關于在行政事業(yè)單位推行固定資產條碼化管理的必要性

[摘 要]文章提出將條碼技術應用在固定資產管理中，并在資產購入到資產退出的整個生命周期中實現對固定資產實物的全程跟蹤管理，從而使行政事業(yè)單位的固定資產管理更加規(guī)范、有序。

[關鍵詞]行政事業(yè)單位;條碼技術;條碼化管理;固定資產管理

[中圖分類號]F230

1 固定資產管理中存在的問題

目前，隨著機構改革的持續(xù)深入，尤其是行政事業(yè)單位間的合并與調整、內部推行的后勤、財務、人事、分配等各項改革的深化，各單位占有、使用的固定資產規(guī)模急劇膨脹，其構成日趨復雜，管理難度越來越大，如果是由于人為原因導致制度不健全或執(zhí)行不力，在資產管理和使用過程中就會出現諸多問題，主要表現在：

（1）管理意識薄弱。傳統的計劃經濟體制對行政事業(yè)單位還有一定的影響，因此在部分事業(yè)單位中還存在不重視固定資產管理工作的情況，導致管理工作的實施還缺乏有效的監(jiān)管以及考核，從而導致當前的固定資產管理工作在質量以及效率上都難以滿足當前的單位發(fā)展速度。

（2）管理體制不順，管理人員效率不高。一般來說，行政事業(yè)單位的固定資產管理常常由多個部門或者單位負責實施，許多單位認為固定資產崗位可有可無，不配備專門的固定資產管理人員，而是由負責總務后勤的人員兼任固定資產管理，負責購進、調出、注銷及隨時登記入賬，同時指派各科室負責人對固定資產進行管理工作，全部人員均為兼任，無法提高固定資產管理工作的效率，更無法保障工作水平。

（3）資產不清，閑置浪費。很多行政單位由于管理工作沒有落實到位，導致固定資產存在資產不清，閑置浪費的情況，尤其是一些“有賬無物”“有物無賬”等現象的出現，更是影響了單位內固定資產的有序性。而且很多單位在建設過程中購置了一些價值不菲的設施設備，又因缺少專業(yè)的操作人員而閑置，造成資源浪費。

經由以上分析可以發(fā)現，在行政事業(yè)單位的固定資產管理工作中，傳統的固定資產管理模式已經無法適應當前現代管理的要求，其中存在的管理隱患也會影響到行政事業(yè)單位的進一步發(fā)展，因此，資產管理部門在日常的工作中，不僅需要一個可行的管理方式來統計和評估資產，也需要一種更簡便、高效的固定資產管理手段來管理資產。而條碼技術因其自身的多種優(yōu)勢，正在逐漸成為行政事業(yè)單位資產管理的一個重要手段。

2 條碼技術

條形碼在我們的日常生活中十分常見，主要就是將一些不同寬度的黑條以及空白作為基本元素，將其嚴格按照一定的規(guī)則進行排列，從而表達一定的信息內容。嚴格來講，條形碼有一維條形碼和二維條形碼之分，現階段比較常用的一維條形碼就是由反射率差別很大的黑條和白空進行組合排列，從而得到一組平行線圖案。條形碼是一種十分經濟且先進的識別技術，綜合而言條形碼主要具有以下優(yōu)點：

（1）輸入速度快。與常用的鍵盤輸入方式相比，條形碼的輸入速度更快，基本上能夠實現即時輸入。

（2）可靠性高。根據實踐統計發(fā)現鍵盤輸入的出錯率在三百分之一左右，而應用光學字符識別技術后出錯率在萬分之一左右，應用條形碼技術之后能夠使出錯率維持在百萬分之一以下，因此可靠性更高。

（3）采集信息量大。條形碼雖然外觀形式比較簡單，但是卻具有很大的信息采集容量，以常見的一維條形碼為例，其每次大約能夠采集幾十位字符，而二維條形碼（二維碼）卻能夠采集數千個字符的信息，同時還具備一定的糾錯能力。

（4）靈活實用。條形碼可以單獨作為一種識別手段使用，同時也可以與其他的識別設備共同實現自動一體化的識別，也可與相關控制設備共同實現自動化的管理。

3 固定資產的條碼化管理

在固定資產管理系統中結合條形碼技術，主要就是將固定資產中的每一個實物都對應上條碼標簽，從而保證實物從資產購入到資產退出的所有環(huán)節(jié)都能夠有記錄，實現固定資產實物進行全程跟蹤管理，該種方式能夠有效地避免固定資產管理過程中出現的賬卡物不符、資產不明、設備不清、資源浪費以及資產流失等問題，大大提高固定資產管理的準確、快捷和全面。具體應用方式如下：

（1）為固定資產生成唯一的條形碼。為固定資產生成唯一的條形碼可以有針對性地進行清查盤點，一般是相同規(guī)格的固定資產對應相同的代碼，而不同規(guī)格的固定資產對應不同的代碼。關于條碼上的內容設置可由用戶自己設定。并規(guī)定固定資產代碼一經分配，就不再更改，并且是終身的，這樣當出現固定資產報廢的情況時，其對應的產品代碼也不用再分配給其他的固定資產，保證資產管理工作的規(guī)范有序。

（2）使用手持數據采集終端，提高盤點效率。與現階段零售店中的手持數據采集終端相近，但是也有一些區(qū)別，這種采集終端無須連接電線，均采用電池進行供電，而且手持數據采集終端也能夠方便盤點人員在每人一個地點進行核查工作，同時將信息存儲到數據采集盤點機中。數據采集盤點機至少能夠存儲兩萬條編碼，能夠將盤點的速度提升百分之九十左右，與此同時，還在很大程度上降低了出錯率。在條碼信息讀入以后，便可以通過手持數據采集終端將其信息導入資產管理的信息數據庫中，方便進一步的查詢工作，以便單位管理人員及時發(fā)現資產盈虧等變化情況。

（3）將分散的信息進行集中，構建一個整體功能的管理平臺。固定資產管理系統需要包括資產的增加、變更、報廢、折舊、損毀、分配使用部門、變更使用部門、借出、歸還、設定管理人員以及各種打印和查詢等。這樣一來，對于任何一件固定資產都能夠查詢出從購入到退出的全部信息。而且動態(tài)查詢的方式能夠讓單位管理人員通過計算機就能獲知全面的信息資料，可以減少大量重復勞動并保證了數據的準確性，從而提高單位的工作效率。

4 需要注意的幾個問題

（1）實現固定資產條碼化管理需要大量的人力物力支持。前面提到了需要對每項資產進行核對和盤點，并且梳理其型號和使用部門等，從而使固定資產的信息保持完整，便于接下來的制作過程，因此需要大量的人力、物力作為支持。

（2）需要設置專門的人員對固定資產進行核對。由于將實物貼上條碼后就很難再進行信息更改，因此要保證固定資產的卡片賬、財務賬以及實物賬的一致，如果出現不一致的情況應當進行徹底清查。

（3）需要設置專門的部門負責固定資產的條碼化管理。固定資產的條碼化工作比較煩瑣，且十分重要，因此需要設置專門的部門對其進行負責，同時要挑選具有專業(yè)知識和較強責任心的人員擔任負責人，并且嚴格遵守國家的相關規(guī)定，實現動態(tài)管理。

（4）對條碼標注固定資產負責人。在管理系統中將固定資產條碼打印出來以后需要貼到固定資產實物上，此間，相關的資產管理人應當與各部門加強配合，并且指定公共資產的負責人。

5 結 論

綜上所述，對行政事業(yè)單位的固定資產進行條碼化管理，雖然不是解決國有資產管理現存問題的絕對途徑，但是通過這種方式，可以有效管理單位所有的固定資產，單位負責人坐在辦公室就能了解資產的全部情況，不但能夠加強對固定資產的監(jiān)督，極大地提高工作效率，從而提升固定資產管理的信息化水平，使其管理過程趨向規(guī)范化和標準化，進而不斷提升行政事業(yè)單位資產管理工作的質量和效率。

參考文獻：

[1] 陳岱晨，閆平，劉國鑫.關于財政實物采用條碼管理模式的探討[J].山西財稅，2017（9）.

[2]張慶國，劉禮斌.機關事業(yè)單位資產實行條碼管理的必要性和可行性分析[J]. 行政事業(yè)資產與財務，2016（13）.

[作者簡介]廉海鷗（1969—），女，黑龍江齊齊哈爾人，鞍山市人力資源和社會保障局財務中心副主任，高級會計師，研究方向：內部控制管理。