淺論機關事業單位數字化檔案管理工作

劉逸冉

摘 要：隨著人類社會的快速發展和科學技術的不斷進步，檔案管理工作也由傳統方式逐步過渡到數字化管理時代，如何更有效的利用現代化科技手段強化對檔案資料的管理和利用，已成為機關事業單位檔案管理工作的當務之急。本文就數字化檔案管理的內涵，優勢，存在問題以及解決方式作簡要闡述。

關鍵詞：檔案數字化 優勢 問題 對策

中圖分類號：G718 文獻標識碼：C 文章編號：1672-1578（2019）04-0248-01

1 檔案數字化的內涵

檔案數字化是將傳統的各種載體的檔案資料，通過掃描技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、多媒體技術等新型技術轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，通過現代網絡技術連接和分享，并利用專業的軟件設備進行管理，將信息資源搜集、整理成為一個有序結構的檔案信息庫，以便于及時將檔案信息資源實現共享。

檔案數字化工作的同步實施，有助于提高檔案業務部門工作效率和服務水平，為機關事業單位檔案內部管理及面向社會群體提供高效率的全面服務。

2 數字化檔案管理的優勢

2.1 加快辦公自動化，降低管理成本

以往，我們的機關事業單位在檔案的搜集、整理，存儲以及管理工作中，一直采用粗放型模式，即增配檔案工作人員、不斷更新檔案管理軟硬件設備以及增加財政預算，作為解決檔案管理工作中存在問題的主要方法，致使檔案管理工作成本大幅上漲。而數字化管理檔案，將傳統大量冗繁的以紙質為載體的檔案信息，通過現代化信息技術轉存入電腦，成為機讀檔案，大大節省了保管費用和占地空間。同時，在查詢所需檔案資料時，極為方便迅速，從而有效避免了資源的消耗和浪費。

2.2 提高檔案利用率，實現資源共享

數字化檔案管理通過計算機錄入、掃描等多媒體技術，及時將重要檔案信息歸檔整理存儲，并盡快提供利用。在機關事業單位中，檔案資料的應用非常普遍和及時，干部的任用、提拔、調用等都需要詳細準確的檔案信息。檔案數字化管理可以隨時提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理成為一個“大數據”平臺，使得資料信息的查詢和共享更加快捷和方便。由于信息的共享突破了時間和空間的限制，數字化檔案已經成為“無實體檔案”，檔案庫也從文件實體的保管變成了信息資源的交換中心。

2.3 強化管理水平，提升人員素能

一方面，數字化檔案管理工作依賴于網絡技術和專業的計算機設備，在設備的維護和管理上，對于人員配備會有更高的要求，確保數字化檔案管理工作能夠正常的運行。另一方面，隨著時代的進步和信息技術發展水平的提高，數字化檔案的管理運用軟件也會有相應的升級和更新，同樣也需要檔案管理人員同步更新自身業務知識，去適應新的工作常態。

3 數字化檔案管理存在的問題

3.1 檔案安全問題

信息技術的不斷更替，網絡安全問題也同樣凸顯。嚴重依賴于電腦設備和網絡的數字化檔案，其數據、文字、影像極容易被電腦病毒感染或者黑客非法入侵，使得檔案資料失真失實甚至檔案泄密，這些均會對我們的檔案工作造成嚴重威脅和巨大損失。

3.2 重視程度不夠

檔案數字化是檔案工作的新要求。大多數人對檔案工作的細致性和重要性了解不夠深入和透徹，從領導到個人參與意識都相當薄弱，在檔案收集、利用等方面未能對檔案管理人員給予理解和支持，這樣直接導致檔案信息的真實性和完整性不夠，影響后續檔案的利用效果。

3.3 管理不夠專業

實現檔案管理數字化，首先要求檔案管理人員素質的現代化，要有較高的層次和計算機操作水平。從目前看，大多數檔案管理人員在年齡、知識水平和工作技能還停留在傳統檔案管理基礎上，甚至還是兼職檔案管理工作人員。檔案管理人員素能素養偏低，很大程度上影響了檔案工作的開展，也嚴重制約著檔案管理數字化的發展。

4 應對數字化檔案建設問題的對策

4.1 健全檔案管理制度

想要扎實開展好數字化檔案管理工作，就要緊跟信息化時代的步伐，并結合機關事業單位工作實際，從檔案的收集、整理、歸檔、錄入等方面，按照“分級管理，集中統一”的原則，建立一套健全的檔案管理制度。在檔案的使用調閱過程中，也要嚴格遵守規章制度，防止資料的失真、失實以及檔案的泄密。

4.2 更新軟硬件建設

數字化檔案建設，是當前檔案工作的新形勢，新要求。在檔案管理工作中，要積極爭取領導的重視，及時更新先進技術和設備，保證檔案信息資源的共享和共建，將傳統檔案與數字化檔案相結合印證，提高檔案信息的利用率和準確率。與此同時，要做好數字化檔案工作的普及和引領工作，為數字化檔案管理做好保障。

4.3 強化人員素質

“創新，是一個民族不斷進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力，是一個政黨永葆生機的源泉”。機關事業單位要在檔案數字化工作中擁有良好的創新能力，關鍵在于“人”，即高素質的人才隊伍。而人才隊伍的素質主要在于新知識和新技能的更新提高，機關事業單位要與時俱進，轉變傳統檔案管理的觀念，及時對檔案管理人員進行系統化的培訓，加快機關檔案管理工作的數字化進程，將檔案數字化管理提上一個新臺階。

5 結語

檔案管理數字化建設，是新時期、新時代對檔案管理工作的新要求和新舉措。檔案信息作為一種原生信息資源，在社會發展的進程中，是一個極為重要的見證。面對新的形勢，領導和個人須提高對檔案管理工作的認識，檔案管理人員要抓住機遇，迎接挑戰，與時俱進汲取新技術、提升新技能，依靠嚴密安全的檔案管理制度，服務于檔案管理工作，讓檔案工作更好地為社會主義精神文明服務，為社會主義經濟服務。

參考文獻：

[1] 孫梅霞.檔案數字化是檔案管理的未來趨勢[J].新校園·上旬刊，2014（06）.

[2] 郭婉強.淺談檔案數字化建設的作用和意義[J].辦公室業務，2017（03）.

[3] 劉曉霞.檔案數字化管理的優勢與劣勢[J].商情2017（04）

[4] 毛羽豐、毛寧.論檔案數字化管理優勢與不足[J].辦公室業務，2017（02）.

[5] 王丹.檔案數字化工作中遇到的問題與對策分析[J].企業文化（中旬刊），2017（07）.