大數據背景下圖書館數據資產的建設框架與管理體系

胡 琳（華中師范大學圖書館）

隨著大數據理念與技術的不斷發展，歐美等發達國家已將大數據視為一種戰略性資源，并制定了大數據資源發展戰略。［1］與此同時，在外在信息環境和內部發展需求的雙重推動下，圖書館大數據在圖書館事業發展中也占據了越來越重要的地位，被視為未來圖書館信息化建設的重要戰略性資源。圖書館大數據是在圖書館資源建設和信息服務過程中采集到的、具有隱性價值的、有利于促進圖書館和用戶發展的數據集合，它能夠在圖書館科學決策、均衡發展、服務質量提升、服務設計優化、支持用戶個性化發展等方面發揮重要作用。

經過多年發展，對圖書館大數據的研究已經取得了豐富的成果，在圖書館實踐中也有了很多成功的應用，但將數據作為圖書館重要的資產進行建設和管理的相關研究還極少見。對圖書館來說，如何建設和管理好數據資產、充分發揮大數據技術的重要作用，仍然是當前圖書館大數據研究與實踐面臨的重要挑戰。鑒于此，本文基于數據資產的視角，探討圖書館數據資產的內涵、特征、整體建設架構及管理體系，以期為圖書館大數據的建設和發展提供一定的理論支持。

1 圖書館數據資產的涵義及特征

1.1 圖書館數據資產的內涵

數據資產是指對組織發展有重要價值的、可控制的、可量化的數據資源。［2］目前，學界和業界對圖書館數據資產的涵義尚未達成共識，但借鑒數據資產的定義，我們認為可以圍繞圖書館的建設和服務來確定圖書館數據資產的內涵：圖書館數據資產是圖書館運營過程中產生的、圖書館擁有或控制的、能提升和改進圖書館管理或服務水平、能有效促進圖書館發展且有重要價值的數據資源。圖書館數據資產是從圖書館建設或服務活動中采集而來，如用戶服務、文獻資源建設、科研數據管理、培訓和交流等都是圖書館數據的重要來源。同時，“人”和“物”是圖書館數據資產的重要來源，“人”是指圖書館管理者、館員和用戶，“物”是指圖書館的網站、在線服務平臺、多媒體設備、智能設備、信息管理系統、服務器等。［3］圖書館數據資產的使用者包括圖書館管理者、圖書館員和用戶等，主要用于用戶畫像、用戶需求分析與預測、館員服務評估、支持圖書館管理與決策等方面。

1.2 圖書館數據資產的主要特征

① 虛擬性特征。同有形資產相比，圖書館數據資產是虛擬的、隱性的，主要通過各種智能設備、服務器或系統平臺進行存儲、傳輸和利用。但數據資產的價值并不取決于上述設備或系統，而是用其中的數據資源來分析用戶需求、館員行為以及資源的狀態和價值等。② 動態性特征。圖書館固定資產的外在形式一般情況下是不會變化的，如電腦、紙質文獻、桌椅等，而圖書館的各種系統和設備等則源源不斷地產生新數據。在圖書館采集和分析數據的過程中，數據被不斷地清洗和完善，并以此滿足圖書館管理和服務的需求。③ 共享性特征。當館員或用戶需要圖書館管理或服務數據時，只要通過網絡和信息系統共享即可實現。另外，數據庫終端可以同時為不同用戶提供數據資源服務，不受時空和用戶數量的限制。每一類用戶群體都可以根據圖書館所設定的使用權限，在圖書館數據平臺上獲取自己所需的數據。④ 難量化性特征。圖書館數據資產在用戶行為和需求分析、圖書館科學決策和發展預測甚至是圖書館學研究方面，都可以發揮重要價值，但這些價值卻無法單純用貨幣計量。同時，不同圖書館的數據資產在質量和數量方面存在很大差異，相互之間難以借鑒，也無法簡單地評測某一個圖書館數據資產的價值。

2 圖書館數據資產的建設框架

圖書館在建設數據資產的過程中，首先要明確建設主體、建設內容及建設方法。本文從數據資產歸一化處理、專業人才隊伍建設、數據分析和管理平臺建設、數據資產應用模式四個維度對圖書館數據資產的建設內容進行分析（見圖1）。

圖1 圖書館數據資產建設框架

2.1 圖書館數據采集與歸一化

隨著信息技術在圖書館的廣泛運用，圖書館數據的內容和類型不斷豐富，數據規模不斷擴大，對數據的采集和分析帶來了難度。為保證數據資源的有效開發利用，必須要對相關數據進行歸一化處理。首先，建立系統化的數據采集模式，圖書館系統的基礎支撐層、資源層、服務層、用戶行為層的有效數據都需采集。其次，針對不同類型的數據制定相應的采集方式，如對紙質資源、電子資源、用戶數據及圖書館的人事、財務、固定資產等數據進行采集時，可以根據實際情況采用物聯網感知模式、數據交換模式、情感識別模式和動態生成模式等。數據使用者對數據的類型、格式、粒度及時效性等要求不同，只有通過歸一化處理，才能保證數據描述和分類在圖書館各個系統平臺的統一，進而實現數據資源的高度共享。數據完成歸一化處理后，利用大數據技術對用戶數據進行分析處理，可以幫助館員掌握用戶狀態，了解用戶需求，為其提供個性化的支持和幫助，進而體現數據資產的價值。

2.2 圖書館數據管理團隊建設

隨著圖書館數據資產的不斷增加，專業技術人才隊伍建設變得十分必要，對相關工作人員的素質要求較高。首先，要有良好的職業道德，尤其不能泄露用戶的隱私數據。其次，要有較強的學習能力和團隊精神。第三，由于圖書館數據資產面向公眾服務，具有準公共性的特征，因此要具備良好的公平服務觀念。最后，在工作技能方面，管理人員要具有相關專業背景并掌握現代信息技術，熟悉圖書館業務，能有效運用工具采集、管理、分析和利用各種數據。

專業的圖書館數據管理團隊建設要朝著3個方向努力。① 全面性。運用大數據技術持續、全面、實時地采集圖書館活動中的各類型數據，如用戶在館和在線時長、資源使用特征、館員和用戶交互的狀態等。② 準確性。通過大數據技術進行的預測與實際基本相符，館員可以準確地掌握用戶的狀態和需求，為其提供精準服務，用戶也可以通過圖書館的服務準確識別自身的需求。③ 及時性。通過大數據技術及時發現用戶狀態的變化及遇到的問題，以便根據數據所反饋的信息靈活調整服務策略。

2.3 數據分析與管理平臺建設

為了保證數據分析的流暢、準確和具有針對性，圖書館采集的不同格式、類型的數據需要在不同的分析平臺進行分析。由于圖書館的數據平臺主要由第三方開發建設，圖書館要根據自身資源特色和服務理念，選擇符合本館發展理念的多功能數據分析平臺，同時數據平臺應有嚴格的權限管理制度，確保圖書館數據資產合理合法。數據平臺的管理和運營以數據采集為前提，平臺管理人員將采集到的數據導入到數據庫，館員根據具體問題選擇和提取相應的數據。之后，對平臺數據進行整合和深度分析，將分析結果通過可視化終端（如平板電腦、手機以及多媒體投影等）進行呈現，進而實現數據的全過程管理。數據平臺提供可視化分析功能，能夠從不同維度來分析數據，用戶也可以根據自身需要設置數據分析報告的格式和內容。最后，數據分析和管理平臺要有較強的計算能力，在處理復雜數據時既可以保證穩定性，也可以保證時效性。

2.4 數據應用模式的設計與優化

如何利用好數據是圖書館實行數據資產管理的落腳點，而這取決于圖書館數據應用和服務模式的設計與優化。針對圖書館建設、發展和服務情況，確定數據資產應用于圖書館不同情境的類型和流程，并根據數據服務效果的反饋不斷完善數據應用和服務模式，優化圖書館資源建設和服務效果。如，分析用戶數字資源利用的數據，可以通過檢索圖書館數據管理平臺，了解用戶數字資源使用的停留和跳轉情況、登陸時間節點分布、館員與用戶交互數據、不同特征用戶的使用情況差異等，［4］分析其背后原因，這樣不僅可以對改進平臺功能服務和圖書館的數字資源建設提供對策和建議，還可以對數據平臺的應用模式進行檢驗、評估和修正，不斷提高其應用的可行性，進而為館員和用戶提供精準的數據服務。

3 圖書館數據資產管理體系

3.1 圖書館數據資產管理的理論依據

數據資產管理（Data Asset Management，DAM）是規劃、供給、控制數據資產的一系列業務的統稱，［5］包含多方面的內容和維度，如：設計、研究、執行和監督數據開發和利用的方案、政策或制度，控制并保護數據，發掘數字資產的潛在價值，提高數據利用效率等。目前，許多發達國家都在研究數據資產管理和運營的方法，并催生了數據管理這個新產業和新行業。許多企業也在利用數據資產分析客戶行為，進而尋求新的市場競爭優勢。數據資產管理通過對海量高質數據資源的有效利用體現價值，確保其能作為組織的重要資產。［6］

國際數據管理協會（Data Management Association，DAMA）對近年來數據管理理論進行了提煉和總結，形成了一套較為完善的數據管理知識體系，即DAMADMBOK （Data Management Body of Knowledge）。該體系主要包括數據管理的指導原則、具體職能、應用標準、范圍邊界、相關定義、角色等內容，為管理者、數據管理人員、科研人員、圖書館員提供了數據資產管理的整體框架。［7］依據管理知識體系和數據生命周期理論，圖書館數據資產管理的架構體系可以劃分為四個層次，由高到低分別為價值層、分析層、數據層和基礎層（見圖2）。

圖2 圖書館數據資產管理的架構體系

3.2 圖書館數據資產管理體系

本文認為，圖書館數據資產管理是運用科學的理論、先進的技術和合理的方式對圖書館數據資源進行優化配置和有效利用，進而實現其重要價值的過程。根據圖書館數據資產積累和發展的規律，建立有效和穩定的數據資產管理系統，可以深度發掘和利用數據資源，進而推動圖書館業務建設，不斷改進用戶服務質量。本文建構的圖書館數據資產管理主要包含數據資產管理的流程、規范、對象及數據資產的安全、質量和權屬管理。

3.2.1 管理流程

一般來說，圖書館數據資產管理的主要流程包括數據采集、數據加工、數據分析和數據應用。數據采集是基礎工作，是數據開發和利用的前提條件，在此階段，可以根據 5W（Who，What，Where，When，Why）原則明確擬采集的數據類型。① 描述用戶和館員的數據（Who），如年齡、學歷、性別等基本數據。② 描述用戶和館員行為的數據（What），如用戶活動軌跡、在線交互狀態、檢索查詢行為以及館員的媒體使用行為、資源利用行為以及咨詢和推廣行為等。③ 描述圖書館服務場景或空間環境的數據（Where），如采用視頻監控、物聯網設備及其他智能系統或開源軟件采集到的用戶行為數據。④ 描述與時間序列相關的動態數據（When），如，用戶在使用圖書館資源時的停留時間及跳轉到其他資源時的時間節點等，幫助圖書館了解用戶的需求和偏好。⑤ 描述關聯性的數據（Why），如不同數據之間的相關關系、通過數據預測的結果與實際之間是否存在因果關系或相關性等。

數據加工是指對采集到的相關業務數據進行清洗和整理，以便為后期數據分析和利用做準備，主要包括數據的清洗、規范化、交換和存儲等。其主要目的是從海量、復雜、多種類型和結構的數據中提取對圖書館管理和服務有重要價值的數據。

數據分析是指在海量數據中有效提取和分析相關數據，從而為圖書館真正把握用戶需求并進行資源推送等服務提供依據。如，在對用戶數據進行分析的基礎上，定制或組合圖書館相關資源和服務并通過在線服務平臺將其推送到用戶的學習空間，滿足用戶個性化服務需要。

數據應用包括基于數據的圖書館研究、圖書館重要決策及趨勢的預測等服務，數據分析結果可以以不同的方式呈現，如，圖書館可以根據用戶使用數字資源的種類、次數和時間等，分析用戶資源使用的喜好，為圖書館數字資源建設提供依據。

3.2.2 管理規范

圖書館數據資產管理規范是指通過建立規章制度的方式，明確圖書館數據資產管理的流程、標準、內容和禁忌等，為圖書館領導、學科館員和其他參與者的數據管理行為提供規范的操作指引。管理規范必須體現以下三個特征。① 規范性。需要讓管理人員明白哪些需要做、哪些不能做、具體如何操作等。② 強制性。管理規范對所有的參與者都有強制約束力，參與者需嚴格遵守規范，不得越界。③ 群眾性。圖書館利益相關者都有義務參與數據資產的建設和管理。

確定圖書館數據資產管理的職能設計后，為了保證各部門業務活動的正常開展，需要制定完善的規章制度加以規范。由于圖書館數據的收集過程涉及多方參與者，需要明確不同部門、不同崗位人員在不同工作環節中的責任和要求，讓參與者的活動有章可循。圖書館領導作為組織者和決策者，應通過頂層戰略設計使所有的參與者擁有共同的目標和愿景，進而形成一個合作緊密、秩序井然的整體。規范、有序、完善的管理制度可以充分整合和發揮多部門優勢，提高圖書館數據資產管理水平，進而充分發揮圖書館數據資產的價值。同時，借助先進的信息技術和工具連接圖書館、政府、社會等管理體系，建立數據資產共享利用平臺，以幫助圖書館更好地融入外部環境，獲取外部知識，進而促進圖書館的可持續發展。

3.2.3 管理對象

一般情況下，管理對象主要包括人、物資、資金、信息等。這里的人既是圖書館數據資產管理的對象，也是圖書館數據資產管理的主體，包括圖書館館員，圖書館的合作伙伴、供應商、用戶等。管理主體既負責數據資產的經營和管理，同時也享受數據資產帶來的數據服務。財物是指圖書館內部有關資金使用、財務管理等方面的有價值數據，是圖書館能夠自主支配和使用的物資的價值表現。對圖書館財產數據的管理主要是最大化其價值，保證財力的有效應用。物是指圖書館內部配置的能產生數據資產的智能設備，如智能桌椅、多媒體設備等，要通過對物的有效配置，提高其使用效率。在數據資產管理過程中，信息是關鍵要素，如何處理和利用信息直接影響到圖書館數據資產管理的效能。圖書館數據資產的管理者要能有效地識別、采集和分析，并將最有價值的數據反饋給用戶。

3.2.4 安全管理

首先，要提高圖書館數據資產管理主體的安全防范意識。用戶數據是圖書館數據資產的重要組成內容，隨著圖書館業務活動的日益頻繁，數據的使用和交換變得更加開放，圖書館要通過制定相關政策讓數據資產管理者充分認識到隱私數據管理的重要性，避免信息泄露引發法律糾紛。其次，要加強數據安全技術的優化和升級。圖書館要用先進的信息安全技術搭建數據安全管理平臺，做好隱私信息的識別和分類管理，建立重要信息、敏感信息的安全加密機制，降低隱私信息泄露的風險。另外，為了有效預防病毒攻擊和感染，圖書館數據安全管理平臺要不斷提升病毒防護能力，及時調整病毒防護策略，保證數據安全。

3.2.5 質量管理

數據分析和有效應用的前提在于數據質量。在數據管理的過程中，任何一個環節出現紕漏都有可能降低數據質量。為提高圖書館數據資產的質量，首先要提高管理人員的質量管理意識，從源頭上保障數據的供給質量，因此在數據采集時，不僅要采用先進的技術，更要提升參與者的主體意識。其次，要組織專人負責數據質量的管理，制定完善的數據質量管理制度，對各部門、各崗位館員的數據采集和利用行為進行規范。最后，要運用先進技術監測數據質量。數據管理人員要具備較高的數據質量監測能力，能夠有效運用先進技術和工具及時發現并糾正數據質量問題。同時，也要加強對人員的培訓，在圖書館數據資產建設的每一個環節加強質量管控，最大程度地提高數據資產的質量和應用價值。

4.2.6 權屬管理

作為無形資產的數據資源，其所有者的權益應該受到保護。如果數據資產對社會和個人的發展有重大的促進作用，說明其擁有很高價值，這些數據資產能得到政府或其他組織機構的認可和保護，從而產生更大的社會效益。在利用圖書館數據資產過程中，要保證數據權屬清晰，讓用戶能夠準確了解使用數據的范圍和方向。如，圖書館可以和數據供應商、企業等建立合作，就圖書館數據資產的權屬簽訂各種協議，明確圖書館數據資產的使用權限。利用大數據平臺加強圖書館與政府、企業與社會之間的高效連接、積極溝通和廣泛合作，有效提高圖書館數據資產的價值，實現多方共贏。［8］

當前，我國有關圖書館數據資產建設和管理的理論框架尚未完善，也極少有成功的案例可以用于推廣，因此總體上仍然處于起步階段。作為數字資產管理的主體，館員必須加強自我學習，掌握數據采集分析的關鍵技術，不斷提升數據素養以推動圖書館變革。同時，政府部門也要重視圖書館的數據資產，不斷加強引導和支持，推動數據資產在圖書館實踐中的廣泛應用。