醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用分析

馬偉建 徐昊 李磊

PDCA循環就是把計劃、執行、檢查與處理等環節的工作融合在一起，并使其循環、和諧、高效運作的過程形式。本院為了更好地達成最新修訂的《三級綜合醫院評審標準實施細則》中的具體要求，在全院范圍內利用各種質量管理工具，改善與提升各種工作的操作質量。伴隨社會經濟的持續發展，各種醫療理念的持續更新，醫院文書檔案作為整個醫院體系中的重要部分，在醫院管理運作中發揮著越來越大的作用，地位越發重要[1]。至此，本文針對本院于2017年6月—2018年6月收集的1 000份文書檔案為對象，運用PDCA循環法對其管理質量加以改進，現就具體思路、方法作一探討。

1 資料與方法

1.1 一般資料

于2017年6月—2018年6月選取本院檔案室匯總的文書檔案1 000份，按隨機數字表法進行分組，共分為兩組，每組500份；對照組中，人事檔案120份，技術文件檔案180份，醫藥文書檔案200份；觀察組中，人事檔案115份，技術文件檔案190份，醫藥文書檔案195份；兩組文書檔案類型比較，差異無統計學意義（P＞0.05）。

1.2 方法

對照組采用傳統普通管理方案進行處理，即收集、整理、鑒定、保管、統計。

觀察組則采取PDCA循環管理方法：

1.2.1 P（Plan）計劃 （1）針對文書檔案管理工作而言，需要能夠反映出醫院的現實運作及管理情況，要想達到此要求，需要妥善保管好這些文件。在實際操作中，最核心任務即構建一套完備、系統化的規章制度，以此為著眼點，不斷健全與之配套的體系工作，使整個文書檔案管理工作朝人性化、正規化方向發展。（2）而針對醫院文書檔案管理的整個過程而言，所涉及的最核心工作即收集、歸檔各種文案。在現實工作當中，對文書檔案歸檔的總體范圍予以明確，乃是保管文書檔案的內在基礎。在管理時，對文書檔案的歸檔范圍加以明確，能夠提升管理效率，保障管理質量。首先，設定歸檔方案。在管理文書檔案時，需明確合理、實用的歸檔方案；而在明確歸檔方案時，須將文書檔案的形成方式、自身特征作為出發點。在日常工作中，需強化各科室之間的交流，修繕歸檔范圍。其次，收集文書檔案。當將上述工作完成后，需結合具體方針，收集文書檔案；在收集時，管理人員需始終秉持負責且認真的態度。而在收集時，需把各科室的資料進行分類、統計，保障資料的完整性。最后，明確分類。對文書檔案進行分類的目的是強化工作質量。所以，在對檔案實施分類時，需根據各科室實況來開展。（3）不僅要建立完備的規章制度，還需規范業務流程，制定更加實用、高效的檔案管理人員培訓方案，提高檔案管理的專業化水平與業務水平，使之與檔案發展的步伐相適應。

1.2.2 D（Do）執行 （1）針對文書檔案管理部門來講，需依據《國家檔案局8號令》等文件精神，提高文書檔案的安全性、實效性，頒布更加實用、高效的文件，如《保密制度》《檔案室管理制度》及《檔案借閱制度》等，醫院的文書檔案內部局域網不能連接于外網，提升文書檔案管理系統的安全性，并增強其可靠性與可控性，利用各種制度來為文書檔案系統的正常、高效運行提供切實保障。明確崗位職責，把此些制度劃歸至醫院的《制度匯編》當中，為操作的程序化提供了重要支撐與制度保障。（2）加強檔案工作整個流程的高效化與規范性，需要從如下方面著手：首先，對整個檔案管理工作加以規范。在現實工作中，針對文書檔案管理部門來講，需要依據文書檔案的具體年限，來整理文書；在整理時，需要為文書檔案的可靠性與完整性提供切實保障。其次，及時歸檔。以定期或不定期方式歸檔文書資料，避免出現丟失的情況。此外，對文書檔案進行及時整理與填充，并進行準確分類，做到外觀齊全、材料完整。

1.2.3 C（Check）檢查 實際工作中，為防止操作與規章不匹配、相違背的情況，需要根據實際情況及需要，開展有效的管理與監管，預防可能出現的不良現象。在管理文書檔案時，需構建一支理論體系完善、經驗豐富且技能雄厚的文書檔案管理隊伍。以此為基礎，制定一套完備的文書檔案監督管理方案，做好摸查與抽查工作，使整個文書檔案管理工作呈現高效化運轉。

1.2.4 A（Action）處理 針對文書檔案管理人員，需做好定期考核工作，切實做到檔案管理回頭看，從中找出所存在的問題，尤其是在檢查、執行及計劃中所存在的問題，就其產生的原因進行系統化分析，制定具體的調整與干預措施，使整個檔案管理工作朝向規范化、標準化方向發展。如在辦理文書檔案時，經常會出現“中梗阻”情況，對此，需要對其流程加以改進，做到按時限辦理，逐步提升三日歸檔率與當日辦理率。此外，對于辦公室工作人員，需做好相關實踐經驗的總結工作，使檔案管理工作更好的銜接于下一個質量循環當中。

1.3 評價指標

對比兩組文書檔案管理效果與檔案管理總合格率。（1）文書檔案管理效果[2]。由檔案室主任采用十分制，對文書檔案管理人員進行評價，高效：8～10分；一般：5～7分，不滿意：0～4分；（2）檔案管理總合格率[3]。同樣由檔案室主任對各檔案合格率采用十分制進行評價，正確：8～10分，達標：5～7分，不合格：0～4分。

1.4 統計學方法

采用SPSS 23.0處理數據，計數資料用百分比表示，采用χ2檢驗，P＜0.05表示差異具有統計學意義。

2 結果

2.1 兩組文書檔案管理效果

觀察組文書檔案管理有效率明顯高于對照組（P＜0.05），見表1。

表1 兩組文書檔案管理效果對比

2.2 兩組文書檔案管理總合格率對比

觀察組文書檔案管理總合格率高于對照組（P＜0.05），見表2。

表2 兩組文書檔案管理總合格率對比

3 討論

PDCA循環理論最早由著名管理學家戴明所提出（美國），P即計劃（Plan），依據任務具體的達成目標及相關要求，進行各種科學、合理計劃的制定；D即執行（Do），實施總體或全局性的運作，推動計劃的高效開展；C即檢查（Check），系統化、全面性及針對性的總結與評價管理結果[4]；A即行動（Action），在實際評估結果過程中，或多或少的會出現問題，此時，需采取切實可行的措施，對其加以改進與完善。在每次循環過程中，新知識會替代之前舊的知識，另外，前一循環中所存在的問題，在新的循環中會得到解決，因此，能大幅提升整體管理水平[5]。從根本上來講，每次循環的持續，均為處理水平及工作效能的前進與提高，使整體水平在持續改進中得到升級與優化，因而能夠更好的滿足新的要求或需要。由于PDCA循環始終處于周而復始的運轉狀態，各環節緊密銜接，彼此間相互制約與補充，所以，PDCA循環又被人稱之為質量環[6-7]。醫院文書檔案主要指由醫院日常管理運作中所形成的公文積累，其在整個檔案管理體系中占據著關鍵地位，乃是醫院各種重要活動或重大事件的最根本且最原始的資料記載，具有豐富的參考價值，有著重要的憑證作用[8-10]。醫院文書檔案對于醫院整體發展發揮著重要價值與作用。從醫院的角度來分析，檔案管理構成了其生存與發展的內在基礎，同時還是醫院辦公室日常運行的基礎文案，包含諸多銜接有序的過程或行為，如收集、整理、歸檔、立卷及銷毀等[11-12]。伴隨醫院持續、完善化發展，在其整個管理架構中，文書檔案管理所起到的作用將會越來越大，其管理水平的高低，直接影響著醫院的基礎管理水平。

本院在文書檔案管理中應用PDCA循環后，取得良好效果。由本次研究結果可知，采用PDCA循環的觀察組，其文書檔案管理有效率為96.40%，明顯高于采用傳統管理方式的對照組（89.00%）；另外，觀察組文書檔案管理總合格率為89.58%，均明顯高于對照組（75.00%）。由此結果可知，借助于PDCA循環，能夠大幅提升醫院文書檔案的管理水平，改善硬件條件，健全管理制度；此外，還能大幅提升醫院文書檔案的歸檔效率與辦理效率。當需要指出的是，在實際應用PDCA循環時，仍然存在許多有待改善的地方，醫院在文書檔案管理方面仍存在一些不足與缺陷，因此，在下一階段PDCA循環中，應對這些不足加以強化，使其效能得到最大程度發揮。

綜上所述，在醫院文書檔案管理中，通過采用PDCA循環法，不僅能提升管理效率，而且還能提高管理質量，具有較高的應用價值。