國家重點檔案文件級目錄著錄流程設計思考

劉芳心

摘要：在全國各地國家重點檔案文件級著錄工作不斷推進的大背景下，本文以北京市檔案館國家重點檔案文件級目錄著錄工作為例，從著錄環節、全檢環節、抽檢環節三個方面，系統研究、設計國家重點檔案文件級目錄著錄流程。

關鍵詞：國家重點檔案 文件級目錄 著錄工作 流程設計

近年來，北京市檔案館通過政府公開招標的方式，購買社會服務，開展國家重點檔案文件級目錄著錄工作。經過多年實踐，北京市檔案館探索和設計了一套貫穿著錄環節、全檢環節、抽檢環節的切實可行的國家重點檔案文件級目錄“無紙化著錄”流程，旨在進一步推進國家重點檔案文件級著錄工作，降低成本，提高效率，按時按量完成任務，確保向全國民國檔案資料目錄中心提交高標準、高質量的目錄數據，以更好地滿足社會利用國家重點檔案信息的需要。

一、著錄環節

國家重點檔案文件級目錄著錄環節由著錄公司完成，此環節是國家重點檔案文件級著錄工作的源頭，重點是對檔案進行文件級目錄著錄，主要工作內容包括：檔案圖像導入及圖像補掃與重掃、文件級目錄著錄與案卷級目錄核校、著錄公司內部審核校對檢驗、數據備份、數據導出、數據移交六個部分。

（一）檔案圖像導入及圖像補掃與重掃

館方通過數字檔案館系統將檔案圖像，依據著錄工作需要及工作進度，以在線或離線形式分批次進行調取，著錄公司接收館方已完成的案卷級目錄及館方移交的圖像，在著錄軟件內部實現目錄數據與圖像的一一掛接，進行看圖著錄。著錄過程中如遇掃描質量不佳的圖像，則須調取檔案實體重新掃描;如遇漏掃的案卷或文件，則須對檔案實體進行補掃。重掃與補掃圖像的質量均要達到館方圖像標準，最后將加工完成的圖像導入著錄公司著錄軟件中進行著錄。

（二）文件級目錄著錄與案卷級目錄核校

文件級目錄著錄是整個著錄流程的源頭，是重中之重，只有將源頭把控好，才能保證后續各個環節順利進行。文件級目錄著錄依托著錄軟件，著錄公司組織專人對圖像進行分件處理，再由著錄人員逐項進行著錄，每個著錄項的著錄標準均按照館方要求著錄。著錄采用“文件組合級”形式，即對同一案卷中內容相近、聯系緊密的兩份或多份文件組合為一件進行著錄。

案卷級目錄核校是針對館方已有的案卷目錄，在文件級目錄著錄完成后，著錄公司需對案卷目錄進行核校，查看全宗號、目錄號、案卷號是否正確，題名項是否概括了案卷內文件內容，時間項是否正確，頁數項是否準確等，問題一經發現需由著錄公司進行修正。

著錄公司應當對著錄過程中遇到的問題，經由館方解答后，按要求定期梳理、匯總成冊，一是方便著錄人員規范著錄，以便查考;二是為新員工培訓提供必要的學習材料;三是由館方交由全檢公司，提醒它們注意，防止發生同類型的錯誤，保證著錄與全檢標準的一致性。

（三）著錄公司內部審核校對檢驗

著錄公司在檔案著錄環節將著錄人員劃分為兩部分：一部分是專門從事檔案文件級著錄的人員;另一部分則是對已著錄完成的文件級目錄進行100%質量核校的人員，他們依據著錄標準對著錄項逐項進行檢查，對發現的錯誤進行更正，以保證目錄質量。

（四）數據備份

著錄公司對質檢合格的完整目錄數據要及時進行備份。為保證數據安全、完整，需將著錄的目錄數據、相對應JPG和TIF格式的檔案圖像，通過硬盤、光盤分別備份：在備份介質上做好標簽，建立備份目錄臺賬，以便在全檢環節中發現問題時能夠迅速查找定位，方便目錄數據的修改和管理。備份數據也應進行定期檢驗，檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。備份數據需接到館方驗收合格通知后，方可刪除。

（五）數據導出

備份完成的數據由著錄軟件一鍵導出，目錄數據以EXCEL形式導出，圖像數據導出以案卷文件夾為單位，命名方式為“全宗號-目錄號-案卷號”，目錄數據與圖像數據一并交給館方。

（六）數據移交

館方在接收完目錄、圖像數據后需與著錄公司辦理數據移交手續。移交內容主要包括符合此次著錄要求的文件級目錄、核校后的案卷級目錄及補掃完成的檔案圖像數據、著錄工作文檔等。移交時，有關此次著錄工作流程所形成的紙質及電子版管理臺賬、報表等，著錄公司一并向館方進行移交。移交后，由館方填寫數據移交清單，一式兩份，注明交接數據的內容、數量、交接時間和經辦人等，著錄公司核對無誤后簽字確認。

二、全檢環節

國家重點檔案文件級目錄全檢環節由全檢公司完成，全檢環節是整個著錄工作的中間環節，起著承上啟下的作用，重點是對目錄數據的所有著錄項進行100%質量檢查，主要工作內容包括：檔案圖像全檢及圖像導入、文件級目錄與案卷級目錄全檢、數據雙存儲、數據備份、數據導出、數據移交六個部分。

（一）檔案圖像全檢及圖像導入

全檢工作開始前，館方將與目錄相對應的由著錄公司重掃及補掃后的完整圖像移交全檢公司。全檢公司因為需要根據圖像進行看圖全檢，所以要對數字化檔案圖像進行質量檢查，判斷是否達到館方圖像標準，未達到標準的圖像須交由館方退回著錄公司重掃。全檢公司會將檢驗合格的圖像導入全檢軟件中，并檢查圖像編碼是否有錯漏現象、圖像與目錄掛接是否準確。

（二）文件級目錄與案卷級目錄全檢

圖像檢驗合格后，圖像與館方移交的目錄數據在全檢系統中實現一一對應，全檢人員逐一對目錄數據進行全面質檢。文件級目錄全檢是指依托全檢軟件，逐項進行檢查，各個著錄項的著錄標準均依照館方所定標準檢查，保證與著錄標準統一，如遇標準發生變化，則全檢公司與著錄公司同時進行修改，做到全檢公司與著錄公司“同進同退”?！拔募M合級”著錄方式有別于自然件著錄方式，因此判斷著錄形式是否正確是全檢中的一個關鍵點。

同樣，全檢公司在準確理解案卷內每份文件的內容后，梳理、總結、歸納案卷內容，對案卷級目錄進行全面質檢，判斷案卷目錄是否準確概括案卷內容，有無錯字、漏字、重字、多字等情況并進行改正。

在全檢過程中，全檢公司按全宗、按目錄，分階段、分批，對著錄公司提交的目錄數據進行100%驗收。目錄數據合格率按合同規定執行，若未達到合格率，則由館方退回著錄公司返工。對驗收中檢出的錯誤，未超出錯誤率的錯誤由全檢公司實時糾正，超出錯誤率及出現大批量的同類型錯誤則由館方退回著錄公司修改。

全檢公司應對發現的圖像、目錄數據問題做整理、總結并及時與館方工作人員溝通，對于新發現的問題經雙方商討確定解決方案，如遇兩者皆可的修改方式則確定其中一種為標準修改方案，并將所匯總的問題解決方案及時反饋給著錄公司，從源頭修改，保證目錄數據的一致性和準確性，以避免同類問題流入全檢公司再次出現重復性的勞動。

館方向全檢公司移交著錄公司完成的目錄數據時需填寫移交清單，一式兩份，注明交接數據的內容、數量、交接時間和經辦人，如出現數據退回修改再移交的情況，則需在同批次移交單的備注欄中詳細注明數據修改情況。移交清單一份由全檢公司留存，另一份由著錄公司留存，雙方核對無誤后簽字確認。

（三）數據雙存儲

完成全檢后的目錄數據儲存在全檢軟件中，此時軟件存儲的目錄數據大體分為兩部分：一是著錄公司著錄完成的原始數據：二是全檢公司全檢處理修改完成后的目錄數據。這兩份目錄數據同時保存，既能防止全檢公司在數據方面誤操作導致的數據損壞，還能在館方抽檢發現問題后對錯誤數據進行責任認定。

（四）數據備份

全檢環節的數據備份方法與著錄環節相同。

（五）數據導出

全檢公司將數據導出的方法與著錄公司一樣，需要說明的是由全檢軟件導出的目錄數據共兩份：一份是符合館方數字檔案館系統要求并能精準導入系統的目錄數據：另一份是符合國家要求，可隨時向全國民國檔案資料目錄中心移交的目錄數據。

（六）數據移交

經全檢后的目錄數據，由全檢公司移交館方，并與館方辦理相關移交手續。移交內容和程序與著錄環節相同。

三、抽檢環節

目錄數據經著錄環節、全檢環節最終交由館方進入抽檢驗收環節，此環節是整個著錄流程的最后一環，也是關平目錄數據質量優劣的最后一道關卡。目錄數據經前兩環節在質量上已達到一定水平，為保證目錄數據質量最優，館方組織本館專業人員對目錄數據進行抽檢驗收。抽檢環節主要分為兩步走：

第一步，分批次對著錄、全檢完成移交的檔案目錄數據采取全方位質量檢查（數量一般按合同量的20%），按每條目錄數據著錄項的排列順序逐一驗收，判斷每項內容是否著錄準確。這樣做的目的在于通過對前期目錄數據的全面核查，力爭盡早發現在著錄環節和全檢環節中沒有查出的錯誤，以便及時向著錄公司、全檢公司進行反饋，進一步控制錯誤發生的范圍及頻率。抽檢需更加注重時效性，對發現的錯誤采取“時報時銷”的方式，即一經發現立即通報著錄公司、全檢公司進行修改，以免影響后期目錄數據的著錄、全檢工作。

第二步，隨著著錄公司、全檢公司對檔案內容及對著錄和全檢方式的熟練程度不斷提高，正確率也將隨之提高，館方對后期移交的目錄數據可以采取按10%-30%的比例進行抽檢，若未達到正確率，則退回返工。對于館方抽檢出的錯誤，全檢公司應及時予以修正。

經過著錄環節、全檢環節、抽檢環節，高質量的目錄數據最終進入館方數字檔案館系統，為社會提供精準的檔案信息服務。

總之，國家重點檔案文件級著錄流程的三個環節可謂是環環相扣，缺少其中任何一環都無法完成著錄工作，而這三環中的每一環都可以形成一個獨立閉合的小環，每個小環都有各自相對穩定的運行機制，可根據整體著錄工作發生的變化隨時做出調整，確保著錄工作的順利進行。

作者單位：北京市檔案館