信息時代下檔案管理工作的創新

王巍

摘 要：信息化時代的發展要求檔案管理要有所創新，只有不斷創新才能提高檔案管理水平，才能滿足檔案管理自身的需求。通過不斷創新檔案管理工作，既能滿足信息化時代對檔案管理工作的要求，又能持續促進檔案管理工作信息化進程，從而真正滿足工作的需求。本文從信息時代下檔案管理工作的內涵出發，探討了當前創新檔案管理工作的必要性，并就當前檔案管理工作創新過程中存在的問題提出了一系列的措施。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新；必要性；存在問題；措施

隨著社會的不斷發展，創新已經成為了時代的要求，而檔案管理信息化既是信息化時代的要求，也是檔案管理工作持續創新的要求。檔案管理工作的創新能夠使檔案工作更好地適應經濟社會的發展，能夠使檔案工作更好更快的發展。

1 信息化時代下檔案管理的內涵

信息化時代下的檔案管理就是充分運用信息技術來對檔案資源進行進一步采集、保存并提供檔案信息資源的利用服務等過程。信息化時代下檔案管理具有以下特點：一是檔案管理工作的信息化能夠在很大程度上提高檔案管理工作效率；二是檔案管理系信息化必須遵守相關管理部門的法律、法規和政策；三是檔案資源由紙質檔案向電子檔案轉變。

2 創新檔案管理工作的必要性

檔案管理工作應順應時代發展的要求，要敢于打破傳統的管理模式，善于運用現代化管理方式，這樣就能使工作人員在有限的時間內獲得足夠多的檔案資源，從而滿足日常工作的需求，提高檔案管理工作效率。因此，檔案管理工作應順應時代的要求，不斷創新檔案管理模式，既要充分應用計算機網絡技術來實現對網上檔案的搜索和運用，也要隨時滿足人們在線閱讀檔案資料的需求。信息化時代的來臨一方面為檔案管理工作帶來了一定的挑戰，它要求檔案管理工作要最大程度地實現資源的優化配置，降低當前各方面資源的消耗，從而更好地為單位服務；另一方面信息化時代的到來也給檔案管理工作帶來了機遇，信息化技術的發展能夠充分滿足各項檔案資源的存儲和記錄，從而滿足時代發展對檔案管理的需求。

3 信息化時代下檔案管理工作創新中存在的問題

1）當前檔案管理工作服務方式等無法滿足人們的需求。信息化時代的到來使得人們對檔案工作的要求發生了一定的變化，查詢檔案的人不再是原來的少數人，而是擴大到基層群眾的很多人，如果繼續延續傳統的服務方式就已經無法滿足所有人對檔案的需求。然而當前檔案管理工作方式和服務理念仍然停留在過去，對檔案管理的認識不足，無法有針對性地開展檔案管理工作，也無法真正地服務好群眾。

2）缺乏對檔案管理工作的規劃。檔案管理工作涉及到的內容較多，如檔案工作內容的設計、檔案信息資源的管理以及其它各項內容。由于內容繁雜，這就需要檔案管理人員在具體的管理過程中能夠有所規劃，這樣才能保證各項工作的順利完成。可目前恰恰缺乏對檔案管理工作的規劃，這主要體現在兩個方面：一方面是信息化內容受限制導致檔案信息化管理過程中存在諸多不確定的因素；另一方面是受資金投入等的影響，無法正式統一檔案管理方案，影響到正常的檔案管理工作。

3）不重視檔案管理信息化的資源共享。信息化時代的發展要求檔案資源的共享，可目前很多檔案管理部門還認為檔案是自身單位的私有，缺乏對檔案資源共享性的認識，這勢必會產生眾多人力、物力資源的浪費。這就需要檔案管理者能夠消除內心“壁壘”，將那些能夠統一共享的資源實時發布在公共平臺，這樣既能簡化程序，又能為檔案工作的科學開放性管理提供良好的基礎。

4 信息化時代下創新檔案管理工作的幾點措施

1）要不斷創新檔案管理工作方式和服務理念。時代的發展要求我們要持續創新檔案管理理念，不能再像過去那樣只重視檔案的保存，而要更重視檔案的利用，因此檔案管理部門要不斷創新檔案管理理念和方式，持續提高檔案管理水平，提高檔案服務意識，更好地為人民群眾服務。創新檔案管理工作理念，需要做好以下幾點：一是對檔案資源進行高效整合和統一管理，要重視對檔案資源的備份，防止檔案資源的丟失，確保檔案資源的完整性；二是要穩定創新各部門的檔案管理工作，切實提高檔案管理水平，構建系統性的服務管理理念；三是檔案管理工作中要重視系統的建立，通過建立完整性的系統來更好地開展技術指導，以更好地促進檔案管理工作的開展；四是要持續創新檔案管理方式，通過建立統一的網絡服務平臺來是實現檔案資源的檢索和查詢服務；五是要強化檔案管理的自動化建設，一方面要盡快將紙質檔案轉化為電子檔案，便于后期檔案資源的隨時利用，另一方面要持續提高檔案管理人員的檔案管理水平，充分實現對檔案資源的利用。

2）合理規劃檔案管理工作。進一步實現檔案管理工作的科學和創新發展，而如何更好地規劃檔案管理工作呢？一是要切實轉變檔案管理部門的信息管理理念，不斷創新檔案管理工作的管理途徑；二是要持續拓寬檔案管理工作的渠道，進而實現檔案管理工作的科學給創新發展；三是要明確檔案管理工作的發展方向，確保檔案管理工作向著高質量、現代化的方向發展；四是要充分提高檔案管理工作人員的檔案管理意識，這樣才能從實際出發更好地創新檔案管理模式，有效提高檔案管理工作效率。

3）重視檔案管理的資源共享工作。信息化的時代就是資源共享的時代，因此信息化時代下的檔案管理工作創新必須重視檔案資源共享平臺的構建，通過構建這樣的平臺能夠實現對數據內容的搜集和整合，為檔案管理工作的開展營造更好的發展環境。那么在信息化時代下如何更好地開展檔案工作的資源共享呢？我們應重點做好以下幾方面的工作：一是要構建較為科學完善的資源共享平臺，在工作過程中要創新檔案管理理念，不能再一味延續過去檔案管理工作的理念，避免因地理空間的因素而限制了檔案資源的運用；二是在檔案管理過程中要樹立科學發展觀念，將檔案管理的實際工作與一定的科學技術相聯系，最終實現檔案管理工作的科學發展；三是要注重檔案管理平臺的構建，要注重檔案管理數據庫的建立，實現對檔案管理資料和平臺的持續優化。

4）重視檔案管理工作的信息化和現代化。重視檔案管理工作的信息化，首先要強化檔案數據庫的建設工作，信息化的時代就是信息資源的時代，將原有的紙質檔案信息化是數據庫建設的基礎工作，這就要求我們要認真做好這項長期而又復雜的工作。檔案管理工作是分門別類的工作，在開展這項工作的過程中不能急躁，要循序漸進，需要細心和耐心，通過每一項工作的完成來最終建立綜合性的完整性的資源數據庫，從而更好地提供檔案服務工作；其次要重視檔案管理的數字化和現代化，信息化的檔案管理工作依靠一定的檔案管理系統，一方面我們要善于應用較為先進的信息技術和網絡技術，另一方面也要重視網絡平臺和數據庫的建立和應用。

此外，在檔案管理工作的創新過程中最重要的就是要強化各項檔案信息化系統的運用，有些單位雖然雷厲風行地開展了檔案管理信息化建設工作，但是在后期的利用中不重視系統的利用，造成了各種資源的浪費，不利于檔案管理信息化的長遠發展。

5 結束語

綜上所述，我們知道持續創新檔案管理工作既是時代發展的要求也是檔案管理自身發展的內在要求，這就要求我們要重視檔案管理創新工作。在此文中就當前創新過程中存在的問題進行了分析，并針對這些問題提出了一系列的改善措施，相信通過這些措施的實施能夠進一步促進檔案管理工作的發展。

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