示范引領 推動數字檔案資源建設

于華 張璐

摘要：室藏檔案數字化是新形勢下檔案工作發展的明確要求，是數字檔案館（室）一體化建設的重要組成部分，是檔案工作適應時代發展的必然選擇。本文以豐臺區檔案局（館）為例，從數字化工作的組織與管理、標準規范及相關制度、檔案數字化主要環節等方面對室藏檔案數字化實踐經驗進行研究總結，并提出在室藏檔案數字化工作中需注意確保檔案實體與檔案信息安全，嚴格執行標準與規范，加強過程監管與質量控制等問題。

關鍵詞：檔案室 檔案數字化 實踐研究

隨著信息技術的發展和應用，檔案工作已逐步邁向信息化管理階段。檔案數字化是檔案信息化建設的核心內容之一，為加快推進信息技術與豐臺區檔案工作的深度融合，豐臺區檔案局（館）開拓創新，以局（館）檔案室為試點，歷時三個月完成傳統載體檔案數字化加工項目，為區屬立檔單位科學規范、安全有效地開展室藏檔案數字化工作做出示范。本文旨在對室藏檔案數字化實踐經驗進行研究總結，供立檔單位參考借鑒。

一、室藏檔案數字化的必要性

（一）室藏檔案數字化是新形勢下檔案工作發展的明確要求

2014年，中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各檔案館（室）要加快推進傳統載體檔案數字化工作。2016年，《北京市“十三五”時期檔案事業發展規劃》要求有條件的檔案室要做到室藏檔案數字化率達到100%;市、區檔案館要依法開展對各種門類和載體檔案，尤其是電子檔案和檔案數字化副本的接收、檢驗工作。同年，《北京市豐臺區“十三五”時期檔案事業發展規劃》要求各立檔單位采取各種形式，加快開展室藏檔案數字化工作。有條件的檔案室室藏檔案數字化率要達到100%。立檔單位向區檔案館移交實體檔案的同時，移交檔案數字化副本。

（二）室藏檔案數字化是數字檔案館（室）一體化建設的重要組成部分

數字檔案資源包括傳統載體檔案的數字化資源和各種類型的原生數字檔案資源，是數字檔案館（室）建設的核心，是滿足檔案用戶利用需求的基礎保障。室藏檔案是館藏檔案的重要來源。統一、規范室藏檔案數字化工作，確保室藏檔案數字化質量，是數字檔案館（室）一體化建設的重要組成部分，是區域數字檔案資源共建共享的關鍵環節，也是實現以信息化為核心的檔案管理現代化的必要前提。

（三）室藏檔案數字化是檔案工作適應時代發展的必然選擇

當前，“四個全面”戰略布局、國家大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的推進，深刻影響著檔案工作的理念、技術、方法及模式。傳統載體檔案只有經過數字化加工，才能轉換為數字檔案信息，進而實現檔案信息組織與服務網絡化、檔案實體虛擬化、信息資源共享化、檔案利用知識化。室藏檔案數字化可在保護檔案原件的同時提高檔案檢索利用效率，有助于深入挖掘檔案信息資源，豐富檔案利用服務內容，提高檔案遠程服務能力，充分發揮檔案作為國家基礎性戰略資源的重要作用。

二、室藏檔案數字化工作的組織與實施

（一）數字化工作的組織與管理

為確保室藏檔案數字化工作順利開展，豐臺區檔案局（館）領導高度重視、統籌規劃，投入專項資金，由辦公室牽頭組織，辦公室及業務指導科、收集科、保管保護科、信息化科等相關科室人員在充分調研的基礎上共同參與制訂工作方案，并指派專人具體實施。

數字化加工項目采用外包方式，通過前期的充分調研論證，委托給通過認定資質的企業及人員。在前期調研論證中，至少聯系三家檔案數字化公司，比對公司的工作經驗及業務能力、整體方案設計、技術服務能力、承諾響應能力以及價格等因素，篩選出綜合排名第一的公司。在項目實施過程中，公司操作人員嚴格執行數字化規范，使用滿足數字化加工安全要求和技術需要的先進設備，在符合檔案保護及安全保密要求的專用場地進行檔案數字化加工。加工場所依據檔案數字化工作流程合理布局，設有檔案存放、數字化前處理、著錄打印、檔案掃描、圖像優化、質檢掛接等工作區域，并配備防火、防水、防有害生物、防盜報警等檔案安全管理設施設備以及可覆蓋全部場地的視頻監控系統。

豐臺區檔案局（館）在室藏檔案數字化工作過程中，注重通過一系列科學化、規范化的管理制度，進行有效的質量監控、進度監控、投資監控、安全監控、協調溝通，并完善問題反饋機制等，保障檔案實體和檔案信息全流程安全管理和數字化成果質量。室藏紙質檔案數字化加工流程如圖1所示。

（二）數字化標準規范及相關制度

豐臺區檔案局（館）室藏傳統載體檔案數字化工作貫徹實施《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017），并綜合《北京數字檔案館目錄數據庫建庫標準》等，編制了《豐臺區室藏紙質檔案數字化操作手冊》（試行），明確人員崗位責任制度、場地安全管理制度、設備安全管理制度、數據規范化管理制度、檔案實體管理制度，對工作流程和每個工作環節都提出具體的技術要求，做到質量檢查標準化及質量可控化，并要求在實踐中嚴格執行數字化標準規范及相關制度，留存工作文件和元數據等可追溯憑證，確保檔案數字化工作達到預期目標。

（三）檔案數字化主要環節

1.檔案出庫。檔案員可以按照工作方案結合數字化工作進度，分批調取、清點、登記數字化對象。檔案出庫要嚴格按照檔案庫房管理規定辦理檔案出庫手續，與數字化加工人員共同清點無誤、簽字確認后再交接出庫。檔案在數字化過程中，臨時存放在加工場所中的指定檔案柜內。對領取與歸還要進行嚴格管理，確保檔案實體安全。

2.數字化前處理。前處理是檔案數字化過程中的重要環節，是保證檔案成果質量和數字化檔案利用效果的基礎性工作。在前處理階段中，一要從滿足檔案利用需求的核心目標出發，綜合考慮檔案的保管期限及利用價值再次確認數字化對象。二要對確定為數字化對象的檔案保管期限進行鑒定，對不符合保管期限的檔案進行相應調整。三要嚴格按照技術標準確定掃描頁、編制頁號、目錄數據準備、拆除裝訂、技術修復等。其中，為保證檔案信息的完整性和連續性，應將編有頁號的檔案頁面進行全部掃描。有必要將不符合整理規范的檔案進行規范化整改，并依據《檔案著錄規則》（DA/T18）及目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件內容規范檔案目錄內容。是否拆除裝訂應根據檔案的實際情況，以保護原件為原則，避免因數字化工作損毀檔案原件或影響檔案原件的長期保存。對存在老化、破損、字跡褪色等現象的檔案進行登記;對破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙張，專業技術人員可進行技術修復后再進行數字化：對有不耐久字跡的頁面，可參考檔案保管期限確定是否打印數字化復制件，將復制情況在備考表中詳細說明。

3.數字化加工。檔案數字化加工是數字化工作的核心環節，主要包括目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接等工作流程，須嚴格按照標準規范進行操作。這里特別強調以下幾點：一是目錄數據庫建立同樣應嚴格遵守DA/T18對檔案著錄的要求，確保著錄項目完整，目錄數據準確、規范，對不符合標準的要進行修改或補充錄入，使檔案目錄滿足對檔案數字化成果管理和利用的需要。為提高工作效率及依照檔案室要求調整目錄格式，可采用先在Excel表中形成目錄數據，再導入數字化管理軟件的方法。二是掃描設備的選用應根據檔案幅面大小及檔案實際情況而定，盡可能減少對檔案實體的損壞。例如掃描已拆除裝訂且紙張狀況較好的檔案可以使用高速掃描儀，但對不宜拆除裝訂或年代久遠、紙張較軟的檔案要優先選用平板掃描儀。掃描參數的設置需綜合考慮檔案長期保存及后期利用方式等因素。如豐臺區檔案局（館）檔案數字化選擇的是彩色掃描模式，文書檔案和照片檔案的分辨率分別為300dpi和600dpi，其中照片檔案以檔號為基礎，按照檔號與圖像流水號組合命名圖像，存儲格式為通用格式JPEG，并將圖像轉換為PDF及雙層PDF格式，實現OCR識別。三是掃描后需按照技術要求對圖像進行拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等優化處理，確保數字圖像清晰、完整，與檔案原件排列順序一致。四是要建立科學的數字圖像存儲路徑，確保目錄數據與數字圖像準確對應，數字圖像能夠正常打開且與實際掃描數量相一致。

4.檔案數字化成果驗收與移交。豐臺區檔案局（館）安排專門人員對室藏檔案數字化成果進行驗收。驗收內容主要包括：對照標準逐條查驗檔案目錄數據內容、格式等的準確性、規范性、完整性;元數據元素的完整性和賦值規范性：數字圖像掃描參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性及圖像質量：目錄數據與數字圖像掛接的準確性;工作文件的完整性、規范性;存儲載體的可用性，有無病毒;檔案整理的規范化等。其中，對目錄數據及檔案整理情況的查驗比率達100%，對不符合標準要求的進行標識或現場直接指導整改，并進行再次查驗，直至合格率達100%。對文書檔案、照片檔案圖像文件及數據掛接質量的查驗比率均不低于數字圖像總頁數的10%，抽檢合格率達到99.7%以上才通過驗收。

按照檔案數字化工作方案，驗收合格的數據使用光盤和移動硬盤進行多套備份。每套備份數據中均包含原始掃描數據、優化數據、掛接后數據、PDF數據、OCR數據。備份數據至少3套，分別滿足提供利用、本地封存、異地備份需要。

5.檔案歸還入庫。檔案數字化加工完成后，檔案人員同樣須嚴格按照檔案庫房管理規定對檔案質量和數量進行清點驗收，如檢查拆除過裝訂物的檔案是否重新裝訂且盡量保持檔案原貌，是否做到安全、準確、無遺漏等。經檢查和清點，準確無誤、簽字確認后再將檔案歸還入庫。

三、室藏檔案數字化工作中需注意的問題

（一）確保檔案實體與檔案信息安全

檔案實體與檔案信息安全至關重要。外包檔案數字化加工項目需要與外包企業及人員簽訂檔案安全保密協議，要求并監督其嚴格執行協議要求及有關規章制度。在數字化加工現場需配齊有關檔案安全管理的設施設備，例如至少要安裝1個360度無死角的監控攝像頭。在檔案數字化各個環節中都要采取有效措施，加強對檔案實體的安全保護和對檔案信息及其載體的安全管理，確保檔案實體與檔案信息絕對安全。

（二）嚴格執行標準與規范

為確保檔案數字化成果的質量，室藏檔案數字化工作流程中的各個環節都應該嚴格執行技術標準及質量要求，特別是在檔案出入庫、檔案鑒定、整理、著錄、數字化加工、成果及驗收、數字檔案信息管理利用等方面均應科學、規范。從區域數字檔案資源共建共享角度出發，區域內各立檔單位檔案室的檔案數字化工作應嚴格執行統一的標準與規范，以利于實現館（室）藏檔案數字化成果有效對接，促進區域數字檔案信息資源的整合和開發利用。

（三）加強全過程監管與質量控制

全過程監管及質量控制，是確保檔案數字化質量的重要措施。在此過程中，一是要確保檔案數字化各環節工作有效執行相應的管理制度及標準規范。二是要加強對設備和軟件的監管，確保成品數據安全、穩定及數字化的質量。三是要對數字化加工人員開展如檔案整理、著錄等方面的專項培訓，確保數字檔案檢索質量。四是要在檔案數字化加工過程中，發現問題及時溝通、交流、反饋，避免返工，確保檔案數字化工作的質量及效率。

作者單位：北京市豐臺區檔案局（館）