信息化環(huán)境下的高校檔案管理

楊雪梅

【摘 要】在信息化的大環(huán)境下，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)具有新的發(fā)展方向。只有將信息技術(shù)融入到該項(xiàng)工作中，高校才能實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)的工作效果。筆者分析了目前高校該項(xiàng)工作的開展情況。并提出應(yīng)當(dāng)從人員、資金、安全三個(gè)方面進(jìn)行改善的建議。

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境；高校；檔案管理

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】2095-3089（2019）08-0101-02

前言

高校檔案全稱高等學(xué)校檔案，包括高校在進(jìn)行教學(xué)、科研、黨政管理等各項(xiàng)工作時(shí)所形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

一、高校檔案管理概述

檔案的一個(gè)重要作用是真實(shí)記錄了高校各項(xiàng)重要活動(dòng)的經(jīng)過和結(jié)果。它能夠反映學(xué)校的實(shí)力和建設(shè)狀況。除了學(xué)校的基本活動(dòng)，檔案還會對在校學(xué)生及教師的相關(guān)情況、招生就業(yè)情況。學(xué)術(shù)科研情況等進(jìn)行記錄。這對于學(xué)校在后期發(fā)展的決策是一項(xiàng)重要的依據(jù)。這些歷史記錄是學(xué)校歷史和發(fā)展的見證。它對于學(xué)校、學(xué)生，甚至社會都具有保存價(jià)值。該項(xiàng)工作不但是高校建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)，而且對于學(xué)校未來的工作方向具有指導(dǎo)作用。因此應(yīng)當(dāng)受到各大高校的重視。為完成該項(xiàng)工作，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的真實(shí)需求，在學(xué)校內(nèi)部建立檔案館或者檔案室。信息技術(shù)的普及和發(fā)展為高校從事該項(xiàng)工作創(chuàng)造了更好的發(fā)展?jié)摿Α＿@使得該項(xiàng)工作的開展越來越高效，越來越智能。具有多種功能的管理軟件不斷出現(xiàn)，更為該項(xiàng)工作的實(shí)施提供了良好的動(dòng)力。在這種信息化的大環(huán)境中，如果高校能夠?qū)⑿录夹g(shù)、新方法融入檔案管理工作中，就能夠更大幅度地改善管理效果。

二、高校檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

1.管理人員素質(zhì)能力不足。

為了使高校的檔案管理更加富有效率，高校通常會跟隨時(shí)代的潮流，將現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。但是，在應(yīng)用過程中，需要有具有良好信息技術(shù)知識的專業(yè)管理人員進(jìn)行操作。尤其對于處于應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)初級階段的高校而言，高水平的管理人員所發(fā)揮的作用是無可替代的。但是，橫觀當(dāng)前眾多高校，大多數(shù)都存在管理人員能力不足的現(xiàn)象。這些管理人員通常并沒有接受過系統(tǒng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)的教育。甚至有的管理人員并沒有完備的檔案管理知識。再加上高校對于這些人員的培訓(xùn)不夠，更加重了這種現(xiàn)象的不利影響。高校的培訓(xùn)力度不夠，也從側(cè)面反映出他們對于該項(xiàng)工作的重視程度不夠高。這些問題導(dǎo)致了高校現(xiàn)有的管理水平十分低下，并不能適應(yīng)信息化的環(huán)境。

2.使用的硬件設(shè)備質(zhì)量較差。

在信息化的大背景下，很多高校對于信息技術(shù)的應(yīng)用都是被動(dòng)地接受，而非主動(dòng)地融合。這就導(dǎo)致高校在檔案管理方面的投入嚴(yán)重不足。投入不足帶來的最明顯的問題就是硬件設(shè)備跟不上。在檔案管理中，如果想實(shí)現(xiàn)信息化和自動(dòng)化，首先就需要配置高質(zhì)量、好性能的硬件設(shè)備。這是有效開展工作的基礎(chǔ)。目前，很多高校在檔案室使用的計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用年限過長，性能和運(yùn)行速度都處于嚴(yán)重下降的態(tài)勢。運(yùn)用這樣的硬件設(shè)備，即使管理人員具有的很高的水平，所能達(dá)到的工作效果也不會很理想。此外，老舊的硬件設(shè)備會使得新技術(shù)的應(yīng)用受到限制。這更加制約了高校檔案管理質(zhì)量的提升程度。

3.對于檔案的安全性重視不夠。

現(xiàn)階段，很多高校在應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對本校檔案進(jìn)行管理時(shí)，由于缺乏充分的認(rèn)知，容易出現(xiàn)忽視檔案安全性的問題。在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)時(shí)，安全問題是最明顯、最大的管理隱患。一方面，計(jì)算機(jī)本身可能出現(xiàn)質(zhì)量問題。這會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失的可能性。另一方面，采用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理，通常需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并且運(yùn)用相應(yīng)的軟件或系統(tǒng)。在運(yùn)行過程中，尤其是經(jīng)過高負(fù)載、長時(shí)間的運(yùn)行，軟件或系統(tǒng)可能會遇到崩潰或者其他問題。這些問題的出現(xiàn)都容易造成檔案的丟失和損壞。此外，計(jì)算機(jī)病毒是檔案管理信息化過程中的另一個(gè)巨大障礙。因?yàn)橛?jì)算機(jī)本身的防火墻可能存在缺陷，軟件或系統(tǒng)也可能存在某些可以解決或者無法解決的BUG（漏洞）。在這種情況下，計(jì)算機(jī)或系統(tǒng)處于一種非常危險(xiǎn)的狀態(tài)，非常容易受到攻擊。有些不法分子或者黑客（Hacker）會利用計(jì)算機(jī)或系統(tǒng)存在的BUG，獲取或者損壞檔案信息。從而使高校發(fā)生嚴(yán)重的檔案、信息泄露事故。對于學(xué)校、老師、學(xué)生來說，這種事故會帶來嚴(yán)重的不利影響。

三、信息化環(huán)境下對高校檔案管理工作的建議

1.提高人員素質(zhì)，重視檔案工作。

從整體上來說，提高人員素質(zhì)可以劃分為兩方面內(nèi)容。一方面，要提高人員的理論知識。任何工作的有效開展都離不開理論和實(shí)踐的結(jié)合，檔案管理也不例外。理論知識包括檔案管理知識和信息技術(shù)知識。另一方面，要提高人員的實(shí)踐技能。要使人員具備將理論應(yīng)用到實(shí)踐中的能力。實(shí)踐技能也包括兩方面：檔案管理和信息技術(shù)。高校只有從以上方面全面地對人員進(jìn)行培訓(xùn)，才能實(shí)現(xiàn)更好的工作質(zhì)量。而對于人員的培訓(xùn)力度與高校對于該項(xiàng)工作的重視程度息息相關(guān)。

2.增加資金投入，提高管理效率。

高校應(yīng)當(dāng)增加在該項(xiàng)工作中的資金投入。這些資金可以用于硬件設(shè)備的購買，也可以用于人員的培訓(xùn)。從而為該項(xiàng)工作的開展建立良好的基礎(chǔ)。一方面，通過投入資金，高校可以為檔案室提供高質(zhì)量、好性能的硬件設(shè)備。從而達(dá)到提高該項(xiàng)工作效率，并且保證信息正確的目的。另一方面，通過投入資金，高校可以為管理人員提供更多學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會。這對于提高他們的能力素質(zhì)具有很好的促進(jìn)作用。

3.提高安全意識，加強(qiáng)安全管理。

高校無論是采用傳統(tǒng)的方法，還是現(xiàn)代技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，安全問題都是要放在首位進(jìn)行考慮的。高校管理者和檔案管理員應(yīng)當(dāng)提高安全意識。他們對于檔案的安全性是否重視，直接決定了該項(xiàng)工作的實(shí)施效果。在信息化環(huán)境下，高校需要建立有效的安全機(jī)制，以保障檔案的安全性。對于檔案管理用的計(jì)算機(jī)設(shè)備，高校應(yīng)當(dāng)為其安裝可靠的“安全管家”。從而對計(jì)算機(jī)進(jìn)行全方位的保護(hù)和檢測。一方面，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)電腦或系統(tǒng)的問題，并進(jìn)行報(bào)告和修復(fù)。另一方面，能夠自動(dòng)對病毒和攻擊進(jìn)行識別和處理，防止造成檔案損壞。此外，管理人員要在計(jì)算機(jī)上安裝完善的防火墻。這對于保障檔案的安全也十分重要。在進(jìn)行檔案的管理和使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行全面的分類和加密處理。要建立恰當(dāng)?shù)谋４妗⒉樵儭⑿薷牡炔僮髁鞒獭亩ＷC檔案的所有工作有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)誤操作和不安全事件。

四、結(jié)語

在高校的眾多工作中，檔案管理占有重要地位。高校應(yīng)當(dāng)跟隨信息化背景，不斷改進(jìn)現(xiàn)有管理方法。從而實(shí)現(xiàn)更高水平的檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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