醫療機構科研經費信息化平臺建立的探究與實踐

王艷萍 李杰

[摘 要]近年來，我國對科研工作越來越重視，尤其是對醫院的科研工作更加重視，不僅大大增加了研究經費，更對科研經費的使用加大了監管力度。同時，醫院內部也有精細化管理的要求。研究經費的大幅增加提高了風險控制和管理的難度。在內部控制理念和理論的指導下，通過科研經費信息管理平臺的構建，開辟了科研管理系統與財務管理系統的界限，并通過信息系統、金融系統和物質系統的整合將使研究項目資金得到有效監督，實現實時控制和全程管理，從而提高金融服務的效率和有效性。

[關鍵詞]科研管理;醫院經費管理;內部控制;信息化

[中圖分類號]R197

1 內部控制下醫院科研經費管理存在的問題

1.1 醫院財務系統的架構適應不了內部需求

醫院財務系統的設置和結構主要是為了滿足財務會計和財務管理的需要。但是事實上，這樣的設置和結構很難滿足內部控制的需求，研究項目的資金也達不到有效的科學管理，同時，醫院的自籌金只有在實際使用時才計算，平時在配對資金時根本不計入，這就無法達到一個研究經費的平衡管理，并且存在一定的風險，因此，醫院財務系統的架構并不適應內部的控制需求。

1.2 科研經費管理方式違背內部控制的原則

對于經費的管理，尤其是科研經費的管理，原本應當進行全過程管理的，而醫院的科研經費更應如此。只是，醫院的科研經費管理方式主要都是以事后監督統計為主的，這將給預算執行增加極大的困難，并存在潛在風險。雖然事后監督也可以找到問題并使用相關的補求措施，但事后補救明顯是增加工作量和經費花銷，這種管理方式很明顯是存在缺陷的，這種經費的管理方式無法使經費全過程控制，應當及時改進。

1.3 醫院會計系統過于封閉

醫院的財務系統過于封閉，無法達到信息共享，尤其是核算系統的封閉，無法與管理系統通信，就無法與科研項目資金管理的信息完成共享和利用，就不能進行更有效的分配和管理。在醫院里，科研項目管理與財務管理各自封閉運營，這樣科研部門就難以及時了解項目的支出和預算使用情況;而財務部門對科研進度和項目一無所知，只管收入、支出和余額，就會導致資金的使用與項目的實施進度脫節。不管是個人花錢，還是企業、單位花錢，都應該做到對某一件事有預資金預算、有進度控制、有資金進度管理等，如果沒有嚴格的把控，一旦出了什么問題，很難發現問題所在，將嚴重影響管理。

2 醫院科研經費信息化平臺的構建設想

2.1 以內部控制為主

對于醫院的科研經費管理，應以內部控制為主，然后再協調其他方的相互監督與溝通，完善相應的體系，避免因人為的因素造成內部控制的失敗及經費的損失。通過內部控制對科研經費進行全過程管理和分析，才能確定預算的使用情況和存在的風險。然后再通過與其他部門的協調和溝過，利用信息技術及時控制風險，減少風險的發生，互相監督，使研究人員和相關部門能夠了解研究項目的使用情況，并減少研究項目的監督費用。

2.2 通過信息化提高管理效率

現在是信息時代，無論什么管理，都可以通過信息技術提高科研經費管理的效率。為了適應科學研究的快速發展，醫院的科研經費管理也應有效利用起信息技術，通過相關的在線審批平臺，不但可以減輕科研人員的工作量，還能有效提高工作效率，這將為我們的工作進度提供極大的便捷。另外，通過信息技術還可以實現對科研經費和預算執行情況進行實時了解，為控制管理提供基礎。

2.3 流程再造改變管理模式

流程再造是以部門職能為核心，改變管理模式，發展成面向業務流程的業務處理模型，通過流程再造推動業務流程。科研人員在信息辦公系統（以下簡稱OA系統）中填寫費用報銷申請表后，系統通過OA系統自動將通知推送給相關領導，提示待審批項目，變更原科研人員持各種證書找到各自領導層的簽署，使研究人員能夠投入更多精力進行研究工作。

2.4 將醫院財務系統與相關系統結合

2.4.1 與OA系統結合

辦公自動化，也就是OA系統，它是面向組織的日常動作和管理，以及員工和管理者使用頻率最高的應用系統。既然是便于管理的系統，那醫院的科研經費管理理應與之相結合，這樣也方便用戶從OA系統中登錄申請費用、說明情況、追蹤工作進度等，而相關部門和醫院領導也可以通過OA系統查詢到需要審批的申請，并監督工作進程及安排。

2.4.2 與財務金融系統結合

為了確保研究項目支出數據和財務數據的一致性和及時性，將金融系統和研究基金報銷系統進行整合，結合后使用可對資金使用情況進行記錄、核對和監督，這樣可以有效避免個人失誤、管制脫節或人為欺詐等不良情況。

2.4.3 與物資系統的融合

可能表面上看起來科研經費與物資系統沒多大關系，但事實上，科研經費的很大一部分花銷都在采購物資上，只有管理好物資，并與科研經費管理相結合，才能清楚地知道科研設備的管理情況、修繕進度及需要采購的情況，合理使用科研設備、管理設備也是科研經費管理中重要的一環，所以，科研資金管理應與物理對象管理相結合。

3 醫院科研經費信息化平臺的建設與實踐

我們要做的主要是打開財務管理系統和科研管理系統之間的界限，讓幾個相關的系統能夠形成統一的管理平臺，完善預算管理流程和成本控制模式，并使管理平臺上的用戶能夠及時掌握研究經費的變化，做出相應的調理，更高效地對經費和科研項目進行管理和控制，可是具體實踐還需要時間。

3.1 內部控制需求

信息化平臺的建設并不是一蹴而就的事，它需要綜合考慮多方面的需求，尤其是財務管理上的需求，以及不同的預算模型。這樣在實踐過程中才能根據不同的科研項目來制定更科學、合理和可行的預算指標和計劃，這樣才能建立有效的資金來源和數據庫。

3.2 加強過程管理

使用不同的模塊來共同管理經費使用全過程，將有效提高經費管理，如當科研項目人員需要申請費用可以先提出申請，并按預算指標將支出主體、數額、用途一一記錄，審批后也要對資金使用情況及科研項目進度進行跟蹤核對，并做出及時調整。

信息系統可以從相關的數據文件中獲取實際數據，并與其進行比對，這樣可以明確我們的管理和控制優勢與不足，然后針對不足定期制定管理責任書、給出改善計劃，這樣才能將此平臺建設得更加完善。

3.3 完善信息共享

任何管理部門都不能個體單干，一定要與其他部門、其他平臺進行信息共享，才能達到更有效的管理。科研經費管理更是如此，一定要充分考慮不同平臺用戶的需求，經過科研部門、財務部門及科研人員自身的有機結合，進行綜合管理，達到有效地監督與合理使用。不同的部門之間如果能夠存在有效溝通和信息共享，就能大大提高管理效率。醫院內部對控制支出的要求與其他單位的財務要求是不同的，因為醫院科研關乎民生、關乎健康和人身安全，所以醫院的財務管理要更加嚴謹，資金的分配與使用要更清晰和有效才行。

通過科研項目資金信息管理平臺運作一段時間所積累的數據，通過信息系統、金融系統和物質系統的整合將使研究項目資金得到有效監督，實時控制和全程管理，從而提高金融服務的效率和有效性。我們可以嘗試分析數據，找出可能的系統性風險、非系統性風險和內部控制系統，并進一步完善研究經費。

參考文獻：

[1]楊雄勝.內部控制范疇定義探索[J].會計研究，2011（8）：46-52.

[2]胡小君.從財務角度談醫院科研經費管理[J].醫院管理論壇，2014，31（10）：55-57.