論運(yùn)用PDCA循環(huán)理論促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

趙紅梅

摘要：作為醫(yī)院歷史最真實(shí)的體現(xiàn)，醫(yī)院檔案是一種在長(zhǎng)時(shí)間的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的歷史記載，其中記錄著關(guān)于不同年代不同年齡的人們對(duì)它的奮斗史和做出的貢獻(xiàn)，包括醫(yī)院在各個(gè)方面各個(gè)時(shí)間段關(guān)于醫(yī)療診治、醫(yī)學(xué)研發(fā)、基礎(chǔ)建設(shè)、醫(yī)院設(shè)施、財(cái)務(wù)管理、教育、黨的建設(shè)、人力資源管理等方面的信息記錄。因此，醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院管理、醫(yī)院建設(shè)的重要性由此可見，是不容忽視的一部分。以下我將以PDCA循環(huán)理論為前提，對(duì)醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理整改，已提升醫(yī)院的管理能力和服務(wù)能力，促進(jìn)醫(yī)院檔案更高質(zhì)量的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)理論;醫(yī)院檔案;規(guī)范化管理

一、什么是PDCA循環(huán)理論

這項(xiàng)定律最先是由美國(guó)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制之父Shewhat（休哈特）博士發(fā)表的“PDS理論”發(fā)展而來，后又由同國(guó)家的質(zhì)量管理專家戴明進(jìn)行整改，使之最終成為了“PDCA理論”，因此，它又被人們親切地稱為“戴明環(huán)”。PDCA理論是將質(zhì)量管理分為計(jì)劃（Plan）、實(shí)踐（Do）、檢驗(yàn)（Check）、處理（Act）的四個(gè)過程，這四個(gè)過程來回循環(huán)就是PDCA循環(huán)理論，是進(jìn)行全面質(zhì)量管理的重要基礎(chǔ)。它從“計(jì)劃”到“處理”再?gòu)摹疤幚怼钡健坝?jì)劃”不停運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷實(shí)踐，不斷總結(jié)，使之達(dá)到更高水平的科學(xué)理論。總而言之，再循環(huán)中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤、發(fā)現(xiàn)問題，然后在問題暴漏的同時(shí)將他們解決，從中得到經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高循環(huán)系統(tǒng)的效率，周而復(fù)始，最終使管理水平得到提高和完善，達(dá)到最優(yōu)管理。

二、怎樣在醫(yī)院的檔案管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)理論

（一）P——計(jì)劃（Plan）

縱觀醫(yī)院現(xiàn)狀，當(dāng)務(wù)之急是找出存在的問題，對(duì)問題進(jìn)行深度分析，找其根源，從根源解決，并制定相關(guān)的處理措施，大力推行。由于我院是一所底蘊(yùn)深厚，建院悠久的重點(diǎn)醫(yī)院，長(zhǎng)久以來產(chǎn)生了一些醫(yī)療問題，其中就形成了“以醫(yī)療為主，管理為輔”這種錯(cuò)誤思想的形成。針對(duì)此我發(fā)現(xiàn)了一些醫(yī)院管理方面的問題：1.醫(yī)院管理方面并不重視檔案管理。2.不完善的檔案管理制度，檔案管理人員缺乏管理知識(shí)，責(zé)任不明確。3.檔案管理沒有達(dá)到系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.資金不足導(dǎo)致管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后、退化。5.檔案管理的后備力量不足，沒有明確的發(fā)展目標(biāo)，效率低下，阻礙了檔案工作的未來發(fā)展。

（二）D——實(shí)踐（Do）

制定措施并實(shí)施。針對(duì)從檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題，我提出以下實(shí)施方案：1.整理和規(guī)范相關(guān)的檔案工作，出臺(tái)《檔案管理整頓推行措施》。2.修改制定《檔案工作管理規(guī)范》《檔案查閱準(zhǔn)則》《檔案保密措施》《關(guān)于檔案相關(guān)管理人員的責(zé)任》等，清楚每個(gè)人的職責(zé)，規(guī)范檔案管理制度，并規(guī)范記入本年度的《醫(yī)院準(zhǔn)則匯總》。3.擬定《文檔卷宗存檔規(guī)范（試用）》及《存檔材料規(guī)整明細(xì)（試用）》，在文件存檔的同時(shí)做到有憑據(jù)、有保證。4.加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)場(chǎng)管理，針對(duì)現(xiàn)有的各類庫(kù)存檔案進(jìn)行規(guī)整，使之便于查閱尋找，可以增加電子查閱設(shè)備，提高工作效率，同時(shí)保持檔案室有一個(gè)干凈整潔的衛(wèi)生環(huán)境。5.加大資金投入，更換新型設(shè)備，提升效率。6.制定《檔案管理未來規(guī)劃目標(biāo)》和《檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃》等，明確檔案管理未來發(fā)展方向。

（三）C——檢驗(yàn)（Check）

不定期的檢查相關(guān)規(guī)定的實(shí)施情況。依據(jù)《文檔卷宗存檔規(guī)范（試用）》，我院增添了科技研發(fā)、教育教學(xué)等檔案的存檔，更增加了文書檔案，使其檔案內(nèi)容更加多樣、全面;而后我們又針對(duì)文書檔案存儲(chǔ)的特殊性質(zhì)，對(duì)文檔進(jìn)行了系統(tǒng)化的年度規(guī)整，找尋其中存在的問題;例如：按照上級(jí)批示要求制定本年度的請(qǐng)示報(bào)告，方便于此后的查閱使用;財(cái)務(wù)檔案按國(guó)家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔處理，對(duì)以達(dá)到一年的進(jìn)行移交，以前年度沒有移交的必須補(bǔ)交;按完工程度對(duì)基建檔案進(jìn)行存檔，針對(duì)醫(yī)院多處完工樓長(zhǎng)期沒有歸檔問題，加緊督促歸檔處理程序，盡早完成了該檔案的歸檔。不斷改善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，新建了檔案存放室，增加了電子查閱器、新型檔案架、空氣干濕度檢測(cè)器、空調(diào)等設(shè)備。將PDCA循環(huán)理論在實(shí)踐檢驗(yàn)中得到了應(yīng)用，在醫(yī)院工作的指導(dǎo)下，對(duì)檔案管理準(zhǔn)則、不同檔案的存檔和規(guī)整、檔案工作的嚴(yán)格把守等，進(jìn)行了更為細(xì)致的研究與分析，在發(fā)現(xiàn)問題的同時(shí)剖析問題，做到具體問題具體分析，不斷督促監(jiān)督，使得檔案管理向著高質(zhì)量發(fā)展。

（四）A——處理（Act）

從最終的年度歸納中得出經(jīng)驗(yàn)，制定新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)，若有處理不了的問題或方案，可以利用PDCA循環(huán)再次處理。用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來度量檔案管理工作。1.在對(duì)問題進(jìn)行解決的同時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)原先的制度該補(bǔ)充的補(bǔ)充，該新編的進(jìn)行新規(guī)則的制定，不斷完善檔案內(nèi)容。2.引用高精尖的檔案管理知識(shí)人才，加強(qiáng)培養(yǎng)本院檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)強(qiáng)化各個(gè)工作崗位人員的檔案歸檔意識(shí)。3.不斷利用PDCA循環(huán)理論發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。例如伴隨著科技社會(huì)的高速發(fā)展，醫(yī)院資料日益增加，怎樣解決信息管理問題，怎樣使更多的信息得以更完整的存放成為了當(dāng)務(wù)之急。為此我們向醫(yī)院建議可以引入符合醫(yī)院檔案管理的程序，將其信息化、數(shù)據(jù)化，讓檔案從紙質(zhì)變成數(shù)字，從獨(dú)享變成共享。這不僅解決了醫(yī)院檔案儲(chǔ)存過多的問題，更使得查閱變得便捷，提高了工作效率。由此，檔案管理水平就在PDCA的每一次循環(huán)中得到提高。

三、總結(jié)

從以上講述可以看出，管理制度要想得到提高就要有科學(xué)的方法對(duì)它進(jìn)行管理。PDCA循環(huán)理論不僅僅提高了檔案管理的水平，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，與此同時(shí)它還提升了醫(yī)院各個(gè)方面制度的升級(jí)、為人們提供了一種解決問題的方法、提高了工作效率。因此，PDCA循環(huán)理論在提高管理工作、管理質(zhì)量上有著顯著的效果，對(duì)于醫(yī)院未來的發(fā)展更是不可或缺的一部分，推廣PDCA理論是我們應(yīng)該堅(jiān)守的方向。

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