基于ERP的輔助轉資優化方案

文/董俊偉 申南林 李軍 趙培均 趙家樂

根據財務集約化及信息化要求，基建項目輔助轉資是ERP系統建設的重要工作。實施了ERP系統后，雖然能夠消除管理短板，打破部門間信息壁壘，提高工程核算的準確性，工程轉資時效性、準確性得到改善，但是還是存在如下不足：

（1）工程實施：項目建設過程中費用核算不夠精細也不夠準確，各個階段的信息不緊密，沒有將資產建設貫穿于工程實施始終

（2）驗收投運：缺少有效的系統輔助手段加快設備驗收進程，影響資產運維，沒有做到帳卡物一致

（3）資產暫估：資產暫估只做到以單體工程為單位，沒有明細到資產層面

（4）竣工決算：信息化輔助功能不足，費用分攤、竣工決算及竣工決算報告編制效率不高，甚至造成追溯困難。

1 輔助轉資的管理體系

企業資源計劃系統（ERP）是企業業務流程再造的重要落地工具，世界500 強企業中有80%的企業都在用ERP系統來提升管理水平和支持經營決策。核心原理是借助信息化實現企業從生產資源計劃、制造、采購、銷售、財務到人力資源管理、財務管理、庫存管理等職能的全面管理。通過協調企業各管理部門，圍繞客戶價值導向開展生產經營活動，提升競爭優勢。隨著近年來互聯網的高速發展，利用ERP 實現地域擴張甚至全球化提供了基礎。

圖1：輔助轉資管理體系結構圖

國內眾多資產密集型企業通過工程項目建設方式形成自有資產，這類工程規模巨大且業務復雜，在實施過程中風險點較多失敗率較高。改革開放以來，通過引進發達國家先進理念和方法，使得我國項目管理逐步與國際水平接軌。近年來，這類企業也將ERP系統應用在大型工程項目建設領域，取得了一定的成效。但隨著工程管理要求增多（如工期、質量、成本等綜合平衡）、規模逐漸增大，導致項目管理復雜度越來越高，管理效率和效果跟不上要求。

針對以往大型工程項目建設中存在的核算不精確、轉資不及時、帳卡物不一致、決算不準確等問題，設計輔助轉資管理體系。輔助轉資就是建立以資產為核心的項目管理模式，將資產形成過程貫穿于工程設計、項目建設、驗收投運、竣工結算、決算轉資五大階段。在信息系統層面上，充分利用ERP系統功能，最大限度建立起項目結構和資產之間的關聯性，實現項目成本和資產價值之間的平穩轉換。從而達到明確工程轉資工作職責，簡化工程轉資工作，實現快速準確轉資的目的。如圖1所示。

2 管控要點

建立以資產為核心的工程建設模式，將資產信息貫穿工程建設始終，簡化工程轉資工作，實現快速準確轉資。如圖2所示，工程建設各階段管控要點如下：

圖2：工程建設管控要點

（1）工程設計階段：實現設計標準化，加快設計進度，保證施工進度和質量；將資產與項目結構對應；

（2）工程建設階段：設備費用精細化到最底層WBS，施工費用細化到記賬層WBS，其他費用細化至最底層；

（3）驗收投運階段：設備驗收清單提高驗收投運的準確性與時效性，系統輔助加快工程驗收的速度；

（4）資產暫估階段：通過設備臺帳自動生成資產卡片并按照資產明細卡片完成暫估；

（5）工程結算階段：按照初設概算及項目結構完成工程結算，并將結算結果對應到ERP的項目結構中作為竣工決算的價值依據；

（6）竣工決算階段：按照結構化結算系統輔助完成費用分攤、固定資產價值調整并出具竣工決算報告。

3 詳細設計

通過輔助轉資提升資產建設水平，主要體現在管理流程規范化，人員責任明晰化；項目主數據管理精確化；項目成本核算精細化，過程發生成本可追溯化；帳卡物一致標準化；決算轉資標準化五大方面。如圖3所示。

3.1 項目主數據規范化

如圖4所示，項目結構是項目管理最重要的基礎，它不僅是項目部門任務細分的成果，更是費用精細化歸集、成本統計分析、費用分攤以及竣工決算報告形成的重要手段。目前根據大型工程技術經濟架構在ERP系統中搭建的WBS項目結構，已經能夠按照“建筑工程”、“安裝工程”、“在安裝設備”、“其他費用”四大類費用核算，但是尚未建立起以資產管理為導向的項目結構。因此，需要將現有WBS項目結構改造成資產項目結構，以達到規范記賬、固化分攤原則、關聯資產分類并便于統計分析的目的。

首先，根據過去幾十年積累下來的工程決算報告為依據，遍歷“建筑工程”、 “在安裝設備”、 “安裝工程”、 “其他”可能存在的資產，并按固定資產目錄，按照不同類別的資產在現有的項目結構中增設資產層WBS結構，比如在“建筑工程”WBS下設”主控制室”、“防火墻”；在“安裝設備”WBS下設資產級WBS。其次，在資產層WBS中固化每種類型資產對應的資產類型編碼，并將分攤規則寫入其中。為暫估入賬階段形成明細資產卡片，以及決算轉資階段分攤費用并形成資產卡片原值做好準備。最后，根據竣工決算報告各項費用來源的拆解，為資產層及費用層WBS設置費用標識，為自動完成竣工決算報告的出具提供先決條件。

3.2 項目核算精細化

精細化核算是輔助轉資的根本保障，在ERP系統建設之前，成本是由工程會計根據原始憑證直接計入相應的科目（工程名稱及費用類型作為輔助核算對象填入備注）。實施ERP系統之后，由于實現了業財一體化，業務部門提請招標申請時選擇的WBS決定了成本的歸屬。因此，對項目核算的精細化要求從而轉嫁給前端的業務部門。不同類型費用的設計如下：

外包服務核算：大型工程中的單體工程，施工招標需要按照概算明細拆分至細項中以便成本精細化核算、費用明確化分攤以及資產價值準確形成。為此，設計了招標申請費用導入表，按照概算的細度拆分至明細級WBS。

在安裝設備核算：工程物資以及其他費用是精細化核算的重要組成部分，是實現輔助轉資的關鍵。設備招標申請提報時，設計院需要嚴格按照設備-物料編碼目錄編制的設備器材表，并對應到資產層的WBS上，工程建設管理人員根據系統設置的功能將其導入系統就自動將招標申請掛接在相應的WBS上。

在建工程核算：在建工程是輔助轉資精細化核算的重要對象，為每一個記賬層次創建在建工程卡片并在月結時將項目成本結轉至其中，資產暫估階段或者正式轉資階段將在建工程卡片中的價值轉移至正式資產卡片中。

圖3：輔助轉資作用

圖4：項目結構

圖5：輔助轉資重要組成

3.3 帳-卡-物一致標準化

帳卡物信息一致是輔助轉資重要組成部分，就是要在工程設計、項目建設、驗收投運、工程結算及竣工決算的過程中將實物信息、設備臺帳信息以及及資產卡片信息緊密關聯在一起，最終保證帳-卡-物一一對應，而將三者勾稽在一起的正式WBS結構。在工程設計階段，經過設計院的編制，實現工程物資與WBS的對應；項目建設過程中，通過收貨發貨將工程物資的成本計入對應的WBS；在驗收投運階段，根據資產層WBS以及下屬的工程物資自動創建設備臺賬，實現賬和資的對應；在工程轉資階段，預先設置的WBS與資產分類對應的關系，自動創建資產卡片，從而實現帳-卡-物的對應關系。因此WBS是貫穿始終的線索，實現三者對應，以及資產價值的平穩過度。如圖5所示。

3.4 決算轉資標準化

圖6：輔助轉資系統

圖7：業務流程

如圖6所示，輔助轉資系統提升了以資產為核心的項目管理能力，實現了項目成本核算精細化、帳卡物一致。在此階段，通過WBS預設的分攤規則，將待攤費用有序的分攤至資產卡片中，在暫估入賬階段就能形成明細級別的資產卡片以及原值的精準計量。在此基礎上，一鍵生成竣工決算報告《竣工工程概況表》、《竣工工程決算一覽表》、《其他費用明細表》、《待攤基建支出分攤明細表》、《移交資產總表》、《移交資產——房屋、建筑物一覽表》、《移交資產——安裝的機械設備一覽表》、《移交資產——不需要安裝的機械設備、工器具及家具一覽表》、《移交資產——長期待攤費用、無形資產一覽表》、《竣工工程財務決算表》。

3.5 業務流程規范化

輔助轉資系統是資產建設項目的管理工具，最終還是要回歸到業務本源。因此，項目管理流程橫跨多個主體（設計單位、施工單位、工程物資廠商、建設管理單位）、多個部門（發展部、物資部、工程部、財務部、運維檢修部、信息管理部）、多個專業領域（技經、土建專業、電器專業、工程會計、固定資產會計等），因此要將以資產為核心的項目管理方式落實到位，不光靠輔助轉資系統，更主要的還是需要各單位、各業務部門的協同配合才能實現。因此需要有一套標準化的流程固化下來，按照標準嚴格執行，只有這樣才能將資源整合在一起，發揮應有的效果。如圖7所示。

（1）工程設計階段：設計院按時完成工程詳細設計，將預計形成的資產與WBS對應表交由項目負責部門錄入系統；

（2）工程建設階段：項目負責部門及時維護招標申請（WBS掛接規范），合同執行中及時完成進度款的確認；物資部門及時完成工程物資的收發工作；財務部門按時完成其他費用的歸集并及時結轉在建工程；

（3）驗收投運階段：項目負責部門、設備維護部門共同完成項目驗收工作，形成設備驗收清單；

（4）資產暫估階段：財務部門根據設備驗收清單創建明細卡片，完成形成資產暫估價值；

（5）工程結算階段：項目負責部門、物資部門及時完成供應商工程量結算，財務部門據此完成外來清算；

（6）竣工決算階段：財務部門根據最終結算成果，確定資產的原值，并形成決算報告。

4 結束語

針對以往大型工程建設中存在的核算不精確、轉資不及時、帳卡物不一致、決算不準確等問題，本文從項目主數據規范化、項目核算精細化、帳卡物一致標準化、決算轉資標準化、業務操作流程化五個方面介紹了輔助轉資設計理念。將以核心的項目管理模式貫穿于工程設計、項目建設、驗收投運、竣工結算、決算轉資五大階段，最大限度建立起項目結構和資產之間的關聯性，實現項目成本和資產價值之間的平穩轉換。從而達到明確工程轉資工作職責，簡化工程轉資工作，實現快速準確轉資的目的。