高校“互聯(lián)網(wǎng)+檔案” 發(fā)展策略

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展是歷史的必然。本文主要是從“互聯(lián)網(wǎng)+”的特性方面分析了高校檔案發(fā)展中存在的問題，并提出了應對策略。旨在推動檔案信息化建設，促進高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展。

關鍵詞：檔案；互聯(lián)網(wǎng)+；特性；對策

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1008-4428（2019）03-0018-02

在十二屆全國人大三次會議上，李克強總理提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，這是首次公開把“互聯(lián)網(wǎng)+”提到國家戰(zhàn)略發(fā)展議程上。經(jīng)過了這幾年的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”成了創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新的基石，滲透到各個行業(yè)。高校作為人才培養(yǎng)基地，也積極參與到“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略發(fā)展中。作為高校歷史和發(fā)展的承載者——檔案，在這次戰(zhàn)略發(fā)展中，也積極契合時代需求，努力實現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)的融合。

一、 “互聯(lián)網(wǎng)+”的定義

“互聯(lián)網(wǎng)+”就是“互聯(lián)網(wǎng)+N”，N代表各行各業(yè)，即互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)的融合發(fā)展。這并不是簡單的相加，而是要通過現(xiàn)代信息通信技術和互聯(lián)網(wǎng)平臺，促進互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)的深度融合，優(yōu)化社會資源配置，形成一種新的經(jīng)濟發(fā)展形態(tài)。它具有跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人類、開放生態(tài)和連接一切的特性。

二、 高校“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”實施過程中存在的問題

高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”就是利用互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案行業(yè)相融合，以現(xiàn)代化信息技術為依托，以檔案數(shù)字化為前提，以檔案信息化為中心，構(gòu)建個性化、人性化和數(shù)據(jù)化的檔案服務互聯(lián)平臺。

俗話說“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，為了更好地推進改革，我們要關注高校“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”融合過程中存在的問題，找出癥結(jié)，對癥下藥。從“互聯(lián)網(wǎng)+”的特性方面來看，主要存在以下幾個問題：

（一）高校檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)融合程度不高

高校檔案與“互聯(lián)網(wǎng)+”的跨界融合并不是簡單地把檔案資料放到互聯(lián)網(wǎng)上就可以了。目前，高校主要的做法是把紙質(zhì)檔案資料掃描，形成數(shù)字文檔，然后放到網(wǎng)絡上供使用者查閱。這種做法僅僅只是數(shù)字化的過程，離深度融合還是有差距的。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的融合不僅僅是指思維理念上的融合，也包括行為上的融合。首先，在思想意識上，高校檔案管理員對“互聯(lián)網(wǎng)+”缺乏理性、系統(tǒng)的了解，思想觀念依然停留在傳統(tǒng)的觀念上，對新事物的接收運用能力較弱。簡單地認為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的工作就是把紙質(zhì)檔案掃描錄入，形成電子文件，方便存儲和查詢即是兩者的融合了，自覺提供服務的主動性較弱。在實際操作上，雖然有很多高校已經(jīng)開始實現(xiàn)了網(wǎng)絡預約查檔、在線信息公開、在線服務等，但是線下資源卻無法與之匹配，資源數(shù)據(jù)化程度低，線上線下脫節(jié)。這種融合往往流于形式，無法真正做到跨界融合，促進發(fā)展的效果。

（二）高校檔案管理者的創(chuàng)新動力不足

創(chuàng)新是每一次變革的靈魂，是推動社會發(fā)展的源泉，中國未來發(fā)展要靠科學創(chuàng)新的驅(qū)動，高校檔案管理也離不開科技創(chuàng)新的驅(qū)動。首先，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式，對管理人員而言，是個新事物，需要一個循序漸進的學習過程。在這個過程中，對檔案互聯(lián)網(wǎng)建設系統(tǒng)的認知和基礎的知識儲備都是以后創(chuàng)新的基礎，基礎的儲備是一個較長的過程，現(xiàn)階段離創(chuàng)新還是有一段距離的。其次，檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案行業(yè)的思維影響較大，要轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新意識也不是一朝一夕可以做到的。再者，高校缺乏對檔案管理者的創(chuàng)新激勵機制，要么是領導不重視，要么是資金匱乏，管理人員的業(yè)績待遇不到位，導致管理者創(chuàng)新的積極性不高，主動性不強。

（三）傳統(tǒng)的檔案工作模式下，檔案利用不充分

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，記錄和存儲是檔案的主要工作，主要包括收集、管理和利用三大環(huán)節(jié)。高校的各個部門收集完材料后，移交到檔案室，檔案管理人員則開始了一系列的文件整理工作，包括收集、鑒定、整理、保留、核實、編研、利用和統(tǒng)計等，這些都是需要人工手動建立的紙質(zhì)管理，要花費大量的時間來整理。管理者的精力大多都花在整理中，而忽視了利用，形成了一種重整理輕利用的管理模式。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”戰(zhàn)略的推進，雖然高校在檔案的利用方面也有些突破，例如可以網(wǎng)絡預約查詢、在線預約等，但是還有很多問題要解決：大量的紙質(zhì)文件只是完成了數(shù)字化，還沒有數(shù)據(jù)化，所以可供查閱的電子材料是有限的；有些材料因為權(quán)限的問題也是不可以被利用的；檔案利用者的范圍也較小，大部分僅限于本校的師生，社會上的其他機構(gòu)使用的權(quán)限是受限的。以上的種種原因，使得檔案的利用不充分，利用率低。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

“互聯(lián)網(wǎng)+”提倡尊重人性，“人”在這場變革中起著根本性作用，而在高校檔案管理中的“人”即是檔案管理人員。他們的素質(zhì)對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的變革起著至關重要的作用，既需要具備檔案專業(yè)知識、基本技能、管理能力、良好的政治素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，在互聯(lián)網(wǎng)時代還需要具備良好的數(shù)據(jù)信息素養(yǎng)。目前，這種復合型的人才在檔案工作人員的隊伍中還是很少的，在管理人員素質(zhì)方面還是存在很多問題的。首先，這支隊伍的組成除了有檔案專業(yè)的人員外，還有辦公室的兼職人員，其他來源的職員等，這就容易使隊伍的整體素質(zhì)參差不齊，文化程度不高，專業(yè)性不強。其次，在服務意識方面，習慣于被動接受，缺乏主動分析用戶需求，為用戶提供多方位服務的積極性。再次，知識結(jié)構(gòu)老化，計算機水平跟不上互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的步伐，高校領導又很少采取行之有效的互聯(lián)網(wǎng)培訓學習，管理人員的重視度不夠，也很少積極主動參與學習培訓。

（五）檔案在互聯(lián)網(wǎng)上的開放程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展壯大，人們可以在網(wǎng)絡上查詢檔案資料，但并不是所有的資料都可以在網(wǎng)絡上查閱的，主要是因為檔案的開放程度還不高。造成這種局面的原因是多方面的：首先，有些檔案是不可以公開的。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，絕密檔案、保密檔案是不可以對外公開的，更何況是掛網(wǎng)絡共享了。其次，高校對于檔案資源使用的權(quán)限界定還是比較不成熟的，主要表現(xiàn)在使用者的人選范圍和使用的資料范圍的界定。目前，檔案使用者主要是高校的師生、科研人員，對社會的其他機構(gòu)開放的較少，能夠公開使用的資料也大部分集中在學籍、科研、人事檔案方面，其他方面的內(nèi)容涉及較少。再者，有些高校由于技術不成熟，對外的網(wǎng)絡檔案信息平臺建設尚未完成，故無法對外開放。最后，檔案在網(wǎng)絡上開放的同時，也會帶來一些不安全的因素。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展是離不開網(wǎng)絡安全的建設的，很多高校在沒有相對安全保障的情況下，檔案對外開放的程度也是會有保留的。

（六）檔案資料收集不齊全，互通性較弱

互聯(lián)網(wǎng)推崇的是連接一切，共同分享，這在檔案的實際工作中還是會遇到很多障礙的。首先，檔案管理人員向各個部門收集紙質(zhì)材料時，各個部門之間的相互聯(lián)系少，很少互通有無，容易導致資料的重復性或是重要資料的缺失。其次，各高校與其他院校在檔案資料這方面交流比較少，分享程度不高。各個高校之間還沒有共同的比較完善的檔案網(wǎng)絡平臺，分享途徑不明確。

三、 做好“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作的策略

（一）加深互聯(lián)網(wǎng)與檔案的融合，提供優(yōu)質(zhì)服務

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，為高校檔案的發(fā)展注入了新的動力，兩者的深度融合是發(fā)展的關鍵。首先，在思想上，高校檔案管理員要突破傳統(tǒng)思維障礙，樹立“以用戶為中心”的服務理念，主動提供服務，注重智能化、個性化服務。在行動上，高校要建立一個融合網(wǎng)絡系統(tǒng)，將“互聯(lián)網(wǎng)+”的科學技術與高校檔案資源編織成一個網(wǎng)絡系統(tǒng)。高校可以運用這個系統(tǒng)進行資料收集、信息數(shù)據(jù)分析等工作。這個系統(tǒng)要包括三方面的建設：第一，完善、真實的原始檔案資源建設；第二，具有檔案專業(yè)知識和互聯(lián)網(wǎng)知識的統(tǒng)籌型管理人才的培養(yǎng)；第三，保證系統(tǒng)正常的運行機制的建設。這三個方面相互聯(lián)系，相互促進，充足的檔案資源是融合的基礎，完善的運行機制是融合的保障，復合型人才是融合的關鍵，只有做好這三個方面的工作，才能更好地促進兩者的融合，拓展其深度和廣度。

（二）創(chuàng)新驅(qū)動，共同發(fā)展

創(chuàng)新是事物發(fā)展的動力，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是一個創(chuàng)新。對于高校的檔案工作而言，創(chuàng)新就要做到以下幾點：首先，要創(chuàng)新服務思維，以開放的態(tài)度和方式去接納“互聯(lián)網(wǎng)+”，并形成自己的新思維。高校檔案管理員要本著用戶至上的原則，主動了解用戶的信息需求并提供個性化服務；其次，創(chuàng)新信息安全意識。高校檔案互聯(lián)網(wǎng)化，是對檔案資料安全的一大考驗，管理人員要強化安全意識，認真學習網(wǎng)絡技術，嚴防病毒攻擊，切實做好網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息安全工作。最后，要重新構(gòu)建知識結(jié)構(gòu)。“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展，對高校檔案管理員提出了更高的要求，他們必須具備多元化的知識結(jié)構(gòu)。例如：檔案專業(yè)知識、計算機知識、網(wǎng)絡安全知識，互聯(lián)網(wǎng)管理技能等。因此，高校要增加資金投入，加強對檔案工作人員的培訓，引進復合型人才。

（三）重塑管理模式，提供檔案利用率

傳統(tǒng)的重整理輕利用的檔案管理模式已經(jīng)不適應高校檔案的互聯(lián)化發(fā)展。高校的檔案服務不能再以傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻為主要內(nèi)容，而是要以網(wǎng)絡化的檔案信息為主，館藏結(jié)構(gòu)也由單一、有形的向虛實兼具的模式轉(zhuǎn)變。高校應該充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，建立檔案信息化系統(tǒng)，深度分析檔案數(shù)據(jù)，包括對用戶需求信息的數(shù)據(jù)分析及用戶瀏覽檢索記錄的分析，理清關聯(lián)，提高檔案的利用率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)增值，體現(xiàn)個性化服務，讓用戶可以不受時空限制，體驗到優(yōu)質(zhì)的服務。

（四）提高檔案管理員的素質(zhì)

在高校的檔案管理改革中，管理人員是變革的執(zhí)行者，也是創(chuàng)新的主要源泉，他們的素質(zhì)對整個“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展起著關鍵的作用，提高他們的素質(zhì)也是任重道遠的。首先，在精神上，要加強政治素養(yǎng)和職業(yè)道德建設。檔案資料的收集、保管、利用和安全都是管理者的職責，要有吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)的精神，更要有高度的責任心，對于機密檔案要堅守保密原則，泄露機密是要負法律責任的，要加強法律意識學習，做到講政治、講道德、講法律，依法存檔用檔。其次，在職業(yè)素養(yǎng)方面，高校管理員要加強學習。學習的內(nèi)容包括檔案專業(yè)知識的更新、服務理念的轉(zhuǎn)變、現(xiàn)代化管理設備的應用、分析研究能力培訓、網(wǎng)絡安全和法律知識的普及等，樹立活到老，學到老的終身學習理念。最后，在物質(zhì)方面，高校要加大資金投入。這些資金可以為檔案管理員的繼續(xù)教育和不斷學習提供有力的物質(zhì)基礎，鼓勵他們不斷提升自身素質(zhì)，也可以成為他們創(chuàng)新的動力源泉。

（五）開放思維，共享資源

信息資源的開放和共享是保證資源配置最優(yōu)化、資源利用率和附加值最大化的有效途徑，能最大程度滿足用戶對知識服務的個性化需求。高校檔案資源的開放與共享可以從以下幾個方面著手：首先，制定高校檔案網(wǎng)絡公開的法律法規(guī)和相關政策。通過法律的手段，明確公開資料的范圍，做到該開放的不封閉，該保密的不開放。同時也要明確檔案資料的使用者權(quán)限和使用范圍權(quán)限，對違反規(guī)定的行為也要做出相應的處罰。其次，引進專業(yè)人才，把好技術和安全關卡?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展是依托網(wǎng)絡的，高校的檔案網(wǎng)絡化是離不開高科技人才的。學校要引進計算機網(wǎng)絡的人才，為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展提供技術支持，并為網(wǎng)絡安全保駕護航。最后，多元開放，及時共享。高?？梢酝ㄟ^微博、微信、App等形式，提供檔案服務，讓網(wǎng)絡上的人都成為檔案工作的參與者。

（六）加強交流，資源互通

高校檔案工作的順利進行，既離不開內(nèi)部交流，也離不開外部溝通。在互聯(lián)網(wǎng)時代，溝通交流也是必不可少的。在高校建立的檔案融合信息系統(tǒng)中，要開通部門之間、院校之間的交流通道。在通道之間，學校的各個部門可以互相查閱資料，互通有無，避免資料重復收集和重要資料流失。院校之間可以交流檔案資源，共同分享。同時，在日常工作中，要鼓勵檔案管理員走出去，到其他院校參觀、學習，開闊眼界。

四、 結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，為高校檔案的發(fā)展帶來了機遇，同時也帶來了挑戰(zhàn)，我們要認真分析互聯(lián)網(wǎng)時代的特征，結(jié)合檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，找到最佳切入點，促進兩者的融合，為高校檔案事業(yè)的發(fā)展做貢獻。

參考文獻：

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作者簡介：

林燕卿，女，福建泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術學院，研究方向：檔案管理。