大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作探討

顧平

【摘要】大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案工作發(fā)生了較大的變化。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)⒋罅康男畔?shù)據(jù)集中在一起，并通過應(yīng)用云計算技術(shù)來對高度集成的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，全面提高數(shù)據(jù)信息的利用價值。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有可復(fù)制性，檔案歸集整理更加方便，而且能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享利用，在存儲方面具有較強(qiáng)的優(yōu)勢。當(dāng)前大部分部門以電子檔案作為檔案資料的主要載體形式，因此大數(shù)據(jù)環(huán)境下需做好電子檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);電子檔案;檔案管理;創(chuàng)新途徑

大數(shù)據(jù)時代為各行各業(yè)發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，特別是對于檔案管理工作，帶來了較大的沖擊。當(dāng)前電子檔案管理模式成為檔案管理的主要形式，而且在辦公自動化廣泛應(yīng)用的新形勢下，電子文件和電子檔案管理工作十分普遍，由于電子檔案在使用過程中具有更多的便捷性和優(yōu)勢，因此大數(shù)據(jù)環(huán)境下，需要做好電子檔案管理工作，全面提高電子檔案管理水平，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的重要性

電子檔案信息包括了各部門的重要信息，而且部分信息還具有高度的法律效力，一旦出現(xiàn)丟失或是損壞的情況，則會對單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來較大的影響。因此需要強(qiáng)化電子檔案管理工作。通過做好電子檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息的有效保存，為各行業(yè)的健康發(fā)展提供重要的信息支撐。當(dāng)前公民大部分信息都是以電子信息檔案的形式在計算機(jī)中進(jìn)行存儲，這些信息與公民的隱私息息相關(guān)，一旦出現(xiàn)外泄必然會給公民帶來較大的困擾，因此強(qiáng)化電子檔案管理工作十分必要，可以有效保護(hù)檔案信息的安全，為社會和經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）優(yōu)化檔案管理信息流程，提升檔案管理的服務(wù)水平。大數(shù)據(jù)背景下，需要以信息技術(shù)作為電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，全面提高檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)一步對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，確保電子信息檔案整體質(zhì)量的提升。在實(shí)際電子檔案管理工作中，需要加快建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的分類歸檔、共享和應(yīng)用，而且在檔案管理工作中，通過將不同節(jié)點(diǎn)與信息技術(shù)進(jìn)行融合，并對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，全面提高檔案管理工作的技術(shù)水準(zhǔn)，通過對電子信息檔案進(jìn)行篩選、整合、錄入、分類、提取和應(yīng)用等，確保檔案利用率的提升，為電子檔案服務(wù)水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化電子檔案的日常管理工作。在電子檔案管理工作中，大部分檔案數(shù)據(jù)都是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)模虼艘獙﹃P(guān)鍵性信息的保管給予充分重視，保證檔案信息的安全，避免出現(xiàn)檔案信息被竊取和篡改的情況。因此在實(shí)際工作中，需要建立專門的電子檔案管理和維護(hù)的技術(shù)部門，建立電子檔案歸檔機(jī)制，并且在電子文檔信息接收、處理和儲存過程中可以對格式進(jìn)行適當(dāng)修改，以此來保證電子檔案的真實(shí)性和便捷性。而且隨著電子檔案信息量的不斷增加，對于需要長期保管的信息，需要安排專業(yè)人員進(jìn)行定期維護(hù)，并構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，全面提高電子檔案日常管理工作水平。

（三）維護(hù)好電子檔案的真實(shí)性與安全性。為了確保電子檔案的真實(shí)性，需要制定嚴(yán)格的操作流程，并根據(jù)具體的流程進(jìn)行操作。在對電子檔案儲存過程中，需要定期進(jìn)行檢查和殺毒。為了保證電子檔案的安全性，需要制定完善的系統(tǒng)軟件來保障檔案信息安全。另外，檔案管理人員還需要樹立良好的安全意識，定期對電子檔案進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞或是安全隱患，并加以解決。通過完善法律法規(guī)，為電子檔案管理工作提供重要的法律依據(jù)，以此來保證電子檔案的真實(shí)性和安全性。

（四）優(yōu)化電子信息檔案的共享，搭建數(shù)字化平臺。基于大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理工作需要構(gòu)建數(shù)字化平臺，加快推動電子檔案的共享。在實(shí)際工作中需要優(yōu)化檔案管理模式，進(jìn)一步拓寬檔案利用渠道，并以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和完善的流程來加快推動電子檔案信息資源的共享。同時，還要造福一方檔案網(wǎng)站建設(shè)，明確對檔案類目進(jìn)行分類，簡化具體操作和構(gòu)建電子檔案網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，設(shè)置查詢引導(dǎo)，通過檢索，快速對用戶所需要的檔案信息進(jìn)行匹配，有效提高電子檔案服務(wù)的質(zhì)量。

三、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案價值和工作效率大幅度提升，而且信息技術(shù)與檔案工作的有效結(jié)合，提高了檔案信息收集、整合、分析和存儲的便捷性，檔案信息安全度得以提升。但在實(shí)際工作中還需要繼續(xù)加大對電子檔案管理工作的力度，并對管理理念和管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，從而更好地發(fā)揮出電子檔案信息的價值。

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