、全時間軸的感知、分類、挖掘、存儲，經綜合分析和智能處理后，提煉精準的檔案信息應用于決策、管理和服務。要出色完成這樣的工作，我們必須結合人工智能技術。人工智能技術經過60多年的發展，正依照“基于規則的專家系統→機器學習為特征的技術→解釋性和通用人工智能技術”的發展趨勢逐步地前進和發展。人工智能與檔案館信息鏈有效地融合，不僅能有效、深入地滲透進檔案館信息服務，而且能加強檔案館的智慧特性。為此，我們利用人工智能技術重塑了檔案館信息鏈，重塑后的信息鏈如圖1所示。利用人工智能技術可優化每個工作環節，進而提升檔案館的服務水平。

如圖1所示，在檔案信息智能獲取環節，檔案館可通過物聯網、移動互聯網、人工智能等技術擴展檔案信息獲取渠道和途徑，拓展信息獲取方式和深度：在檔案信息智能分類環節，可通過大數據和人工智能技術對檔案信息進行處理、歸類，以提高數據處理效率，提升分類準確度;在檔案信息智能挖掘環節，通過大數據和人工智能技術對已分類的預設服務目標所需檔案信息進行多維度挖掘，提升檔案數據價值;在檔案信息安全存儲方面，通過人工智能技術提升檔案信息存儲的安全性：在檔案信息智能推送環節，通過人工智能技術模擬檔案信息流轉過程，探索信息推送方法，研發檔案信息推送平臺，將用戶信息與推送內容進行智能化匹配，為用戶推送權限內的檔案信息，并提供個性化和人性化的檔案信息服務。

三、基于人工智能技術的信息鏈前景分析

（一）檔案信息智能獲取環節

人工智能時代，檔案信息的獲取一改過去獲取內容單一（紙質檔案）、內容單調（文字信息）、獲取方式古板（點對點收集）等缺點，基于智能終端、傳感器網絡、人工智能技術的智能搜索和多Agent系統的新技術可拓展檔案信息獲取的來源、手段、方法，彌補了現有檔案信息獲取環節的缺陷。檔案館可獲取用戶在使用智能終端過程中產生的大量數據，拓展信息來源：可利用智能搜索或多Agent系統完成海量文獻、資料的檢索、排序等重復耗時的基礎檔案整理功能，拓展信息獲取方法。融合人工智能技術的檔案信息智能獲取環節可以有效提升檔案信息獲取的效率、質量、精度和準確度。

（二）檔案信息智能分類環節

檔案分類工作包括檔案實體分類和內容信息分類。檔案實體分類主要通過模擬方式記錄的物理形態的檔案實體和通過電子方式記錄的數字形態的檔案實體加以分類：檔案內容信息分類則是依據特定的邏輯規則和方法對檔案信息與內容加以分類。隨著多種類型原生電子檔案的出現，傳統的分類方法已不適合現有的檔案信息分類工作。針對多種類型電子檔案分類，如文本、圖片、音頻、視頻等，已有研究采用人工智能中人工神經網絡技術解決，如關聯語義結合卷積神經網絡的文本分類方法、基于遞歸神經網絡的文本分類研究、基于遞歸神經網絡的文本分類研究、基于改進型BP神經網絡的音頻多分類、一種圖片分類的序列構造神經網絡方法等。此外，檔案館還可以采用自然語言處理技術對文本進行分類。由于人工智能技術可突破傳統的人工分類粗糙和工作總量制約分類、檔案信息關聯性不足的瓶頸，使檔案分類更細化，且內容、關鍵詞更全面化，檔案信息關聯性集成化更高，有利于檔案信息的進一步挖掘。

（三）檔案信息智能挖掘環節

運用大數據系統可管理海量檔案數據，用戶只需簡單的操作就可以對海量的檔案數據進行查詢和分析，建立數據與數據之間的關系模式，提升整個檔案數據的價值。運用大數據技術可以對數字檔案館的資源數據進行深度挖掘，找出資源數據的內在聯系，提高數字檔案資源的利用率，提升數字檔案資源價值。目前的現狀是，對檔案信息的挖掘還主要依靠人工，用手動的規則和腳本實現。檔案信息挖掘完全可以結合人工智能技術主動對歸納的數據進行加工處理，實現自動、高效挖掘，從而減輕人的重復勞動，提升檔案信息利用效率。

（四）檔案信息安全存儲環節

檔案信息安全存儲主要包括實體檔案存儲安全和數字檔案存儲安全。實體檔案存儲安全主要是指存放實體檔案庫房的安全。為了加強檔案庫房安全，我們可將指紋識別、人臉識別、虹膜識別等智能識別技術應用于門禁系統：可將目標檢測、視頻分析等技術應用于監控系統。數字檔案信息存儲安全是指存放數字檔案的網絡空間安全，現有的網絡空間安全防御難以對海量動態信息及時響應和進行自動化處理，為此，需要將人工智能技術應用于網絡空間安全防御，以實現海量動態信息自動化處理，最終提升檔案信息存儲的安全性。

（五）檔案信息智能推送環節

檔案服務的最終目標是用戶，檔案館若想提升服務質量，就必須重視和滿足用戶的個性化需求。檔案信息智能化推送系統，可以根據用戶權限和用戶即時需求，將用戶需要的檔案信息以個性化、人性化的方式推送給他們，滿足他們對檔案信息的需求。如何更好地讓檔案信息被用戶接受和利用呢？筆者認為必須建立高效、可行的信息推送渠道。而人工智能技術與大數據技術深度融合的發展趨勢推動了智能推送平臺的發展，使之越來越完善。智能化、個性化、情景化的檔案信息推送平臺成為用戶獲取檔案信息的重要渠道，在此渠道中，人工智能技術對用戶使用信息和軌跡的深度分析與對用戶產生海量數據的高效處理是不可或缺的。根據用戶權限，檔案館依托檔案信息智能推送環節可將用戶所需檔案信息以個性化、人性化、泛在化方式及時、高效推送給用戶，以提升檔案館服務質量。

四、總結

綜上所述，人工智能技術在檔案館的應用前景非常廣闊，要推進人工智能技術在檔案行業中的應用，就需要優化、改進現有檔案工作信息鏈，并以此為基石拓展人工智能技術在檔案行業的應用。“檔案信息智能獲取→檔案信息智能分類→檔案信息智能挖掘→檔案信息安全存儲→檔案信息智能推送”這條信息鏈，必將提升檔案館智能化程度。依托人工智能技術不僅可以幫助檔案館工作人員出色地完成信息鏈各個環節的工作，而且能夠為用戶提供個性化、人性化、智慧化的檔案信息服務。

作者單位：1.西北農林科技大學網絡與教育技術中心

2.西北農林科技大學檔案館