信息技術服務于人事檔案管理工作的研究

摘要：單位人事管理活動中會產生大量的信息資源。這些信息資源反映著某一社會個體的個人經歷和工作經歷，記述著某一社會個體的德才表現，是單位選人用人的重要依據。近些年來，伴隨計算機應用技術的推動，信息技術與人事檔案管理工作的融合程度加深，人事檔案管理方式從單一化向多元化轉變。人事檔案管理實踐中，部分檔案管理人員沒有深刻理解人事檔案信息化建設的內涵，運用信息技術的能力不強，導致人事檔案信息化建設停滯不前。因此，有必要從多個角度出發，就信息技術服務于人事檔案管理工作這一課題予以闡述。

關鍵詞：信息技術;人事檔案;區塊鏈;數字水印

一、理論概括

從近幾年來政府工作報告可以看出政府愈發重視信息技術。國家檔案局更是出臺了一系列政策來明確檔案信息化建設工作的內容、步驟以及核心。在這種背景下，各個單位人事檔案管理部門對數字檔案資源的關注度也日益提升[1]。由于大多數人事檔案管理人員并未受到過系統的信息技術培訓，導致現階段信息技術發展速度與人事檔案信息化建設的發展脫節。因此，從理論上就不同信息技術予以分析，找到人事檔案管理工作與信息技術的結合點，對于指導人事檔案管理實踐工作具有重要的意義。同時，單位開展人事檔案信息化建設工作具有歷史必然性：

第一，有助于人事組織工作。在新時期，單位必須確保人事組織工作的嚴肅性、公平性和科學性。人事檔案是評估、管理、分析和考核人才的重要依據，對其進行數字化管理，搭建現代化的人事檔案管理模式，能夠最大限度地發揮其選人用人的依據作用，更加合理地激勵、監督、培養和使用人才。同時，對人事檔案進行數字化管理，能夠減少人事檔案被篡改的幾率，提升管理工作的抗風險能力，適應人事組織工作發展的需要。

第二，有助于人事檔案工作向科學化邁進。在全球信息化背景下，人事檔案改革前行的步伐加快。檔案管理人員必須立足新的形勢，分析人事檔案管理工作的新變化，才能謀求人事檔案管理工作的新發展[2]。單位則應當才能夠制度層面入手，為人事檔案信息化建設工作鋪墊基礎，銜接好辦公自動化工作與人事檔案信息化工作，通過多種途徑來管理并利用人事檔案。單位將信息技術融入人事檔案管理機制中，是人事檔案管理走向科學化的內在保障。

第三，有助于實現資源共享，實現人事檔案的增效增值。互聯網環境中，單位與單位之間可以建設“人事檔案共享交換體系”，充分利用人事檔案資源的價值，實現人事檔案的增效增值。在“共享經濟”這一名詞愈發火熱的背景下，將共享意識融入到人事檔案管理工作當中，能夠減少單位管理成本，發揮數字檔案的實際效用。

二、信息技術服務于人事檔案管理的策略

（一）區塊鏈技術服務于人事檔案管理

互聯網環境中，人事檔案的表現形式是數字化，這就給單位人事檔案檢索工作、文件格式轉化工作以及移交接收工作帶來了難題。如何將所有人事檔案轉化為統一的格式，實現人事檔案的一站式服務，是目前人事檔案管理人員亟待解決的一個命題。雖然許多單位通過人事檔案管理系統能夠實現對人事檔案的高效管理，但是這與人事檔案管理智能化和自動化仍然存在一定差距。因此，單位可以利用區塊鏈技術服務于人事檔案管理，推動檔案管理自動化進程。區塊鏈技術具有自動執行和代碼型合約功能，能夠自動識別人事檔案文件格式后對人事檔案進行統一化處理。同時，區塊鏈技術能夠使得將人事檔案中的信息資源轉化為代碼格式，降低了人事檔案格式轉化的時間，節約了人事檔案的管理成本。

（二）數字水印技術服務于人事檔案管理

人事檔案信息化建設是伴隨數字技術、多媒體技術和互聯網技術發展而衍生的新興管理方式，在檔案資源開發利用過程中，容易遭受不法份子的篡改。為了營造安全和諧的人事檔案管理環境，有必要利用數字水印技術對人事檔案進行管理。所謂數字水印技術，就是指在被保護的人事檔案中插入相關的序列號、版權標識或者圖片。數字水印技術并不會影響人事檔案的質量和內容，其具有肉眼不可見性。相關主體只有利用特殊的數字水印處理工具才能看到相關的數字水印。單位將數字水印技術融入到人事檔案管理中后，在去除水印之前，人事檔案管理將處于一個不可更改的狀態。一旦有不法分子對人事檔案進行篡改，就會直接導致整個人事檔案的信息資源亂碼。數字水印技術在抵御病毒程序攻擊上具有天然的優勢，可以有效防止數字檔案的失真。

（三）定期培訓，防止閉門造車

信息社會是在發展進步的，人事檔案管理人員如果跟不上信息時代的腳步，就會陷入思想的誤區，使得人事檔案管理工作停滯不前。由于我國高校檔案管理人才培養體系存在許多不科學之處，導致現階段檔案管理人員沒有掌握最為前沿的信息技術。因此，單位必須定期對員工進行培訓，加強對檔案管理人員的后期培養工作。首先，單位可以聘請專業的信息技術人才在單位內看辦培訓班，提高檔案管理人員對信息技術的掌控能力。其次，單位可以與人才市場、檔案館以及檔案局等部門進行溝通，開辦以信息技術為主題的專題研討會和論壇，防止檔案管理人員思想固化。最后，單位應當推動培訓工作長效化，確保培訓工作的開展具有充足的資源。

三、結束語

各個單位將信息技術運用至人事檔案管理工作的實踐表明，不同時期，人事檔案信息化建設工作的目標和特點是不一樣的。在數字化、人工智能化以及大數據背景下，人事檔案信息化建設的功能和結構正在發生轉變，人事檔案信息化建設正在從中低級向高級不斷深化發展。人事檔案信息化建設不僅與信息化人才、信息技術應用水平以及國家信息網絡息息相關，更與檔案管理人員信息化意識和單位信息化基礎設施息息相關。未來人事檔案管理工作總的趨勢是智慧化、科學化以及規范化。因此，單位必須科學配置各種資源，完善信息化管理制度，才能使人事檔案管理工作呈現出新面貌。

參考文獻：

[1]方英，王瑜.新時代的人事檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2018 （11）：91-94.

[2]張庚喬.談人事人才檔案管理工作的提升[J].才智，2018 （31）：212.

作者簡介：林晨（1987.2--）女，籍貫：武漢，學歷：碩士研究生，畢業于美國東北大學，現有職稱：中級館員，研究方向：檔案管理。