淺析企業檔案電子化管理存在的問題及措施

劉麗霞

摘 要：企業經營發展過程中會形成很多非常重要的資料信息，做好企業檔案管理工作能夠為企業經營決策提供依據。隨著信息化的快速發展，檔案管理過程中電子信息技術的應用水平也逐漸提高，如何做好企業檔案電子化管理工作顯得越發重要。文章主要從檔案管理存在的問題出發，提出相應的管理措施。

關鍵詞：企業檔案；電子化；檔案管理；管理問題

0引言

科技的飛速發展和信息時代的到來，使許多傳統的工作受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外。面對劇烈的社會變化，我們應清楚地認識到，信息時代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰，更是機遇和新生。因而如何迅速應對這種變化？如何有效的利用信息時代的媒介優勢來整合傳統的檔案管理模式，使其更加科學化、準確化，這是擺在我們面前的緊迫問題。

1企業檔案電子化管理的重要性

一.電子信息技術的應用提升了辦公效率。電子檔案的轉存，大多采用光盤、U盤作為載體，將信息轉存在電子媒介中，計算機具有讀取強大的信息處理功能，并且其運算速度較快，能夠最大限度的提升檔案管理的準確性，同時也提升了，社會資源最大化利用，節約了人力物力。第二，電子信息技術的應用提高了檔案保存傳輸的安全性。在傳統的檔案管理及傳遞過程中，紙質文檔在內部的傳輸流通傳統文檔，最多的就是依靠人與人進行傳遞，正因為這樣的方式，資料丟失、破損等情況也就是在所難免的，想要重新找回其難度也非常困難，在安全上，存在有較大漏洞。而電子傳輸者很大程度上改善了這一問題，除非出現網絡故障或電力故障時，否則檔案丟失現象幾乎不會出現。第三，電子信息技術的應用最大限度地實現了信息共享。通過檔案的電子化儲存管理，能夠最大化實現信息的共享。通過電子電子化的技術能夠有效地實現檔案的云管理和云共享，通過互聯網技術能夠有效實時地實現檔案信息的及時更新，為大眾查找相關資料提供的技術支持[1]。

2企業檔案電子化管理存在的問題

2.1電子化管理影響檔案的真實性

電子化檔案管理的操作模式是將傳統的紙質文件和資料以電子文件、電子圖文等形式進行上傳，然后保存于電腦硬盤之中。與傳統的企業檔案管理相比，傳統的企業檔案必須是原檔案或者備份的檔案，人們可以明顯發現檔案的來源真實與否，真實性較強。但是，電子文件本身就是利用電子信息技術將紙質文件轉化為電子格式，人們在沒有對比紙質檔案文件和電子文件內容的前提下，根本無法保證其真實性和有效性。除此之外，企業將紙質檔案文件上傳電腦之后，部分不法分子很有可能將電子文件下載之后進行任意編輯和修改，以贏得更多的利益。這樣不僅有可能造成企業的名譽受損，還會直接威脅到企業的經濟利益，不利于企業的發展。

2.2文書檔案管理電子化的軟硬件的通用性存在問題

雖然如今的網絡科技發展進步速度迅速，但是網絡在通用性的方面還是存在一定的困難的。由于不同企業組織機構對文書檔案管理工作中使用的電子設備不同，就存在著設備不相容的問題，比如，兩種計算機的型號、規格等硬件方面存在差異性，在檔案管理工作的使用中軟件的應用也就會存在不同的差異，由于很難做到每個企業的檔案管理工作中的辦公設備的通用，也就會造成對檔案的利用和管理上出現不想符合的現象，這就使文書檔案信息管理工作對信息的收集與整理上需要工作人員耗費大量的精力，還降低了文書檔案信息管理電子化應用的工作效率。

2.3不同部門檔案的內容存在差異

檔案電子化建設對于檔案管理部門的保存，檢索，共享等多個方面都有著重要意義，然而，不同部門所保存的檔案形式存在較大差異，因此難以進行統一的分類管理。且不同部門的檔案內部結構不同，其整合工作十分復雜，為推進檔案電子化建設帶來了不小的阻力，是當前檔案電子化建設過程中的重點難關[2]。

3提高企業檔案電子化管理水平的有效途徑

3.1提高電子化檔案管理的真實性和有效性

利用電子信息技術進行企業檔案管理的目的是采用高科技手段來提高企業檔案管理工作的質量和效率，為企業的發展提供更多的便利。但是企業檔案電子化管理必須要建立在保證企業檔案真實性和有效性的前提下。目前隨著社會經濟的發展和科學技術的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計算機信息技術，給企業檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計算機技術侵入企業的網絡系統，篡改企業的檔案信息，嚴重影響到企業檔案的真實性和有效性。如何保證企業電子檔案的真實性和有效性是企業檔案電子化管理中的重要問題，也是企業檔案電子化管理中的難點問題，要做好這方面工作，首先需要企業加強對企業檔案電子化管理的信息技術支持，以技術性策略來加強對電子檔案的管理，建構完善的電子化檔案管理機制。其次，還要求能夠出臺相關的政策，加強對計算機的保護，約束網絡不法分子的行為。最后，要求企業能夠實行雙軌制檔案管理，即企業在實現電子化檔案管理的同時，也不能放松對紙質檔案的管理。這樣可以保證企業電子檔案被篡改或者流失后能夠及時采取有效措施來進行彌補，保證電子檔案文件的真實性和有效性。

3.2積極引進最新技術

隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的發展速度已經遠超了人們的預期，因此在引進先進的科學管理經驗時，能夠最大限度的保證電子檔案的安全性，同時對其穩定性也具有較高的提升。在計算機工作過程中，要采用多種工作模式相結合的措施，尋找最佳規避風險的辦法，新技術對于電子信息檔案管理具有更高的安全系數，在諸多的信息技術中，加密工作是其中非常重要的一個環節。良好的密碼機制能夠使電子檔案做到密不透風，并且在安全和穩定上具有較高的保障，在互聯網大數據的今天，對信息加密也是每一個互聯網相關項目所必備的一項項目建設。

3.3創新檔案管理工作的優化服務

首先要構建網絡服務平臺。傳統的檔案管理方式滯后，手工編輯的存檔不利于檔案的利用，提取相關信息必須到檔案部門進行搜索和查詢，耗費人力和物力，工作效率極其低下。如果構建統一的網絡服務平臺，就能實現資源的利用不受時空的限制，不管何時何地都能通過相關驗證信息對檔案資源進行提取查詢。構建好了網絡服務平臺，就要加強對電子檔案資料進行自動化管理，即電子資料的自動化上傳和整理。上傳的電子檔案資料可通過下載來實現其實用價值[3]。

3.4加強培訓，提高檔案管理人員綜合素質

隨著檔案電子化建設的深入發展，對檔案管理人員也提出更高的要求，其不僅要滿足傳統檔案管理的理論知識，還要具備現代化信息技術的應用水平。為了提高檔案管理整體水平，應該選拔優秀的檔案管理人員，積極做好日常的專業技術培訓工作，從基礎知識、職業素養、軟件知識等方面全面培訓，確保檔案工作的有序進行。除此之外，結合檔案管理人員的日常工作還應該建立完善的考評制度，提高全體員工對檔案管理的重視，積極做好檔案工作的電子化建設。

4結語

綜上所述，新形勢下企業在電子化檔案管理過程中還存在不少問題，要解決這些問題，提高企業檔案電子化管理的工作質量和效益必須要求企業能夠提高電子化檔案管理的真實性和有效性，加大對企業電子化檔案管理的投入，提高企業電子檔案的管理水平。

參考文獻：

[1]李莉.企業檔案電子化管理存在的問題及對策[J].管理天地，2017（17）：179-180.

[2]肖瑞婷.企業檔案電子化管理存在的問題及對策研究[J].網絡化？電子化？數字化，2017（09）：149.

[3]石冬梅.大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇[J].現代商業，2014（27）.