事業單位檔案管理規范化的分析

陳亞麗

摘要：隨著時代的發展與進步，在我國很多事業單位的檔案管理工作中仍然存在諸多問題，致使事業單位很難發揮其自身的作用。因此，筆者認為事業單位在檔案管理過程中應當強化檔案管理制度、注重檔案保密工作、加強管理人員培訓、提高檔案管理技術水平進而提高事業單位的辦事效率。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

前言：

檔案管理工作作為我國事業單位的重要組成部分，同時也是高效開展檔案管理工作的重要基礎。因此，筆者認為為了實現事業單位高效辦公效率，應當加強管理工作制度化，還應當嚴格做到保密工作，利用科學信息化技術手段進行檔案管理工作，最終實現事業單位檔案管理的規范性。

一、強化檔案管理制度

為了提高我國事業單位檔案管理工作的有效性，可以從以下幾個方面進行入手。首先，在進行檔案管理工作的過程中應當將企業內部檔案采取集中管理或者分散管理，即企業內部檔案由企業整理統一去管理，則其他部門進行分類管理相關資料。與此同時為了方便領導隨時可以查看資料各個分管部門應當做好檔案管理工作。其次，要明確檔案管理責任，一般簡單檔案可以交由企業辦公人員進行管理，財務檔案相關資料應有財務部門進行管理，分散管理只要是為了各執其職，發揮各部門的最大作用。最后就是應當加強檔案借用與保管力度。比如可以在相關管理部門辦公室門口張貼提醒語言，在沒有經過相關領導的批準情況時，所有外來工作人員及企業內部工作人員都不可以私自拿走相關資料，即使在經過領導的批準時在借用過程也應當做好備案記錄，方便日后領導查閱，倘若出現意外情況應當及時給予嚴肅處理，如不小心將信息資料弄臟、弄壞、弄丟等情況發生時，上級領導應當及時給予批評，進而促使其他員工在使用使會格外小心。由此可見強化事業單位內部檔案管理制度使非常有必要性的，它為推進我國事業單位的有效發展有著很大的重要性。

二、注重檔案保密工作

檔案資料管理作為我國事業單位最為核心的部門，檔案的保密工作應當作為工作重點，在日常工作過程中應當加強對工作人員保密意識的培養，要時刻提醒不經領導允許的情況下，不得擅自做主將重要檔案資料文件交由他人復制、拍照等，一定要嚴格自身的保密意識。其次，為了防止資料二次外泄，工作人員應當將檔案部門外部的門窗進行二次加固，盡量避免出現違法亂紀的偷盜行為。最關鍵的一點應當找專門人員進行檔案管理工作，除此之外的無關工作人員應當回避，即使在上級領導的批準下也應當做到嚴謹保密，在進入檔案管理部門時，要給看管人員出示相應的證件以及上級領導的簽名，要做到及時登記有借有還的良好習慣。通過這些良好的習慣可有有效的提高檔案信息管理的保密性與安全性，盡最大的努力避免檔案資料外泄甚至產生危害國家的負面影響。

三、加強管理人員培訓

隨著我國事業單位的不斷發展，同時也為了適應現代化檔案管理的需求，進而實現高效辦公的目的。首先，事業單位應當加強做企業內部檔案管理人員的培養，比如，在檔案管理部門日常工作過程中企業也可以為該部門增加多個管理人員，并明確他們各自應當具備的崗位職責，在明確自身崗位工作職責后，會積極主動以樂觀的心態去投入檔案管理工作，對日常的檔案資料進行科學、合理、有序的進行收集與歸檔，在這些最基本的日常工作完成后，再移交給下一個部門進一步整理、歸檔。其次，為了提高管理人員的管理意識，事業單位可以適當的組建一些知識技能大賽，通過比賽決出專業知識掌握最好的工作人員并為其佩帶小紅心，進而提高檔案管理工作人員的管理水平。

四、提高檔案管理技術水平

隨著我國信息技術的不斷發展，電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，他的運用不僅可以將檔案管理工作進行快速的起草、刪減、修改、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，還能為工作人員減輕不少負擔，騰出的時間可以進行一些其他的工作。首先，由于電子計算機的使用程序比較多樣性，所以檔案管理工作人員應當結合自身的實際崗位需求進行一邊學習一邊邊操作，除此之外在提高管理能力時應當特別注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。其次，電子計算機作為一中新型的高科技，在日常檔案管理工作時為了應對較為繁瑣、強度較大的檔案管理工作室時，利用計算機就會起到事半功倍的效果。工作人員利用計算機將檔案進行歸納和整理，可以在很大程度上減輕工作壓力避免出現重復性工作，進而使計算機發揮了它獨有的優勢，最終實現提高檔案管理工作的效率。

結語：

綜上所述，為了實現我國事業單位的規范化管理，必須要采取相對的應對措施，同時為了適應檔案管理工作的需求，應當及時對企業內部出現的問題及漏洞進行解決與補充，事業單位的有效發展并不是一個人努力就能得來的，這需要企業內部所有工作人員，同心協力共同努力奮斗的結果。

參考文獻：

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